Doradca Podatnika 50/2006 Rachunkowość

Rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji jest istotne nie tylko ze względu na wymogi prawa bilansowego, ale też podatkowego. Ma ono bowiem wpływ na podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym, a niekiedy nawet na wymiar podatku VAT. Inwentaryzacja kapitału własnego jest często brana pod uwagę przy ocenie zdolności kredytowej dokonywanej przez banki.

Inwentaryzacja to temat często ograniczany do spisu z natury rzeczowych składników majątkowych i środków pieniężnych w kasie. Zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości rachunkowość jednostki obejmuje m.in. "okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów".

Kierownik jednostki (na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości) nie może powierzyć innej osobie odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki, także wtedy, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Powinien więc szczególnie zwrócić uwagę czy w zarządzanej przez niego jednostce prawidłowo zostały uregulowane zasady przeprowadzania inwentaryzacji.

Inwentaryzacja ma służyć do: ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, rozliczenia ujawnionych różnic w księgach roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji, ochrony majątku jednostki i rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony majątek oraz dokonania oceny wartości użytkowej, przydatności i realności posiadanych aktywów i źródeł ich finansowania. Szczególnie bagatelizuje się przeprowadzenie inwentaryzacji w kilku obszarach.

Po pierwsze dotyczy to środków trwałych w budowie (art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy) - możliwe do zastosowania procedury to: sprawdzenie zapisów dokonanych na koncie "Środki trwałe w budowie" z fakturami wykonawców, porównanie ewidencji z faktycznym zaawansowaniem budowy. Z dokonanego porównania danych ewidencji z dokumentami źródłowymi powinien być sporządzony protokół weryfikacji podpisany przez powołany zarządzeniem zespół.

Następny zaniedbywany obszar to należności sporne i wątpliwe (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy) - możliwe do zastosowania procedury to: porównanie zapisów w księgach z pozwami sądowymi, wyrokami sądowymi, analiza korespondencji z dłużnikami, analiza spraw z repertorium prowadzonym przez komórkę prawną, Analiza ta jest istotna w powiązaniu z art. 35b ustawy, na mocy którego wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty. Inwentaryzacja tych należności pozwala również określić, czy są one realne, a nie przedawnione, umorzone, nieściągalne w związku z czym zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy powinny zostać zaliczone do pozostałych kosztów operacyjnych.

Przeprowadzenie takiej inwentaryzacji powinno być zakończone protokołem komisji potwierdzającym przeprowadzenie takiej weryfikacji sald, możliwe jest też załączenie wykazu rozrachunków z odpowiednią adnotacją przy każdej pozycji salda. Bagatelizuje się też inwentaryzację należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych (art. 26 ust. 1 pkt 3) - możliwe do zastosowania procedury to porównanie danych ksiąg rachunkowych z dokumentami źródłowymi i ocena ich realnej wartości zakończone protokołem z weryfikacji.

Kolejną kwestią jest inwentaryzacja składników kapitału własnego (art. 26 ust. 1 pkt 3) - możliwe do zastosowania procedury to porównanie zapisów ksiąg rachunkowych z dokumentami źródłowymi i weryfikacja realnej wartości składników kapitału własnego, a szczególnie zgodność kapitału podstawowego z wpisem w odpowiednich rejestrach, zasadność zmniejszeń i zwiększeń kapitałów.

W spółkach osobowych i prywatnych właścicieli inwentaryzację kapitałów należy powiązać z rozrachunkami właścicieli. Weryfikację należy potwierdzić protokołem. Trzeba podkreślić, że przeprowadzenie rzetelnej inwentaryzacji kapitału własnego jest bardzo istotne przy ocenach dokonywanych przez banki podczas ubiegania się o kredyty.

Jednostki zapominają też o inwentaryzacji środków trwałych oddanych w najem lub dzierżawę (art. 26 ust. 1 pkt 2) - możliwe do zastosowania procedury to uzyskanie od kontrahentów potwierdzeń stanów wynikających z ksiąg jednostki w zakresie rodzaju i ilości oddanych składników aktywów. Rada praktyczna to zastrzeżenie w umowach obowiązku potwierdzania stanu przez najemcę lub dzierżawcę na koniec każdego roku obrotowego.

Kolejna istotna kwestia to inwentaryzacja składników aktywów będących własnością innych jednostek powierzonych do sprzedaży, przetworzenia, przechowania, używania (art. 26 ust. 2) - możliwe do zastosowania procedury to spis z natury na odrębnych arkuszach i powiadomienie właścicieli o wynikach spisu poprzez doręczenie egzemplarza arkusza spisowego.

Rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji jest również bardzo istotne z punktu prawa podatkowego, ma często bezpośredni wpływ na prawidłowe ustalenie podstawy podatku dochodowego, a przy likwidacji spółek prawa cywilnego lub handlowego nieposiadających osobowości prawnej i firm prywatnych prowadzonych przez osoby fizyczne również na wymiar podatku VAT.

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.