Doradca Podatnika 12/2007 Obrót gospodarczy

Radosław Owczarkowski
specjalista prawa gospodarczego Internetowa Kancelaria Prawna Twojeprawo.pl

Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my - stwierdził Henry Ford w 1923 r.

Słowo "outsourcing" i sam outsourcing robią wielką, międzynarodową karierę. Jeden z najbardziej prestiżowych magazynów menedżerskich na świecie, "Harvard Business Review", ogłosił outsourcing największym odkryciem ostatnich 75 lat. Jego znaczenie wraz z rozwojem nowoczesnych technologii informatycznych oraz zjawisk związanych z globalizacją stale rośnie i wedle wszelkich prognoz tendencja ta będzie się utrzymywała jeszcze długo. Outsourcing jest przełomową filozofią dla przyszłości gospodarki światowej.

Słowo "outsourcing" jest zbitką wyrazową powstałą z połączenia kolejnych słów angielskiego terminu outside resorce using, które przetłumaczyć można jako "używanie zasobów zewnętrznych". Istotą outsourcingu jest sięgnięcie w procesie wytwarzania określonych wartości po zasoby zewnętrzne, tzn. znajdujące się poza strukturami przedsiębiorstwa. Sięgnięcie po zewnętrzne zasoby, dostarczane przez partnera handlowego (outsourcera), pozwala na odciążenie przedsiębiorstwa i skoncentrowanie jego działań na podstawowych, najbardziej kluczowych procesach.

OBNIŻENIE KOSZTÓW

Korzyści płynące z outsourcingu są wielowymiarowe. Tą najbardziej oczywistą i zwykle najbardziej oczekiwaną, jest obniżenie kosztów. Przykładowo jeżeli przedsiębiorstwo produkcyjne rezygnuje z prowadzenia własnego działu księgowo-kadrowego, oddając jego prowadzenie outsourcerowi, to pozbywa się kosztów: związanych z zatrudnianiem personelu działu, utrzymywania dodatkowej powierzchni biurowej i wyposażenia biura, amortyzacji znajdującego się w nim sprzętu, szkoleń pracowników, utrzymania systemów teleinformatycznych. Wszystko to za cenę jednej, zwykle stałej opłaty, wynikającej z zawartej umowy o prowadzenie spraw księgowo-kadrowych przedsiębiorstwa.

ŁATWE PRZEWIDYWANIE WYDATKÓW

Kolejna korzyść to łatwość przewidywania wydatków. Z działaniem całego zespołu ludzi wyposażonych w urządzenia, sprzęt, pracujących w określonej przestrzeni wewnątrz przedsiębiorstwa, wiążą się często różne, niemożliwe do przewidzenia sytuacje mogące generować dodatkowe koszty. Outsourcing natomiast dodatkowych kosztów w zasadzie nie generuje. Łatwo więc można przewidzieć wydatki i zaplanować inwestycje.

WYKORZYSTANIE SPRAWDZONYCH ROZWIĄZAŃ

Niemniej istotnym, jeżeli nie najistotniejszym, profitem jest możliwość korzystania ze sprawdzonego know-how partnera outsourcingowego, z jego doświadczenia, wypracowanych rozwiązań, wzorców i technologii. A to dlatego, że przedsiębiorca nigdy nie rozwinie tak dobrze prowadzonej we własnym zakresie działalności pobocznej, jak zajmujący się wyłącznie działalnością tego rodzaju inny przedsiębiorca.

Poświęcając zaś pieniądze, czas i energię na doskonalenie działalności pobocznej można łatwo stracić z pola widzenia cel strategiczny przedsiębiorstwa i zmniejszyć swoją konkurencyjność na tle innych uczestników rynku. Przykładowo, outsourcer, który zajmuje się wyłącznie archiwizacją danych, udostępni swojemu partnerowi najwyższą jakość usług, jako że sam zgłębia tajniki wyłącznie tej właśnie wąskiej dziedziny. Ponadto, w odróżnieniu od zespołu informatyków wewnątrz przedsiębiorstwa produkcyjnego, outsourcer działa w warunkach pełnej konkurencji, która w naturalny sposób wymusza jego rozwój, profesjonalizm i troskę o najwyższą jakość świadczonych usług.

SUKCES DZIĘKI SPECJALIZACJI

Można powiedzieć, że outsourcing jest naturalną konsekwencją narastającego od wieków procesu specjalizacji. Obecnie żyjemy w czasach, w których niemalże nic nie stanowi już samoistnego osiągnięcia jednego podmiotu. Sukces przedsięwzięcia zależy od współpracy wielu podmiotów podzielonych na zespoły odpowiedzialne za poszczególne partie zadań. Ze wspólnego sukcesu korzyści odnoszą jednak wszyscy.

Dawniej przedsiębiorca produkujący samochody musiał produkować również tapicerkę. Dzisiaj tapicerkę, fotele, kompletne systemy elektroniczne, a nawet silniki produkują wyspecjalizowane przedsiębiorstwa, a producenci samochodów koncentrują się na formułowaniu samej koncepcji kolejnych modeli i na kształcie produktu finalnego. Outsourcing jest współpracą perspektywiczną, stanowiącą długofalową strategię działania przedsiębiorstwa. Nie każda umowa kupna-sprzedaży pomiędzy przedsiębiorcami jest outsourcingiem. Outsourcera bowiem, nie możemy sprowadzić do roli typowego usługodawcy.

W relacji usługodawca - usługobiorca nie ma tak naprawdę mowy o partnerstwie stron. Usługodawcy chodzi o prostą maksymalizację zysków przy poniesieniu minimalnych kosztów. W relacjach opartych na zasadzie outsourcingu natomiast, druga strona przestaje być już tylko najemnikiem, wykonującym zestaw powierzonych zadań, ale staje się równorzędnym partnerem. Jest ona żywo zainteresowana poprawą wydajności przedsiębiorstwa, zwiększeniem produkcji, zmniejszeniem kosztów, wprowadzaniem poprawnych procedur, usprawnień i nowych rozwiązań.

Partnerstwu stron umów outsourcingowych nie przeszkadza przy tym ich częsta faktyczna nierównorzędność ekonomiczna. Nie ma ona w zasadzie znaczenia, ponieważ w ostateczności obie strony są w równym stopniu zainteresowane sukcesem przedsięwzięcia.

ZAUFANIE TO PODSTAWA

Kooperacja na zasadach outsourcingu wymaga dużego zaufania między partnerami, a to jest wartością, której nie da się osiągnąć po prostu podpisując umowę. Zaufanie można zbudować jedynie w toku trwania wzajemnych poprawnych relacji. Przy rozpoczynaniu współpracy wystarczyć musi jednak renoma outsourcera oraz prawidłowo skonstruowana umowa.

Powinna ona zawierać co najmniej postanowienia dotyczące rodzaju i zakresu usług, wynagrodzenia za wstępne opracowanie koncepcji działania oraz wynagrodzenia stałego, płatnego w określonych odstępach czasu. Ponadto powinna przewidywać sytuacje powodujące zakończenie współpracy, a także zawierać sprecyzowane tryby postępowania w krytycznych momentach współpracy, tj. na wypadek nieosiągania oczekiwanych wyników oraz zmiany istotnych okoliczności.

Na początku jednak, podejmując decyzję o oddaniu części prowadzonej działalności innemu podmiotowi, należy dogłębnie przeanalizować potrzeby i cele przedsiębiorstwa. Wynikiem analizy powinno być wyodrębnienie tzw. jądra aktywności przedsiębiorstwa ("core business"), czyli zakresu najbardziej kluczowych, strategicznych spraw. Przedsiębiorstwo nie powinno tracić nad nimi bezpośredniej kontroli.

Zakres tych spraw może być jednak bardzo różny. Na przykład, dla jednych przedsiębiorstw będzie to wszystko prócz sprzątania i obsługi kadrowej, dla innych będzie to wyłącznie piecza nad własną marką i generalnie pojmowane zdobywanie rynku. Już dziś znane są przykłady wirtualnych przedsiębiorstw, których jedynymi aktywami są posiadani klienci oraz sieć współpracujących partnerów - outsourcerów, zapewniających, bez mała, całokształt obsługi wewnętrznej i zewnętrznej firmy.

W przyszłości tendencja do oddawania w outsourcing coraz większego zakresu spraw będzie narastała. Zgodnie z przewidywaniami specjalistów od zarządzania przedsiębiorstwami, doprowadzi to do dekonstrukcji gigantów rynkowych "starego typu", w miejsce których pojawi się wiele wysoko wyspecjalizowanych, dużo bardziej elastycznych podmiotów, pracujących nad osiągnięciem wspólnego celu jako dostawcy usług - outsourcerzy.

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.