Doradca Podatnika 11/2007 Prawo w obronie przedsiębiorcy

Rafał R. Kasprzycki
aplikant radcowski

Prowadzimy ze wspólnikiem spółkę jawną, figurującą w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jakie dane spółki powinniśmy podawać w korespondencji z osobami zewnętrznymi?

Każda spółka, jak inne podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), jest zobowiązana do podawania w korespondencji z kontrahentami i podmiotami zewnętrznymi ściśle określonych danych o sobie. Niespełnienie tego wymogu może być podstawą do nałożenia na dany podmiot grzywny nawet do 5000 zł.

Zgodnie z ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym podmioty wpisane do KRS są obowiązane umieszczać w oświadczeniach pisemnych skierowanych, w zakresie swojej działalności, do oznaczonych osób i organów, następujące dane:

• firmę lub nazwę,
• oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności,
• siedzibę i adres,
• NIP,
• oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer podmiotu w rejestrze.

Obowiązku tego nie ma w przypadku oświadczeń woli skierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych. Wspomnianą grzywnę może natomiast nakładać sąd rejestrowy w razie stwierdzenia niedopełnienia tego obowiązku na osoby za to odpowiedzialne. Zauważyć należy, że omawiane obowiązki nie uchybiają obowiązkom określonym w przepisach szczególnych, czyli jeżeli inne przepisy nakładają na przedsiębiorcę dalej idące powinności, to również musi on je spełnić.

Normami takimi są np. przepisy kodeksu spółek handlowych (k.s.h.) odnoszące się do spółek kapitałowych (spółki z o.o. i akcyjnej). Pisma i zamówienia handlowe składane w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych takich spółek powinny zawierać: firmę, tj. nazwę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, numeru, pod którym spółka jest wpisana do rejestru, a także NIP i wysokość kapitału zakładowego (w spółce akcyjnej również kapitału wpłaconego).

Należy podkreślić, że w tym przypadku od 1 stycznia 2007 r. obowiązek ten odnosi się także do pism i zamówień handlowych spółki kierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach gospodarczych. Obowiązek informacyjny wynika także z właściwych norm ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, które mają zastosowanie nie tylko do spółek, ale również do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi.

Podmioty takie, jeżeli oferują towary lub usługi w sprzedaży bezpośredniej lub sprzedaży na odległość poprzez środki masowego przekazu, sieci teleinformatyczne lub druki bezadresowe, muszą podać w ofercie co najmniej firmę przedsiębiorcy, NIP, siedzibę i adres. Ponadto wprowadzając towar do obrotu przedsiębiorca zobowiązany jest zamieścić na towarze, opakowaniu, etykiecie lub instrukcji informacje w języku polskim zawierające: jego firmę i adres, nazwę towaru oraz inne oznaczenia i informacje wymagane odrębnymi przepisami.

Dodać trzeba, iż z obowiązków tych nie zwalnia, wbrew przeświadczeniu wielu przedsiębiorców, prowadzenie działalności w ramach franchisingu, w sieci lub innego rodzaju działalność partnerska. W tych przypadkach przedsiębiorca powinien podawać informację o własnej firmie. Reasumując - w Państwa przypadku pisma kierowane na zewnątrz, co do zasady, powinny zawierać informacje dotyczące firmy, oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności, siedzibę i adres, numer NIP oraz oznaczenie i nr właściwego KRS.

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.