Doradca Podatnika 08/2007 Podatek dochodowy

Krystyna Dąbrowska
doradca podatkowy,
współwłaścicielka Biura Podatkowego Praktyk w Lublinie

Koniec lutego to ostateczny termin, w którym pracodawcy, zobowiązani do odprowadzania zaliczek z tytułu podatku dochodowego od wynagrodzeń wypłacanych swoim pracownikom w poprzednim roku, powinni sporządzić dla nich informacje bądź, jeśli taka była wola podatnika, dokonać rozliczenia rocznego w jego imieniu.

Pracodawcy zobowiązani do pobierania zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń wypłacanych pracownikom są zobowiązani do końca lutego roku następującego po roku podatkowym wręczyć podatnikowi (pracownikowi) informację o potrąconych zaliczkach. Tej zasady nie stosuje się, jeśli pracownik złożył wniosek o to, aby zatrudniająca go firma dokonała rocznego rozliczenia w jego imieniu. Spróbujmy przeanalizować zasady sporządzania rozliczenia (PIT-40), a także informacji podatkowej o pobranych zaliczkach (PIT-11/8B).

Rozliczenie roczne PIT-40

Jeżeli pracownik zdążył do 10 stycznia 2007 r. złożyć nam druk PIT-12 (oświadczenie dla celów dokonania rocznego obliczenia podatku dochodowego od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym), jesteśmy zobowiązani do sporządzenia dla niego za 2006 r. rocznego obliczenia podatku dochodowego na druku PIT-40. Obliguje nas do tego art. 37 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT). Nie oznacza to jednak, że jeżeli pracownik zgłosi się po upływie powyższego terminu, to nie mamy prawa takiego oświadczenia przyjąć - zależy to od naszej dobrej woli. Z tej formy rozliczenia mogą skorzystać pracownicy, którzy poza dochodami uzyskanymi w naszej firmie nie mieli w 2006 r. innych dochodów, z wyjątkiem:

• zasiłków z ubezpieczenia społecznego pobieranych z racji zatrudnienia w naszej firmie, wypłacanych zarówno z własnych środków, jak i przez ZUS,
• z działalności wykonywanej osobiście na podstawie umowy o dzieło lub zlecenia na rzecz naszego zakładu,
• praw autorskich.

Złożenie przez pracownika formularza PIT-12 jest dla nas jednoznaczne z oświadczeniem, że nie ma on innych dochodów, poza wymienionymi wyżej, i że nie korzysta z żadnych ulg podatkowych oraz nie rozlicza się z małżonkiem.


W sporządzanym w imieniu podatnika formularzu zeznania podatkowego mamy obowiązek wykazać wszelkie kwoty wypłacone pracownikowi w rozliczanym roku podatkowym, od których został pobrany przez nas podatek dochodowy, jak też mamy obowiązek wykazać wszystkie koszty związane z uzyskaniem tego dochodu, takie jak: udokumentowane koszty dojazdu pracownika do pracy w wysokości faktycznie poniesionej, jeżeli były one wyższe od zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu ze stosunku pracy oraz potrącone w ciągu roku obciążające pracownika składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe.


Płatnicy dokonujący rozliczenia własnego pracownika muszą złożyć druk PIT-40 w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego. Zeznanie sporządzamy w trzech egzemplarzach - jeden dla podatnika, drugi dla urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika (pracownika) w terminie do 28 lutego 2007 r.

Trzeci egzemplarz pozostawiamy w aktach pracownika. Po rozliczeniu roku może wystąpić sytuacja, że musimy dokonać dopłaty do podatku bądź że wystąpiła nadpłata. Sytuacja taka powstanie, jeżeli w ciągu roku podatkowego zostały potrącone błędnie naliczone kwoty podatku dochodowego bądź koszty uzyskania przychodów nie zostały uwzględnione w prawidłowej wysokości. W przypadku niedopłaty powinniśmy dokonać wpłaty brakującej kwoty do urzędu skarbowego (właściwego dla swojej siedziby).

Wpłatę tę jednocześnie potrącamy z wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi w marcu lub na wniosek pracownika w kwietniu roku, w którym dokonujemy rozliczenia. W razie gdy stosunek uzasadniający pobór zaliczek ustał (np. pracownika zwolniono) w styczniu lub w lutym, różnicę taką pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka. Jeżeli wystąpiła nadpłata, to przy naliczaniu bieżącego wynagrodzenia pracownika za marzec 2007 r. uwzględnimy kwotę nadpłaty i wypłacimy pracownikowi za ten miesiąc wyższe wynagrodzenie. Zwróconą pracownikowi nadpłatę w gotówce należy potrącić z kwot pobranych zaliczek przekazywanych do urzędu skarbowego za bieżący miesiąc roku podatkowego.

Podatek wynikający z dokonanego przez nas rocznego rozliczenia jest podatkiem należnym za dany rok podatkowy, chyba że urząd skarbowy wyda decyzję określającą inną wysokość zobowiązania. Wręczając pracownikowi PIT-40, informujmy go, że do końca kwietnia 2007 r. może on złożyć inne zeznanie podatkowe na druku PIT-37.

Złożone przez nas zeznanie na druku PIT-40 nie zabrania mu bowiem złożenia innego zeznania wówczas, gdy się okaże, że jednak ma prawo do ulg podatkowych, np. rehabilitacyjnej, lub zdecyduje się na wspólne rozliczenie z małżonkiem, bo uzna, że zobowiązanie podatkowe będzie wówczas mniejsze. Podatnik nie musi jednak zgłaszać tego faktu nam jako płatnikom, a my nie jesteśmy zobowiązani do dokonywania żadnych korekt czy zawiadomień urzędu skarbowego.


W tych przypadkach, w których jako płatnicy pobieraliśmy w trakcie roku zaliczki na podatek, a podatnik nie wyraził ochoty na otrzymanie rozliczenia PIT-40, ciąży na nas obowiązek sporządzenia rocznej informacji PIT-11/8B oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT).

W powyższej informacji ujmuje się łączne przychody podatnika uzyskane w danym roku podatkowym. Minister Finansów wprowadził uniwersalny wzór informacji PIT-11/8B, a korzystają z niego zarówno płatnicy sporządzający informację PIT-11, jak i płatnicy sporządzający informację PIT-8B. Płatnik powinien skreślić niepotrzebne oznaczenie - albo PIT-11, albo PIT-8B - w zależności od tego, z jakiego tytułu wypłacał wynagrodzenie. Płatnikami zobowiązanymi do sporządzenia informacji PIT-11 są między innymi:

• zakłady pracy pobierające w ciągu roku zaliczki na podatek od osób, które uzyskują od nich przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej,
• rolnicze spółdzielnie produkcyjne oraz inne zajmujące się produkcją rolną, pobierające w ciągu roku zaliczki na podatek od dokonywanych na rzecz członków spółdzielni lub ich domowników wypłat z tytułu dniówek obrachunkowych, udziału w dochodzie podzielnym spółdzielni, a także uzyskiwanych od spółdzielni przez te osoby zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego,
• osoby prawne, ich jednostki organizacyjne dokonujące wypłaty emerytur i rent z zagranicy. Sporządzając roczną informację z powyższych tytułów, powinniśmy oznaczać ją jako informację PIT-11.

Ustawodawca wprowadził dwa terminy sporządzania informacji PIT-11. Pierwszy - gdy w trakcie roku ustał obowiązek poboru zaliczek przez płatnika. W tym przypadku jesteśmy zobowiązani do sporządzenia i przekazania informacji w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrana została ostatnia zaliczka.

Drugi termin - gdy obowiązani byliśmy pobierać zaliczki na podatek do końca roku podatkowego. Wówczas sporządzamy i przekazujemy informację PIT-11 w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Informację taką należy sporządzić w trzech egzemplarzach: po jednym dla podatnika oraz właściwego urzędu skarbowego ze względu na miejsca zamieszkania pracownika - podatnika, natomiast trzeci egzemplarz zostawiamy w aktach pracownika.

Urzędy skarbowe za pośrednictwem informacji PIT-11 kontrolują poprawność składanych przez podatników zeznań podatkowych, informacje te powinny trafić do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika w dniu 31 grudnia. W informacji PIT-11 zakład pracy wykazuje tylko te koszty uzyskania przychodu, które faktycznie uwzględniał przy ustalaniu wynagrodzenia. Natomiast koszty za miesiące, w których istniał stosunek pracy, podatnik może sam uwzględnić w zeznaniu podatkowym.


W przypadku gdy w jednym miesiącu pracownikowi zostaną wypłacone wynagrodzenia za dwa miesiące pracy, zakład pracy obowiązany jest potrącić koszty uzyskania w wysokości kosztów miesięcznych. Pracodawca powinien wykazać te koszty w wysokości faktycznie potrąconej, a nie należnej za dany rok podatkowy.

W informacji PIT-11 pomija się składki na te ubezpieczenia społeczne i emerytalne, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) wolny od podatku na podstawie art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o PIT, oraz składki, których podstawę wymiaru stanowi dochód, od którego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Wysokość składki zdrowotnej, do której poboru w 2006 r. był zobowiązany płatnik, wynosiła 8,75 proc. podstawy jej wymiaru. Jednak w informacji PIT-11 płatnik nie wykazuje jej w pełnej pobranej wysokości.W informacji PIT-11 płatnik ujmuje potrąconą w ciągu roku podatkowego składkę zdrowotną tylko w takiej wysokości, w jakiej podlega ona odliczeniu od podatku, czyli 7,75 proc. podstawy jej wymiaru.

Informacja PIT-8B

PIT-8B sporządzają płatnicy, którzy dokonują wypłaty należności z tytułu działalności określonej w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18 ustawy o PIT. Są to przychody wypłacane m.in. z tytułu działalności wykonywanej przez podatnika osobiście, np. z działalności artystycznej, naukowej, oświatowej czy też z tytułu wykonywanych usług na podstawie umów zleceń czy o dzieło. Płatnicy dokonujący takich wypłat zobowiązani są do sporządzenia PIT-8B również w terminie do końca lutego oraz do przesłania go w tym terminie podatnikowi i właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika urzędowi skarbowemu.

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.