Doradca Podatnika 51-52/2006 Rachunkowość

Dla osób prowadzących księgę przychodów i rozchodów zbliżający się koniec roku to odpowiedni moment, aby zastanowić się nad tym, czy nie powstał obowiązek zmiany zasad ewidencji operacji gospodarczych i z nowym rokiem nie należy przejść na ewidencję tychże operacji w księgach rachunkowych. Otwarcie ksiąg rachunkowych wiąże się z wieloma obowiązkami. Warto wcześniej temu się przyjrzeć, aby łatwiej było im sprostać w przypadku takiej konieczności wskutek przekroczenia określonych limitów.

Przepisy ustawy o rachunkowości mają obowiązek stosować osoby fizyczne, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 800 000 euro (art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy). Stosownie do art. 3 ust. 3 ustawy przeliczenia euro na walutę polską dokonuje się po średnim kursie ustalonym przez Narodowy Bank Polski (NBP) na dzień 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy.


Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych przez podmioty wymienione powyżej wynika również z art. 24a ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli ich przychody za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro (800 000) w przepisach o rachunkowości.

Podmioty, które nie przekroczyły tej kwoty, mogą prowadzić księgi rachunkowe od nowego roku, pod warunkiem zawiadomienia o założeniu księgi rachunkowej naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym, jeszcze przed rozpoczęciem roku podatkowego.

Jeżeli podmiot chce założyć od przyszłego roku księgi rachunkowe, ale jego przychody nie przekroczyły wymaganej kwoty, ma obowiązek zawiadomić właściwy urząd skarbowy przed 1 stycznia 2007 r. Jakich obowiązków musimy dopełnić, decydując się na stosowanie zasad rachunkowości:

• poinformowanie urzędu skarbowego o podjętej decyzji
• opracowanie dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości
• zamknięcie księgi przychodów i rozchodów
• sporządzenie wykazu aktywów i pasywów
• otwarcie ksiąg rachunkowych.

Poinformujmy urząd skarbowy

Obowiązek ten wynika z art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jednostka decydując się na stosowanie zasad rachunkowości powinna powiadomić o tym fakcie urząd skarbowy, właściwy w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym, oczywiście jeżeli jej przychody nie przekroczyły wymaganej kwoty 800 000 euro. Obowiązek poinformowania naczelnika urzędu skarbowego wynika również z przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych - art. 24a ust. 5.

Opracujmy dokumentację opisującą zasady (politykę) rachunkowości

Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Za sporządzenie w formie pisemnej oraz aktualizację dokumentacji odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Dokumentacja ta powinna być sporządzona przed rozpoczęciem ewidencji operacji w księgach rachunkowych oraz powinna w szczególności zawierać informacje i wyjaśnienia dotyczące:

• określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
• metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
• sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
- zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
- wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera
- opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
• systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

W dokumentacji powinny być również jednoznacznie określone i przyjęte do stosowania rozwiązania dotyczące:

- przyjętych zasad ewidencji i rozliczania kosztów działalności operacyjnej do wyboru: w układzie rodzajowy zespół 4 lub w układzie kalkulacyjnym zespół 5 lub w układzie pełnym zespół 4 i zespół 5,
- wyboru wariantu rachunku zysków i strat (porównawczy lub kalkulacyjny),
- metody przyjętej dla rachunku przepływów pieniężnych (bezpośrednia lub pośrednia),
- metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych (ilościowo-wartościowa, ilościowa, wartościowa, odpisywanie w koszty na dzień zakupu lub wytworzenia połączone z ustalaniem stanu zapasów na dzień bilansowy),
- rodzaju cen stosowanych do ewidencji zapasów wymienionych w art. 28 ust. 11 oraz przyjętej metody wyceny rozchodu zapasów spośród wymienionych w art. 34 ust. 4 ustawy o rachunkowości,
- stosowania konta "Rozliczenie zakupu"; czy na tym koncie będą ewidencjonowane wszystkie zakupy, czy tylko zakupy dotyczące rzeczowych składników majątku,
- stosowania konta "Środki trwałe w budowie"; czy na tym koncie będą ewidencjonowane zakupy wszystkich środków trwałych, czy tylko budowane przez jednostkę,
- metody amortyzowania składników majątku,
- sposobu rozliczania kosztów również tych ewidencjonowanych przy zastosowaniu konta "Rozliczenia międzyokresowe kosztów" zgodnie z art. 39 ustawy o rachunkowości.

Ważnym zapisem w ustawie o rachunkowości jest art. 10 ust. 3, który stanowi, iż w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości. W przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego, jednostki mogą stosować MSR (Międzynarodowe Standardy Rachunkowości).


Obowiązek zamknięcia księgi przychodów i rozchodów

Zamknięcie podatkowej księgi przychodów i rozchodów następuje w sposób określony w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Dokonywane jest poprzez podsumowanie kolumn księgi narastająco za cały rok oraz wpisanie do księgi stanu składników majątku - czyli towarów handlowych, materiałów, surowców, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów - potwierdzonego spisem z natury i wycenionego według zasad określonych w rozporządzeniu.

Sposób taki ma na celu ustalenie rzeczywistego kosztu zużycia tych składników w ciągu roku w działalności gospodarczej i ustalenia faktycznie osiągniętego dochodu z tej działalności. Natomiast dochód ustalany jest w oparciu o art. 24 ust. 2 ustawy o podatku od osób fizycznych, gdzie dochodem z działalności jest różnica pomiędzy przychodem a kosztami uzyskania powiększona o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, wyrobów gotowych, braków i odpadków, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa.

Aby poprawnie wyliczyć wysokość dochodu osiągniętego w roku podatkowym należy na oddzielnej stronie księgi dokonać następujących czynności:

• Ustalić wartość przychodu osiągniętego w roku podatkowym ( kolumna 9 księgi);
• Ustalić wysokość kosztów uzyskania przychodów poniesionych w roku podatkowym, czyli: do wartości spisu na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11, następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego. Kwotę wynikającą z tego obliczenia powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 15 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze.

Wartość osiągniętego przychodu wynikającego z kolumny 9 (pkt 1) pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów (pkt 2). Różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego w roku podatkowym.


Obowiązek sporządzenia wykazu aktywów i pasywów

Stosownie do art. 19 ustawy o rachunkowości obowiązek sporządzenia wykazu składników aktywów i pasywów tzw. inwentarza, potwierdzonego ich inwentaryzacją, sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. Inwentaryzację należy przeprowadzić według zasad określonych w art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym inwentaryzuje się:

• drogą spisu z natury - aktywa pieniężne z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych, papiery wartościowe, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe, z zastrzeżeniem maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie oraz środków trwałych, co do których dostęp jest utrudniony,
• drogą otrzymania od banków i od kontrahentów potwierdzeń sald - aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem wymienionych poniżej, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów,
• drogą porównywania danych ksiąg rachunkowych i weryfikacji wartości składników aktywów z dokumentami - środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe. Tak sporządzony wykaz inwentarza powinien zostać wyceniony zgodnie z rozdziałem 4 ustawy o rachunkowości.

Jak należy dokonać wyceny

• Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne - według ceny nabycia lub kosztów wytworzenia, pomniejszonych o odpisy umorzeniowe.
• Środki trwałe w budowie - w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem.

Inwestycje krótkoterminowe - według wartości rynkowej lub według wartości nabycia.

• Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych - według wartości nominalnej.
• Rzeczowe składniki obrotowe - według ceny nabycia lub kosztów wytworzenia, nie wyższych od cen ich sprzedaży netto.
• Należności i udzielone pożyczki oraz zobowiązania - w kwocie wymaganej zapłaty.
• Rezerwy - w uzasadnionej oraz wiarygodnie oszacowanej wartości.
• Kapitały własne - według wartości nominalnej.

Na koniec wykaz, jako dowód księgowy, powinien zostać zaakceptowany podpisem i pieczątką właściciela lub kierownika jednostki. Powinien być sporządzony w sposób zapewniający ujęcie poszczególnych składników według klasyfikacji stosowanej w rachunkowości, zgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy o rachunkowości.


Obowiązek otwarcia ksiąg rachunkowych

Wykaz aktywów i pasywów sporządzony zgodnie z art. 19 ustawy o rachunkowości stanowi bilans otwarcia ksiąg rachunkowych jednostki i podstawę do rozpoczęcia ewidencji zdarzeń gospodarczych w sposób przewidziany w ustawie o rachunkowości.

Na konta księgowe pod datą pierwszego dnia roku obrotowego, czyli 1 stycznia 2007, należy wprowadzić poszczególnych pozycje z wykazu stanowiące salda początkowe tych kont. Operacji tej należy dokonać na podstawie dowodu wewnętrznego "Polecenie Księgowania - PK", wystawionego w oparciu o wykaz aktywów i pasywów.

Dowód PK powinien zwierać: datę sporządzenia, treść operacji, wartość wprowadzanego składnika aktywów lub pasywów to jest salda, symbol i stronę konta Wn lub Ma, na które wprowadzone zostanie saldo początkowe oraz datę księgowania.

Nazwy kont i ich symbole na które zostaną wprowadzone salda początkowe powinny być zgodne z określonym w polityce rachunkowości jednostki Zakładowym Planem Kont. Poniżej przedstawiono przykładowe polecenie księgowania PK, na podstawie którego należy wprowadzić z wykazu inwentarza na konta księgowe poszczególne składniki majątku i źródła ich finansowania.

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.