Doradca Podatnika 03/2007 Ubezpieczenia

Pracownica wyszła za mąż i w związku z tym zmieniła nazwisko i dowód osobisty. Zmieniła również adres zamieszkania. Jako pracodawca, na jakim druku mam obowiązek zgłoszenia powyższych zmian do ZUS?

Z przepisów ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawy o sus) wynika, iż każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych (art. 36 ust. 1 ustawy o sus).

Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych pracowników należy do płatnika składek - czyli w stosunku do pracownika jest nim pracodawca (art. 36 ust. 2 ustawy o sus). Termin do dokonania zgłoszenia wynosi 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia - czyli w przypadku pracownika jest to 7 dni od daty zawarcia umowy o pracę.

Zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych dokonuje się według ustalonego wzoru albo w formie dokumentu elektronicznego z programu informatycznego udostępnianego płatnikom składek przez ZUS, albo w formie wydruku z tego programu (art. 36 ust. 9 ustawy o sus). Jakie dane powinno zawierać zgłoszenie określa art. 36 ust. 10 ustawy systemowej. Zgodnie z tym artykułem zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych zawierać powinno w szczególności następujące dane dotyczące osoby zgłaszanej:

• numery PESEL i NIP, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tych numerów lub jednego z nich - serię i numer dowodu osobistego lub paszportu - są to dane indentyfikacyjne ubezpieczonego, od punktu drugiego są to dane dotyczące osoby zgłaszanej (to rozróżnienie jest istotne w przypadku zgłaszania danych do ZUS i zgłaszania zmian danych do ZUS na odpowiednich drukach)
• nazwisko, imię pierwsze i drugie,
• datę urodzenia,
• nazwisko rodowe,
• obywatelstwo i płeć,
• tytuł ubezpieczenia,
• stopień niepełnosprawności,
• wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty,
• adres zameldowania na stałe miejsce pobytu,
• adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu,
• adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu,
• adres zamieszkania.

Zgłoszenia zmiany danych dotyczących zmiany nazwiska, dowodu osobistego i adresu zamieszkania pracownika, pracodawca jest zobowiązany zgłosić w terminie 7 dni od daty zaistnienia tych zmian (art. 36 ust. 13 ustawy systemowej).

Zmianę nazwiska pracownika oraz zmianę adresu pracownika (zmianę adresu zamieszkania) pracodawca powinien zgłosić poprzez złożenie dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZUA (do ubezpieczenia społecznego) i ZUS ZZA (do ubezpieczenia zdrowotnego) w trybie zmiany, tj. poprzez wpisanie cyfry "1" w bloku I "Dane organizacyjne" w polu 03 (formularz ZUS ZUA) lub w polu 02 (formularz ZUS ZZA). Do czasu złożenia zmiany danych na koncie ubezpieczonego (pracownika) zapisane będzie nazwisko i adres poprzedni, a od dnia złożenia zgłoszenia w trybie zmiany, aktualne nazwisko i adres.

Natomiast zmianę dowodu osobistego pracownika należy zgłosić na druku ZUS ZIUA (przypomnijmy, że dane dotyczące dowodu osobistego to dane indentyfikacyjne ubezpieczonego).

Wzory zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów.

W świetle tego rozporządzenia, zgodnie z § 1 ust. 1 pkt 1 wzór zgłoszenia do ubezpieczeń/zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej (w naszym przypadku to zmiana nazwiska i adresu zamieszkania) - to druk o symbolu ZUS ZUA. Zgodnie z § 1 ust. 1 pkt 4 wzór zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenia zmiany danych - to druk o symbolu ZUS ZZA.

Natomiast zgodnie z § 1 ust. 1 pkt 5 tegoż rozporządzenia wzór zgłoszenia zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej (w naszym przypadku to zmiana dowodu osobistego) - to druk o symbolu ZUS ZIUA. Wzory wyżej wskazanych druków stanowią załącznik do rozporządzenia.

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.