Doradca Podatnika 01/2007 Rachunkowość

Postanowienie Naczelnika Urzędu Skarbowego w Górze z 17 października 2006 r (PDII.423/1/2/06)

Udokumentowanie operacji gospodarczych wewnątrz jednostki, udokumentowanie zakupu warzyw na targowisku dowodem wewnętrznym jest niewłaściwe i nie stanowi podstawy do uznania tych zakupów za koszt uzyskania przychodów.

Pytanie podatnika

Spółka prowadzi działalność rolniczą oraz gastronomiczną (restaurację) i chce dokonywać zakupów warzyw na targowisku od osób anonimowych, którzy z uwagi na to, że nie prowadzą działalności gospodarczej oraz nie są rolnikami ryczałtowymi, nie mogą wystawić faktury VAT lub rachunku. Czy spółka może za dokonane zakupy warzyw na targowisku sporządzić dowód wewnętrzny zakupu, który można zaliczyć do kosztów.

Odpowiedź urzędu

Istotnym zagadnieniem jest prawidłowe dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów zarówno dla celów podatkowych, jak i rachunkowych. Artykuł 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) zobowiązuje do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami. Tym przepisem jest ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.) i w świetle artykułu 20 ust. 2 tej ustawy podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
2. korygujące poprzednie zapisy,
3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (ust. 3 ww. art. 20).

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności (ust. 4 ww. art. 20).

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

1. uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,
2. możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,
3. stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
4. dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych (ust. 5 ww. art. 20).

Dowody te muszą spełniać wymogi określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, tj. dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (ust. 1a ww. art. 21). Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem (ust. 2 ww. art. 21).

Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk (ust. 3 ww. art. 21).

Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie (ust. 4 ww. art. 21).

Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym (ust. 5 ww. art. 21). Zatem przepis artykułu 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych stanowiący, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1, należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, który zobowiązuje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i należnego podatku.

Tak więc warunkiem koniecznym do uznania przez spółkę zakupu warzyw na targowisku za koszty uzyskania przychodów, jest ich poniesienie w celu osiągnięcia przychodów oraz udokumentowanie odpowiednim dowodem księgowym.

W związku z tym, że dowód wewnętrzny, zgodnie z obowiązującymi przepisami, wystawia się wyłącznie w celu udokumentowania operacji gospodarczych wewnątrz jednostki, udokumentowanie zakupu warzyw na targowisku takim dowodem wewnętrznym jest niewłaściwe i nie stanowi podstawy do uznania tych zakupów za koszt uzyskania przychodów.