Doradca Podatnika 02/2007 Prawo w obronie przedsiębiorcy

W jakim miejscu i czasie organ podatkowy może przeprowadzać czynności kontrolne?

Zgodnie z art. 285a § 1 Ordynacji podatkowej czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia.

W przypadku gdy księgi są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą kontrolowanego, na żądanie kontrolującego obowiązany jest on zapewnić dostęp do ksiąg rachunkowych w swojej siedzibie lub w miejscu ich prowadzenia bądź przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego działalności. Zasady te stosuje się również wtedy, gdy podatnik prowadzi działalność w mieszkaniu. Kontrolowany musi zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, w tym w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.

Oznacza to, że obowiązek zapewnienia takiego miejsca do pracy powstaje jedynie, gdy są fizyczne możliwości udostępnienia takiego pomieszczenia. Kontrolowany nie ma zatem obowiązku reorganizowania pracy całego przedsiębiorstwa w celu zapewnienia takich warunków. Nieudostępnienie takiego pomieszczenia nie może być traktowane jako utrudnianie kontroli, z jakim to zarzutem ze strony kontrolujących można często spotkać się w praktyce1. Zagadnienie to należy omówić odrębnie, gdy kontrola jest prowadzona w miejscu przechowywania dokumentacji podatnika - w siedzibie podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe.

Obecnie nie jest dopuszczalne prowadzenie jednocześnie więcej niż jednej kontroli przedsiębiorcy, dopuszczalne jest jednak prowadzenie kilku kontroli podatników obsługiwanych przez to samo biuro rachunkowe. Często się zdarza, że w biurze nie ma możliwości zapewnienia warunków do prowadzenia kilku kontroli jednocześnie.

Nie ma wątpliwości, że wtedy kontrola będzie prowadzona poza siedzibą podatnika i miejscem przechowywania dokumentacji. Ponadto kontrola ma się odbywać w godzinach pracy kontrolowanego. Jeżeli zatem przedsiębiorca ma otwarte biuro np. w godzinach 16-18, to kontrolujący nie mają prawa żądać kontroli w godzinach ich pracy, np. 8-15. 1 września 2005 r. (Dz.U. nr 142, poz. 1199) w Ordynacji dodano zapis, że w przypadku skrócenia w toku kontroli czasu prowadzenia działalności czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie. Jednak możliwe to jest wyłącznie, gdy skrócenie czasu prowadzenia działalności nastąpiło już po wszczęciu danej kontroli.

Jeżeli podatnik przed jej rozpoczęciem miał ustalone godziny prowadzenia działalności, to kontrolujący nie mogą żądać ich zmiany. Omawiając to zagadnienie, trzeba zwrócić uwagę także na inny aspekt z tym związany. Otóż podatnik ustanawia osobę upoważnioną do zastępowania go w trakcie kontroli podatkowej bądź pełnomocnika, aby osoby te mogły udzielać fachowych odpowiedzi kontrolującym.

Często kontrolujący omijają przepisy nakazujące zwracać się do tych osób o udostępnienie dokumentów bądź złożenie wyjaśnień, a żądają informacji od wszystkich pracowników. Istnieje wówczas ryzyko, że osoby niemające fachowego przygotowania, a także niezbędnej wiedzy o działalności firmy mogą udzielić niewłaściwych wyjaśnień.

Ze względu na ryzyko dezorganizacji pracy firmy oraz udzielenia niewłaściwych wyjaśnień przez pracowników podatnika kontrola powinna być prowadzona poza siedzibą podatnika. Jest to zaś konieczne, gdy podatnik nie może zapewnić odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli.

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.