Doradca Podatnika 06/2007 Rachunkowość

Wiesława Moczydłowska
Autorka jest specjalistką od rachunkowości i podatków,
autorką licznych publikacji w prasie specjalistycznej,
wykładowcą na wyższych uczelniach

Wszelkie rozbieżności między dokumentami inwentaryzacyjnymi a księgami oznaczają wystąpienie różnic inwentaryzacyjnych, które należy wyjaśnić, odpowiednio rozliczyć i zaksięgować, aby doprowadzić do stanu zgodności ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym, ustalonym w toku inwentaryzacji.

Rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych dokonuje komisja inwentaryzacyjna. Na podstawie zgromadzonych dowodów: oświadczeń, notatek, wyciągów z dokumentacji księgowej komisja odrębnie dla każdej pozycji różnicy ustalić powinna przyczynę jej powstania i proponowany sposób jej rozliczenia. Sposób rozliczenia będzie zależał od istotności danej różnicy i przyczyn jej powstania. Różnice inwentaryzacyjne można podzielić na:

• istotne,
• nieistotne.

Różnice inwentaryzacyjne mogą mieć charakter niedoborów albo nadwyżek. Z niedoborem mamy do czynienia wówczas, gdy stan rzeczywisty jest niższy od stanu ewidencyjnego., natomiast w odwrotnej sytuacji występuje nadwyżka.

Niedobory dzielimy na niezawinione i zawinione. Do zawinionych zaliczamy takie niedobory, które powstały z winy osób materialnie odpowiedzialnych lub innych osób wskutek niedbalstwa, nadużyć, braku właściwego zabezpieczenia itp. Niedobory zawinione dzielimy na:

• niedobory bezsporne - osoba winna wyraża zgodę na ich pokrycie,
• niedobory sporne - osoba winna nie wyraża zgody na ich pokrycie; wówczas kierownik jednostki podejmuje decyzję, czy zalicza dany niedobór do niedoborów dochodzonych czy niedoborów niedochodzonych; przy czym w przypadku pierwszej grupy niedoborów spór kierowany jest na drogę sądową; w przypadku natomiast niedoborów niedochodzonych właściciel (kierownik jednostki) rezygnuje z takiej formy rozstrzygnięcia sporu, godząc się z poniesieniem straty albo stosując, w stosunku do osoby obwinionej, sankcje przewidziane w wewnętrznym regulaminie jednostki.

Do niedoborów niezawinionych, czyli powstających z przyczyn niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych i innych osób, należą przede wszystkim:

• ubytki naturalne (będące konsekwencją cech lub procesów fizycznych i chemicznych),
• ubytki przekraczające normy niezawinione przez osobę materialnie odpowiedzialną,
• niedobory spowodowane błędami w dokumentacji, w pomiarze - wskutek niedokładności urządzenia pomiarowego mieszczącej się w granicach normy;
• niedobory spowodowane pomyłkową zamianą podobnych składników;
• niedobory nadzwyczajne spowodowane zdarzeniami losowymi, np. pożar.

Kompensata niedoborów z nadwyżkami

Rozliczając różnice inwentaryzacyjne, komisja może zdecydować o kompensacie niedoborów z nadwyżkami. Taka decyzja jest jednak możliwa tylko w przypadku, gdy spełnione są łącznie trzy warunki:

• niedobór i nadwyżka wystąpiły w tym samym okresie i ujawnione zostały w tym samym spisie z natury,
• niedobór i nadwyżka dotyczą składników majątku powierzonych tej samej osobie materialnie odpowiedzialnej,
• niedobór i nadwyżka odnoszą się do podobnych składników majątku, co pozwoli sądzić, że np. nastąpiła pomyłka przy ich wydawaniu.

Ewidencja różnic inwentaryzacyjnych

Lp.	Operacja	Strona Wn  konta	Strona Ma konta
1.	Wyksięgowanie niedoborów poszczególnych składników majątku	Pozostałe rozrachunki (rozliczenie niedoborów)	Konta odpowiednich składników majątku, np. materiałów, zapasów itp
2.	Wyksięgowanie nadwyżek określonych składników majątku	Konta odpowiednich składników majątku	Pozostałe rozrachunki (rozliczenie nadwyżek)
3.	Ubytki naturalne (w granicach dopuszczalnych norm)	Koszty rodzajowe	Pozostałe rozrachunki (rozliczenie niedoborów)
4.	Ubytki przekraczające normy, inne niedobory niezawinione	Pozostałe koszty operacyjne	Pozostałe rozrachunki (rozliczenie niedoborów)
5.	Niedobory spowodowane zdarzeniami nadzwyczajnymi.	Straty nadzwyczajne	Pozostałe rozrachunki (rozliczenie niedoborów)
6.	Niedobory zawinione (bezsporne)	Rozrachunki z pracownikami	Pozostałe rozrachunki (rozliczenie niedoborów)
7.	Niedobory zawinione sporne dochodzone	Roszczenia sporne	Pozostałe rozrachunki (rozliczenie niedoborów)
8.	Niedobory zawinione sporne niedochodzone	Pozostałe koszty operacyjne	Pozostałe rozrachunki (rozliczenie niedoborów)
9.	Nadwyżki wynikające z niedokładności urządzeń pomiarowych w granicach tolerancji	Pozostałe rozrachunki (rozliczenie nadwyżek)	Koszty według rodzajów (zużycie materiałów i energii)
10.	Inne nadwyżki	Pozostałe rozrachunki (rozliczenie nadwyżek)	Pozostałe przychody operacyjne
11.	Kompensata niedoboru nadwyżką	Pozostałe rozrachunki (rozliczenie nadwyżek)	Pozostałe rozrachunki (rozliczenie niedoborów)

Ustalone i wyjaśnione różnice inwentaryzacyjne, po zaakceptowaniu przez kierownika jednostki i wydaniu decyzji, co do ostatecznego sposobu ich ujęcia, należy ująć w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypada termin inwentaryzacji. Sposób ewidencji różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych przedstawia tabela.

Dokumentacja rozliczenia inwentaryzacji Do dokumentacji rozliczenia inwentaryzacji należą: zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, protokół z posiedzenia komisji inwentaryzacyjnej w sprawie różnic inwentaryzacyjnych, sprawozdanie końcowe przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.
 
Wzór:

Protokół Protokół z posiedzenia Komisji Inwentaryzacyjnej w sprawie różnic inwentaryzacyjnych w dniu weryfikacji: 1. Nazwa pola spisowego 1a. Nazwa składnika majątku 2. Skład komisji weryfikacyjnej 3. Spis na dzień .................... spis zakończono dnia 4. Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych otrzymano dnia 5. Wyjaśnienia od osoby materialnie odpowiedzialnej otrzymano dnia 6. Dodatkowe dokumenty przyjęte do rozpatrzenia różnic 7. Opisowe wnioski Komisji Inwentaryzacyjnej Opisowe wnioski Komisji Inwentaryzacyjnej mogą być zamieszczone bezpośrednio na egzemplarzach zestawień różnic inwentaryzacyjnych, jeśli jest na to miejsce z odpowiednim mianowaniem nagłówków, bądź na odrębnych zestawieniach. Wnioski muszą dotyczyć każdej pojedynczej różnicy inwentaryzacyjnej i powinny określać dane wymienione w zestawieniu różnic. 8. Uwagi osoby materialnie odpowiedzialnej - wg załącznika z dnia 9. Wnioski końcowe komisji: 1) Niedobory zawinione ilościowo: - nieobjęte kompensatą - objęte kompensatą ilościową - objęte kompensatą wartościową 2) Niedobory niezawinione w ciężar kosztów 3) Niedobory niezawinione w ciężar strat 4) Niedobory niezawinione objęte kompensatą ilościową 5) Niedobory niezawinione objęte kompensatą wartościową 6) Niedobory skompensowane z nadwyżki (niezawinione) Razem niedobory 1) Nadwyżki ilościowe nie objęte kompensatą zmniejsz. kosztów 2) Nadwyżki ilościowe nie objęte kompensatą zmniejsz. zyski 3) Nadwyżki ilościowe objęte kompensatą zmniejsz. kosztów 4) Nadwyżki ilościowe objęte kompensatą wartościową zmniejsz. kosztów 5) Nadwyżki skompensowane z niedoborami Razem nadwyżki 10. Podstawowe wnioski komisji dotyczące wyeliminowania nieprawidłowości w gospodarce zapasami i ewidencji PODPISY KOMISJI INWENTARYZACYJNEJ: DATA .......... OSOBA MATERIALNIE ODPOWIEDZIALNA DATA .......... OPINIA GŁÓWNEGO KSIEGOWEGO DATA .......... DECYZJE KIEROWNIKA JEDNOSTKI DATA ..........

 
 Należy zauważyć, iż wszystkie dokumenty inwentaryzacyjne, będące dowodami w rozumieniu prawa materialnego, powinny być sporządzone rzeczowo, wiarygodnie, trwale, z właściwym oznakowaniem, datą, pieczęciami i podpisami. Ponadto dokumenty te powinny odzwierciedlać stan faktyczny, obiektywną prawdę zaistniałych faktów i zdarzeń. Każdy dokument dotyczący czynności inwentaryzacyjnych powinien być sporządzony poprawnie pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym.  

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.