zamknij to okno
Portale internetowe Wydawcnictwa Trendy sp. z o.o. korzystają z ciasteczek COOKIES w celu poprawnego działania statystyk GOOGLE oraz BIZON MEDIA dostarczających reklamy. Jeśli nie zgadzają się Państwo na zostawianie ciasteczek przez GOOGLE ANALYTICS prosimy o wyłączenie obsługi ciasteczek w konfiguracji Państwa przeglądarki stron internetowych i dalszą wizytę na stronie.

MENU   START WYDAWCA REDAKCJA ARCHIWUM  
Szukaj

WYSZUKIWARKA



BAZY PRAWA
PRAWO KRAJOWE
PRAWO UE

Podróż służbowa właściciela firmy

W numerze 11/2004 „Doradcy Podatnika” opisywaliśmy zasady rozliczania wydatków związanych z podróżą służbową pracownika. Służbowo wyjeżdżają także właściciele firm i – jak wynika z pytań kierowanych do redakcji – również oni mają problemy z kwestiami podatkowymi.
 
Czy właściciel firmy może udać się w podróż służbową i zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów przysługujące z tego tytułu diety?
Wprawdzie przepisy kodeksu pracy mówią o podróżach służbowych pracowników, jednak regulacje dotyczące diet odnoszą się również do właścicieli firm. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez  Ministra Pracy i Polityki Socjalnej.
Przy określaniu wysokości diety stanowiącej koszt podatkowy należy więc kierować się treścią rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r.:
  • w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju  (Dz.U. Nr 236, poz. 1990),
  • w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).
Przypomnijmy, że obecnie wysokość diety w podróży służbowej w kraju wynosi 21 zł, natomiast za granicą uzależniona jest od państwa docelowego.
 
Czy do kosztów uzyskania przychodów mogą być zaliczone wydatki związane z przejazdami w trakcie podróży służbowej?
Jeżeli faktycznie mamy do czynienia z wyjazdem służbowym, to wydatki na przejazdy mogą być kosztami uzyskania przychodów, a sposób ich rozliczenia uzależniony jest od środka transportu.
Z wydatkami dotyczącymi podróży służbowej mamy do czynienia tylko wtedy, gdy mają one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wydatki przedsiębiorcy związane z wyjazdami służbowymi będą zaliczane do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych, co oznacza, iż kosztami mogą być tylko takie wydatki, które zostaną poniesione w celu uzyskania przychodu i nie będą wyłączone z kosztów na podstawie art. 23 ustawy.
W przypadku wydatków związanych z przejazdami o sposobie ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów decyduje głównie rodzaj środka lokomocji. Jeśli podróż odbywana jest samochodem wprowadzonym do ewidencji środków trwałych, za koszty uzyskania przychodów można uznać wszystkie wydatki dotyczące tego pojazdu, poniesione w czasie podróży, np. zakup paliwa, opłaty za parking.
Jeżeli właściciel firmy jedzie w podróż służbową samochodem osobowym niebędącym środkiem trwałym, wydatki związane z tym pojazdem zalicza do kosztów uzyskania przychodów według ogólnych reguł dotyczących używania samochodów niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych – czyli na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.
Jeśli przedsiębiorca odbywa podróż służbową innym środkiem transportu (pociągiem, autobusem, samolotem), do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć kwotę odpowiadającą cenie biletu. Wysokość kosztów związanych z wyjazdami nie jest limitowana, ale wydatki te muszą być udokumentowane biletami. Podobnie jest z kosztami dojazdów środkami komunikacji miejskiej.
 
Czy przedsiębiorcy przysługuje ryczałt za nocleg (ograniczony limitem wynikającym z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej)?
Właścicielowi firmy nie przysługuje ryczałt za nocleg, należy się on bowiem tylko przebywającym w podróży służbowej pracownikom. Tym samym właściciela firmy nie dotyczą również limity wydatków na hotele. Wydatki te będą zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości, muszą jednak być udokumentowane fakturami VAT lub rachunkami.
Jeżeli podatnik nie jest w stanie udokumentować poniesionego na nocleg wydatku, nie może zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów.
Poniżej przedstawiamy przykład rozliczenia podróży służbowej przedsiębiorcy.
 
                   PRZYKŁAD
Pan Górecki prowadzący firmę budowlaną odbył autobusem podróż służbową z Gniezna do Warszawy, aby wziąć udział w przetargu na zakup gruntów. Trwała ona od godz. 7.30 12 marca (godzina wyjazdu) do godz. 19.30 13 marca (godzina powrotu). Noc z 12 na 13 lipca pan Górecki spędził w hotelu. Zapłacił za nocleg 150 zł. Bilety na autobus kosztowały razem 60 zł. Przysługująca mu dieta wynosi 42 zł (powinna być udokumentowana dowodem wewnętrznym).
Z tytułu podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć 252 zł (150 + 60 + 42).
 
Czy – oprócz diet, kosztów przejazdów i noclegów – przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów także inne wydatki poniesione w trakcie wyjazdu służbowego (np. opłaty za wstęp na targi)?
Do kosztów uzyskania przychodów można też zaliczyć inne wydatki ponoszone przez właściciela podczas wyjazdu w celach służbowych (np. opłaty za wstęp na targi). W celu udokumentowania tych wydatków należy zachować dowody ich poniesienia (np. bilet wstępu). Oczywiście musimy pamiętać o konieczności wykazania związku podejmowanych przez podatnika działań z prowadzoną działalnością. Jak bowiem stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 23 września 1998 r. (sygn. akt I SA/Gd 986/97): „Wszystkie wydatki na podróże służbowe mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu pod zasadniczym warunkiem, że podatnik dysponuje wymaganym przez prawo dowodem, iż wydatek poniesiono i że był on niezbędny do osiągnięcia przychodu firmy”.
 
Podczas zagranicznego wyjazdu handlowego zmuszony byłem korzystać z pomocy lekarskiej. Czy wydatki poniesione z tego tytułu mogę zaliczyć do kosztów firmy?
Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów firmy wydatków na leczenie jest bardzo ryzykowne, nawet gdy skorzystanie z pomocy lekarskiej miało miejsce w trakcie podróży służbowej. Koszty leczenia są bowiem traktowane przez organy podatkowe jako wydatki osobiste podatnika. Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 28 kwietnia 1999 r. (sygn. akt I SA/Lu 211/98): „Korzystanie z pomocy lekarskiej, niezależnie od tego, czy ma to miejsce w Polsce, czy poza jej granicami, związane jest wyłącznie ze stanem zdrowia danej osoby, a wydatek na leczenie ma charakter osobisty i nie ma odniesienia do żadnego źródła przychodu”.
 
Czy kosztem uzyskania przychodów mogą być faktycznie poniesione i udokumentowane wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy w trakcie podróży służbowej?
Ponieważ przedsiębiorcy przysługują diety, będące de facto ekwiwalentem za wyżywienie, wydatki faktycznie poniesione z tego tytułu podczas podróży służbowej nie będą stanowić kosztów uzyskania przychodów.
Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 10 czerwca 1999 r. (sygn. akt I SA/Kr 688/98): „W świetle obowiązujących przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych brak jest podstaw do uznania za koszt uzyskania przychodów wydatków właściciela firmy na jego wyżywienie w czasie podróży odbywanej w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Okoliczność, że pracownikowi firmy przysługują diety za czas podróży służbowej, nie daje podstaw do stosowania tej zasady do właściciela firmy”.
Wydatki na wyżywienie właściciela mogą być zaliczone do kosztów tylko wtedy, gdy wiążą się z reprezentacją firmy, np. gdy podatnik zaprosił kontrahenta na kolację. Wydatek taki musi być udokumentowany fakturą (najlepiej dodatkowo opisaną) i może zostać zaliczony do kosztów tylko do wysokości 0,25 proc. przychodu.
 
Jak udokumentować wysokość diety należnej za czas wyjazdu służbowego?
Diety nie wymagają dokumentowania fakturami ani rachunkami. Podróż służbowa właściciela firmy i wysokość diety powinny być natomiast potwierdzone dowodem wewnętrznym zwanym rozliczeniem podróży służbowej. W dokumencie tym właściciel firmy nie podaje jednak kosztów przejazdu, noclegu oraz innych wydatków – są one bowiem zaliczane do kosztów uzyskania przychodów na podstawie dowodów stwierdzających ich poniesienie.
Jak stanowi § 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.), dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane:
– imię i nazwisko,
– cel podróży,
– nazwę miejscowości docelowej,
– liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
– stawkę i wartość przysługujących diet.
Użyty zwrot „co najmniej” oznacza, że katalog danych nie jest zamknięty. Z pewnością w dowodzie wewnętrznym należy zamieścić także datę jego sporządzenia oraz podpis podatnika.
 
W trakcie kontroli urząd skarbowy zakwestionował zaliczenie do kosztów wydatków na dojazdy samochodem (rozliczane na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu) do siedziby firmy, twierdząc, iż nie mają one związku z przychodem. Czy urząd skarbowy ma rację? Jeżeli tak, to może wydatki te powinnam rozliczyć w ramach podróży służbowej?
Trudno uznać przejazdy do siedziby firmy samochodem za podróż służbową, nie oznacza to jednak, że wydatki z tym związane nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Nie ma bowiem racjonalnych powodów, aby wydatkom na dojazdy do firmy odmawiać związku z prowadzoną działalnością. Trudno wyobrazić sobie prowadzenie firmy bez dojeżdżania do jej siedziby. Przedsiębiorca po to jedzie do siedziby firmy, aby wykonywać czynności związane z działalnością i w konsekwencji osiągnąć przychód. Koszt dojazdu jest więc kosztem funkcjonowania firmy.
Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 6 marca 1998 r. (sygn. akt I SA/Gd 752/96), który dotyczy wprawdzie przychodów z najmu, jednak zasada zaliczania do kosztów wydatków związanych z osiąganym przychodem jest tutaj taka sama. W wyroku tym czytamy: „Poniesione przez skarżącego wydatki w związku z dojazdami do miejsca położenia wynajmowanej kamienicy – co do zasady – powinny być uwzględnione w kosztach uzyskania przychodów”. 
W sporze z urzędem skarbowym pomocne podatnikom może być również pismo Ministerstwa Finansów z 7 lipca 1992 r. (nr PO 2/10-8010-0665/92), w którym wyraźnie stwierdzono, iż „wydatki poniesione w związku z przejazdami osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą – z miejsca zamieszkania do zakładu i z zakładu do miejsca zamieszkania – stanowią koszty uzyskania przychodów”.
Jednak w praktyce podatkowej zdarza się (co potwierdza pytanie Czytelniczki), że organy podatkowe kwestionują zasadność wykazywania w ewidencji przebiegu pojazdu dojazdów z miejsca zamieszkania do siedziby firmy, argumentując, iż nie przyczyniają się one do powstawania przychodu. To rygorystyczne stanowisko poparł Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 17 lipca 1996 r. (sygn. akt SA/Sz 2378/95), stwierdzając: „Nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów z działalności gospodarczej takie wydatki, które nie przyczyniają się wprost do powstania określonego przychodu, a do takich wydatków zaliczyć należy wydatki związane z dojazdem osoby prowadzącej działalność gospodarczą z miejsca jej zamieszkania do miejsca wykonywania tej działalności”.
 
Czy do właściciela firmy ma również zastosowanie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stanowiący o zwolnieniu od podatku diet z tytułu podróży służbowych?
Przepis o zwolnieniu z podatku diet z tytułu podróży służbowej nie ma zastosowania do właścicieli firm. Nie oznacza to jednak, że dieta przysługująca właścicielowi firmy jest opodatkowana. Trudno mianowicie, aby przedsiębiorca sam sobie wypłacał dietę, a następnie ją opodatkowywał. Stanowi ona bowiem ekwiwalent przysługujący z racji ponoszenia zwiększonych wydatków na wyżywienie w trakcie wyjazdu służbowego. 
 
W najbliższym czasie wybieram się służbowo za granicę – w celu spenetrowania rynku zbytu i nawiązania nowych kontaktów handlowych. Czy w sytuacji gdy wyjazd nie zakończy się podpisaniem umowy, będę mógł  zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione w jego trakcie?
Nie można automatycznie uznać, że poniesione przez Czytelnika wydatki nie mogą być kosztem uzyskania przychodów, ponieważ nie przyczyniły się bezpośrednio do osiągnięcia przychodu. Jeżeli będzie on w stanie wykazać, że podejmowane przez niego działania faktycznie były związane z prowadzoną działalnością, to nie widzę przeszkód, aby zaliczyć poczynione nakłady do kosztów podatkowych. Oczywiście decydującego wręcz znaczenia nabiera tutaj kwestia udokumentowania związku wydatków z działalnością. W takim przypadku – oprócz podstawowych dowodów księgowych, takich jak faktura – konieczne będzie sporządzenie dodatkowej dokumentacji (pisemne analizy, zaproszenie do negocjacji, wstępne oferty, oświadczenia partnerów) potwierdzającej, że badania rynku faktycznie miały miejsce i że doszło do spotkania z potencjalnymi kontrahentami.
Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 grudnia 1996 r. (sygn. akt I SA/Po 832/96), w którym czytamy: „Generalnie niewłaściwe są te rozstrzygnięcia organów podatkowych, które nie uznają za koszt uzyskania przychodów wydatków na podróże służbowe odbywane w celu podpisania kontraktu, do którego realizacji nie doszło. Na podmiocie gospodarczym jednak w takich sytuacjach ciąży obowiązek przynajmniej uprawdopodobnienia, iż odbywane podróże zagraniczne pozostawały w określonym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Podatnik może to uprawdopodobnić np. poprzez wykazanie prowadzenia negocjacji (np. zaproszenie do ich prowadzenia, wstępne oferty czy też porozumienia), które miały na celu powstanie lub zwiększenie przychodu i jednocześnie poniesienie tych wydatków, z racjonalnego punktu widzenia, miało doprowadzić do zawarcia kontraktu, a tym samym osiągnięcia przychodu”.
Należy też pamiętać, że jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 14 lipca 1999 r. (sygn. akt I SA/Gd 1360/97): „Właściwe udokumentowanie wydatków winno odbywać się już w momencie ich ponoszenia, zaś za niedopuszczalne należy uznać ich dokumentowanie dokumentami sporządzanymi w okresie późniejszym”.
Istotne uwagi zawarte zostały również w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 29 stycznia 1999 r. (sygn. akt I SA/Wr 1590/97): „Jeżeli strona postępowania zamierza wywodzić skutki prawne, powołując się na określone fakty, obciąża ją ciężar udowodnienia tych okoliczności. Podatnik zatem przede wszystkim powinien dbać o takie dokumentowanie okoliczności faktycznych w zakresie prowadzonej przez siebie działalności, aby móc wykazać związek ponoszonych przez siebie wydatków kwalifikowanych do kosztów uzyskania przychodów z osiąganymi przychodami. Jeżeli tego nie czyni, na nim w czasie postępowania podatkowego spoczywa ciężar wykazania tegoż związku. W niniejszej sprawie skarżący nie zadbał, aby jego dokumentacja odzwierciedlała powyższy związek, jak również w czasie postępowania nie wykazał inicjatywy udowodnienia tej relacji. W świetle zebranego w sprawie materiału dowodowego sprawy brak jest zatem podstaw prawnych, aby wydatki poniesione z tytułu pobytu bliżej nieokreślonej grupy osób w Tunezji móc uznać za koszty reklamy działalności gospodarczej skarżącego prowadzonej w sposób publiczny, poniesione przy tym w celu uzyskania przez niego przychodów”.
 
Czy właścicielowi firmy transportowej również przysługują diety z tytułu podróży służbowej?
Organy podatkowe stoją na stanowisku, że przedsiębiorcy prowadzący działalność transportową nie mają prawa do naliczania diet z tytułu podróży służbowej i co za tym idzie – zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodów.
Jak stwierdziło bowiem Ministerstwo Finansów w piśmie z 5 grudnia 2003 r. (nr PB2/AS-033-0600-2495/03): „W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług transportu samochodowego brak jest uzasadnienia dla przyjęcia, iż wykonywanie przez te osoby zadań poza miejscowością podaną w zgłoszeniu o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej wiąże się z odbyciem podróży służbowej. Należy bowiem przyjąć, że świadczenie usług transportowych w ramach wykonywanej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej stanowi istotę tej działalności. Bez wpływu na powyższe pozostaje przy tym okoliczność ewentualnego posiadania przez przedsiębiorcę oznaczonej we wpisie do ewidencji działalności gospodarczej siedziby. (…) W konsekwencji powyższego przedsiębiorcy świadczącemu usługi transportu samochodowego nie przysługuje prawo zaliczenia w koszty uzyskania przychodu diet z tytułu podróży służbowych”.
Stanowisko to budzi pewne wątpliwości wynikające z tego, że definicja podróży służbowej zawarta w kodeksie pracy nie odnosi się do zakresu świadczonych usług, stanowiąc o wykonywaniu zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba. Także art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mówi o dietach z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą – nie wprowadzając rozróżnienia co do zakresu świadczonych usług. Nie zmienia to jednak faktu, że właściciele firm transportowych, zaliczający diety z tytułu podróży służbowych do kosztów uzyskania przychodów, muszą się liczyć z możliwością sporu z organami podatkowymi.
 
Przemysław Wojtasik
Autor jest doradcą podatkowym

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.
S2pXSLTransformator::missingFileError :: Plik z szablonem XSL /htdocs/e-podatnik.pl/epodatnik/xml/spisy_tresci_czasopism/doradca_podatnika/633.xml NIE ISTNIEJE !!!
Hotelarz    Rynek Turystyczny     Restauracja    Polski Jubiler
Wydawnictwo TRENDY | Polskie Wydawnictwa Specjalistyczne ProMedia



Zapoznaj się z naszym portalem pisma branżowego Rynek Turystyczny