Doradca Podatnika 48/2006 Ubezpieczenia

Planujemy podpisać z pracownikami umowy na używanie przez nich samochodów prywatnych do celów służbowych. Z tego tytułu będzie im wypłacany comiesięczny ryczałt. Czy powinniśmy go uwzględniać przy liczeniu składek na ubezpieczenia społeczne?

Nie, wspomniany ryczałt nie podlega oskładkowaniu, przy czym zwolnienie to dotyczy tylko określonych kwot. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód osiągany z tytułu pozostawania w stosunku pracy. Nie są w niej uwzględniane dochody wyszczególnione w rozporządzeniu składkowym.

W jednym z punktów rozporządzenia jest mowa o interesujących nas ryczałtach. Stanowi on, iż nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru składek zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością tego ostatniego.

Koszty te zostały zwolnione z oskładkowania do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej według stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach właściwego ministra. Przyznając ryczałt, pracodawcy powinni posiłkować się dwoma rozporządzeniami:

• Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy,
• Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Pierwsze z nich ustala limit kilometrów, który może być przyznany pracownikowi na jazdy lokalne.


Natomiast w § 5 ust. 3 drugiego z przywołanych rozporządzeń określono maksymalne stawki za 1 km przebiegu. W przypadku samochodów - z takimi pojazdami mamy tu do czynienia - nie mogą one przekroczyć:

• 0,4894 zł - dla samochodu o pojemności silnika do 900 cm3,
• 0,7846 zł - w przypadku samochodu o większej pojemności silnika.

Z rozporządzenia składkowego wynika, że z podstawy wymiaru składek pracodawcy mogą wyłączyć tylko kwoty ustalone według podanych wyżej zasad.


Należy też pamiętać o obowiązku zawarcia z pracownikiem umowy na używanie prywatnego pojazdu oraz o konieczności comiesięcznego składania przez niego oświadczenia stanowiącego podstawę do naliczenia i wypłacenia ryczałtu. n

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.