Doradca Podatnika 09/2007 Rachunkowość

Justyna Grywińska
księgowa z Licencją MF,
właścicielka Biura Księgowego,
doradca podatkowy

Nasza firma bardzo często korzysta ze szkoleń organizowanych przez firmy zewnętrzne. Trzy lata temu zapłacono "z góry" za szkolenie pracowników firmie zajmującej się organizacją szkoleń. Przedpłata nastąpiła na podstawie zgłoszenia uczestnictwa pracowników w szkoleniu w określonym terminie. Niestety od firmy organizującej szkolenie nie otrzymaliśmy faktury, jak również wyżej wymienione szkolenie nie odbyło się. Nie otrzymaliśmy też zwrotu zapłaconej kwoty za szkolenie w wysokości 590 zł. Wysyłaliśmy monity z prośbą o zwrot zapłaconej kwoty. Firma nie odpowiada na pisma, nikt nie odbiera telefonów. Czy taką nienależną wpłatę za szkolenie można zaliczyć do kosztów? Czy należy tę wierzytelność spisać na podstawie protokołu? Jak zaksięgować tę operację w księgach rachunkowych - obecnie zaliczka ta jest zaksięgowana na koncie rozrachunki.

Ustawa o rachunkowości wskazuje, że do aktywów jednostki nie należy zaliczać należności i roszczeń przedawnionych, umorzonych i ostatecznie uznanych za nieściągalne, ponieważ przez aktywa należy rozumieć kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe przedstawiające sobą wartość gospodarczą, które w związku z tym przyniosą w przyszłości korzyści ekonomiczne. W opisanym przez Czytelnika przypadku usługa szkolenia pracowników nie została wykonana. Przedstawione okoliczności pozwalają przypuszczać, że wpłacona kwota będąca zaliczką na szkolenie nigdy nie zostanie zwrócona.

Należność z tytułu przedpłaty na szkolenie może więc zostać uznana za nieściągalną. Przypuszczać też należy, że wystąpi niemożność wyegzekwowania należności w sposób opłacalny, ponieważ przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od kwoty wierzytelności to jest 590 zł.

W związku z powyższym Państwa firma może sporządzić protokół, dokumentujący nieściągalność wierzytelności, z uzasadnieniem przewidywanych kosztów procesowych i egzekucyjnych, związanych z dochodzeniem tej należności, wspierając się opinią kancelarii prawniczej, zajmującej się jej obsługą prawną i windykacją, czy np. ofertą handlową innych firm windykacyjnych.


Należności umorzone, przedawnione czy nieściągalne, od których nie dokonano odpisów aktualizujących, zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów finansowych, strat nadzwyczajnych w zależności od charakteru odpisywanych należności.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 25 i ust. 2 pkt. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych koszty te w omawianym przypadku nie będą jednakże stanowić podatkowego kosztu uzyskania przychodu, ponieważ wierzytelność ta wcześniej nie była zarachowana jako przychód należny. Należy również zaznaczyć, iż wierzytelność, jak można się domyślać uległa przedawnieniu - szkolenie miało odbyć się trzy lata temu, księgowanie będzie wyglądać następująco.

Ewidencja w księgach rachunkowych zarachowania w koszty kwoty zaliczki 590 zł:

Pozostałe koszty operacyjne	Rozrachunki z dostawcami
1) 590,00	590,00 (1

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.