Doradca Podatnika 08/2007 Rachunkowość

Wiesława Moczydłowska
specjalistka od rachunkowości i podatków,
autorka licznych publikacji w prasie specjalistycznej,
wykładowca na wyższych uczelniach

Kasa niestety nie zawsze, jak wiadomo, się zgadza. Również w kasie mogą wystąpić różnice inwentaryzacyjne, które należy wyjaśnić, rozliczyć i odpowiednio zaksięgować w księgach rachunkowych.

Przeprowadzoną na ostatni dzień każdego roku obrotowego drogą spisu z natury inwentaryzację środków pieniężnych w kasie należy odpowiednio rozliczyć. W tym celu sporządzić należy Protokół inwentaryzacji kasy. Ewentualne różnice inwentaryzacyjne należy wyjaśnić i odpowiednio zaksięgować w księgach rachunkowych. Inwentaryzacja przeprowadzana na ostatni dzień roku obrotowego obejmuje swym zakresem także kasę.

Inwentaryzację środków pieniężnych w kasie przeprowadza się drogą spisu z natury Spisem należy objąć nie tylko same środki pieniężne, ale także znajdujące się fizycznie w kasie (sejfie) czeki, weksle, papiery wartościowe, depozyty oraz inne aktywa pieniężne. Jeśli zaistnieją różnice, należy je wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, którego dotyczyła przeprowadzona inwentaryzacja.

Środki pieniężne w bilansie prezentowane są łącznie w pozycji B.III.1c Aktywów. Pozycja ta nazwana jest "Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych".

Księgowanie niedoborów i nadwyżek kasowych

Przy księgowaniu różnic kasowych mogą wystąpić następujące zapisy:

1. Zaksięgowanie ujawnionych nadwyżek do chwili ich wyjaśnienia - po stronie Wn konta "Kasa" i po stronie Ma konta "Rozliczenie nadwyżek",
2. Wyjaśnienie nadwyżki - np. podwójna wypłata z kasy kontrahentowi - po stronie Wn konta "Rozliczenie nadwyżek" i po stronie Ma konta "Rozrachunki z odbiorcami",
3. Brak wyjaśnienia nadwyżki - po stronie Wn konta "Rozliczenie nadwyżek" i po stronie Ma konta "Pozostałe przychody operacyjne"
4. Zaksięgowanie ujawnionych niedoborów do chwili ich wyjaśnienia - po stronie Wn konta "Rozliczenie niedoborów" i po stronie Ma konta "Kasa",
5. Wyjaśnienie niedoboru - niedobór zawiniony z winy kasjera - po stronie Wn konta "Rozrachunki z pracownikami" i po stronie Ma konta "Rozliczenie niedoborów"

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.