Doradca Podatnika 08/2007 Prawo pracy

Przemysław Gogojewicz
specjalista w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

Zgodnie z kodeksem pracy urlopy powinny być udzielane na podstawie planu urlopów. Plan urlopowy jest dokumentem określającym terminy, w których poszczególni pracownicy mogą wykorzystać urlopy. Czy każdy pracodawca ma obowiązek tworzenia planu urlopów?

Plan urlopowy może dotyczyć całego roku kalendarzowego, jak również okresów krótszych, czyli półrocza lub kwartału. Pracodawcy, w zależności od specyfiki danego zakładu pracy, mogą plany urlopowe przygotowywać dla całego zakładu lub dla jego poszczególnych komórek organizacyjnych. W myśl przepisów kodeksu pracy (dalej: k.p.) urlopy pracownicze powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1 k.p.).

Pracodawca wobec planu urlopowego

Z praktyki codziennej wynika bezsprzecznie, że łatwiejsze jest sporządzanie planu urlopowego dla poszczególnych komórek organizacyjnych działających w zakładzie pracy. Opracowanie planu urlopów może ułatwić pracodawcy udzielenie pracownikom części urlopu składającej się z co najmniej 14 dni kalendarzowych czy niezaniżenie jego wymiaru. Urlop wypoczynkowy dzieli się na części tylko na wniosek pracownika.

Jeżeli na terenie zakładu pracy nie działają organizacje związkowe, pracodawca sam podejmuje decyzję w sprawie utworzenia planu urlopów. Nie musi tym samym swoich decyzji urlopowych konsultować z przedstawicielami pracowników. Pracodawca, ustalając plan urlopów powinien brać pod uwagę, oprócz konieczności zapewnienia normalnego toku pracy, także wnioski pracowników co do terminów urlopu.

Zalecane jest, aby pracodawca przy sporządzaniu planu urlopowego zamieszczał w nim zarówno urlopy zaległe, jak i uzupełniające. Ich ujęcie w planach urlopowych pozwoli pracodawcy na udzielenie urlopu w prawidłowym wymiarze. Pracodawca będzie bowiem pamiętał o udzieleniu urlopu zaległego oraz o zwiększeniu wymiaru urlopu danego pracownika. A zatem pracodawca powinien uwzględnić:

• wymiar urlopu, do którego pracownik nabył prawo z początkiem roku,
• wymiar urlopu, do których pracownik nabędzie w trakcie roku (pierwszy urlop wypoczynkowy pracownika oraz urlop uzupełniający).

Wiążący charakter planów urlopowych

Plan urlopów ma charakter wiążący dla stron, co oznacza w praktyce, że pracownik nie ma obowiązku poinformowania pracodawcy o fakcie rozpoczynania przez niego okresu urlopowego. Plan urlopów powinna poprzedzać analiza wniosków pracowniczych co do terminów urlopowych.

Umożliwia to pracodawcy osiągnięcie kompromisu z pracownikami. Plan urlopowy zatem, nie tylko porządkuje system pracy, ale także wpływa na stosunki w zakładzie pracy, zapobiegając tym samym konfliktom między pracownikami. Sporządzając rzetelny plan urlopów, pracodawcy mogą częściowo wyeliminować nieprawidłowości związane z udzielaniem urlopów wypoczynkowych. Można w ten sposób uniknąć sankcji ze strony inspekcji pracy.


Jeżeli przykładowo dochodzi do sytuacji zwolnienia pracownika z pracy i jest to zwolnienie planowane przez pracodawcę, wówczas w planie urlopowym świadczenie urlopowe dla tego pracownika powinno zostać rozpatrywane w pierwszej kolejności. Tym samym pracodawca nie może odmówić udzielenia pracownikowi urlopu w czasie trwania stosunku pracy, dokonując fikcyjnego przesunięcia na późniejszy okres zatrudnienia, który w praktyce wobec ustania stosunku pracy wcale nie nastąpi.


Organizacje związkowe wobec planów urlopowych

Generalnie pracodawcy mają obowiązek ustalenia planów urlopu. Pracodawca jest zwolniony z tego obowiązku jedynie gdy:

• u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe;
• działające u danego pracodawcy organizacje związkowe wyraziły zgodę na nieustalenie planu urlopów.

Zgodnie z brzmieniem art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych, jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, powinny zgodę wyrazić wszystkie organizacje związkowe albo tylko organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 24125a k.p. Należy podkreślić, że przepisy nie precyzują, w jaki sposób zgoda taka ma zostać wyrażona.

Brak zgody organizacji związkowych powoduje, że pracodawca jest zobowiązany do sporządzenia planu urlopów. Zwolnienie pracodawcy z obowiązku tworzenia planu urlopowego nie oznacza, że nie może on sporządzić tego planu. Owszem może, gdyż zawsze ma on prawo do sporządzenia takiego planu urlopowego w celu usprawnienia organizacji w zakładzie pracy.

Jak przekazać plan urlopowy?

Pracodawcy powinni pamiętać, iż kodeks pracy nie nakłada na nich specjalnej i ściśle określonej formy podania do publicznej wiadomości pracowników planu urlopowego. Zatem przekazanie pracownikom planu może nastąpić poprzez wywieszenie go na tablicy ogłoszeń, podanie go do wglądu pracowniczego w dziale kadr lub powierzenie przekazania planu urlopowego organizacji związkowej działającej w zakładzie pracy.

Pracodawca może również plan urlopowy przekazać e-mailem (za potwierdzeniem odbioru), bądź na piśmie w formie decyzji każdemu z pracowników lub w inny sposób przyjęty w zakładzie pracy. Pracodawca może określić w przepisach wewnątrzzakładowych termin, do którego powinien być sporządzony plan urlopów.

Plan urlopów nie musi dotyczyć całej firmy. Może obejmować jedną komórkę zakładową, dział lub departament w zakładzie pracy. Przepisy nie określają, długości okresów planów urlopowych, dlatego też dopuszczalne jest stworzenie jego na okresy krótsze niż roczne.

Etapy tworzenia planu urlopowego

Aby właściwie zabrać się za tworzenie planu urlopowego pracodawcy powinni cały ten proces podzielić na kilka faz jego tworzenia.

Faza I Określenie okresu obowiązywania planu urlopowego Pracodawca, pisząc plan urlopowy, powinien na wstępie dokładnie określić okres obowiązywania tego planu, czyli ustalić, czy sporządzony będzie na cały rok kalendarzowy, na pół roku, czy na okres kwartalny. Okres, na jaki zostanie sporządzony plan, powinien uwzględniać specyfikę działalności zakładu pracy. Jeżeli charakteryzuje się ona dużą dynamiką oraz rotacją kadr, zasadne jest przygotowywanie planu na krótsze okresy, np. na kwartał.

Faza II Termin składnia wniosków do planu urlopowego Pracodawca powinien ustalić odpowiednio wcześniej termin składania wniosków pracowniczych do planu urlopowego. Termin ten z reguły będzie dotyczył miesięcy na przełomie roku kalendarzowego, gdyż w tym czasie w zakładach pracy dochodzi do ustalania planów urlopowych. Pracodawca powinien wyznaczyć miesięczny termin na sporządzenie planu urlopowego, uwzględniającego postulaty pracownicze. Warto podkreślić, że jeżeli pracownicy nie przedstawią swoich propozycji urlopowych w wyznaczonym terminie, pracodawca ma pełne prawo samodzielnie ustalić plan urlopowy dla pracowników.

Faza III Rozważanie przez pracodawcę wniosków pracowniczych Pracodawca nie jest zobowiązany do udzielania urlopów pracowniczych zgodnie z wnioskami pracowniczymi. Powinien jednakże wnioski te brać pod uwagę przy sporządzaniu planu urlopowego, zwłaszcza że ułatwią one płynność funkcjonowania firmy.

Pracodawcy stosunkowo często popełniają błąd polegający na tym, że pomijają sugestie pracownicze co do okresów urlopowych. Pracownicy natomiast "odwdzięczają się" pracodawcom, biorąc w wygodnych dla siebie terminach urlopy na żądanie czy zwolnienia lekarskie. Przez tego rodzaju praktykę pracodawcy mogą być narażeni na destabilizację w niektórych sektorach działającego przedsiębiorstwa, co bezpośrednio może przekładać się na wydajność firmy, a co za tym idzie na jej byt.

Warto podkreślić także, że po tego rodzaju praktykach zarówno pracownicy jak i pracodawcy czują w stosunku do siebie pewien niesmak. Przekłada się to z kolei na dystans w relacji pracodawca - pracownik.


Faza IV Sporządzanie planu urlopowego

Wszystkie powyższe rozważania sprowadzają się do jednego właściwego i uwzględniającego wszystkie przesłanki celu, jakim jest sporządzenie planu urlopowego. Zatem pracodawcy powinni wziąć pod uwagę wnioski pracownicze, pamiętając jednocześnie o obowiązkowym, przynajmniej 14-dniowym urlopie oraz ostatecznych terminach, w których pracownik powinien wykorzystać urlop.


Faza V Ogłoszenie planu

Pracodawca, ogłaszając plan do publicznej wiadomości, powinien zrobić to odpowiednio wcześniej przed datą jego obowiązywania. Jeżeli plan jest półroczny lub kwartalny to odpowiednio wcześniej przed karencją urlopową pracodawca powinien plan taki ogłosić.

Warto pamiętać, że ustalony plan urlopów pracodawca musi podać do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy, np. przez umieszczenie go na tablicy ogłoszeń, wyłożenie w dziale kadr do wglądu, czy poprzez przekazanie związkom zawodowym.


Niedopełnienie obowiązku sporządzenia planu urlopowego

Pracodawcy muszą pamiętać, że nieudzielanie pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżenie wymiaru tego urlopu jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny.

Inspekcja pracy, badając przesłanki nieudzielania przez pracodawcę urlopów pracowniczych, nie posiłkuje się stwierdzeniami, czy pracownik chciał skorzystać z urlopu, czy nie, lecz od razu przyjmuje domniemanie winy pracodawcy w tym przedmiocie.

Warto dodać, ze nieprzestrzeganie przez pracodawcę terminu urlopu określonego w planie urlopów względem pracowników może zostać uznane za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i być przyczyną rozwiązania umowy o pracę przez pracownika na podstawie art. 52 k.p.

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.