Doradca Podatnika 15-16/2007 Prawo pracy

Sebastian Papaj
specjalista ds. prawa pracy w Kancelarii H. Tuchołka i Wspólnicy w Warszawie

Jak rozliczyć podróż służbową pracownika?

Podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Formalną podstawą podróży służbowej jest polecenie wyjazdu, wydane przez pracodawcę i określające dokładnie termin i miejsce wykonania zadania przez pracownika, oraz miejsce rozpoczęcia podróży służbowej, przy czym przepisy dopuszczają możliwość rozpoczęcia takiej podróży z miejsca zamieszkania. Pracownik może odbywać podróż służbową na terenie kraju lub poza jego granicami.


W myśl art. 775 § 1 kodeksu pracy, pracownikowi w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą. Zasady rozliczania tych kosztów na obszarze kraju przez pracodawcę będącego państwową lub samorządową jednostką budżetową ustalone zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Przepisy rozporządzenia stosuje się również do tych pracodawców, którzy nie należą do sfery budżetowej i nie ustalili odrębnie zasady wynagradzania pracownika z tytułu podróży służbowej w aktach wewnątrzzakładowych lub w umowach o pracę. Pozostali pracodawcy mogą ustalać zasady rozliczania podróży służbowych we własnym zakresie bądź w aktach wewnątrzzakładowych, bądź w umowach o pracę, z zastrzeżeniem, że określona przez nich wysokość diety za dobę podróży służbowej nie może być niższa niż wysokość diety określonej w rozporządzeniu.

Zgodnie z treścią § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia, należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży do powrotu po wykonaniu zadania w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety;
b) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: a) do 8 godzin - przysługuje połowa diety; b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje natomiast w następujących sytuacjach: za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika; gdy pracownik przebywający w podróży trwającej co najmniej 10 dni przyjeżdża w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego; jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Koszty przejazdu uzależnione są od środka transportu, jakim poruszał się pracownik w podróży służbowej, określonego przez pracodawcę samodzielnie lub na wniosek pracownika (może to być np. samochód pracownika).

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. W przypadku odbycia podróży służbowej samochodem pracownika, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu zgodnie z zasadami określonymi w § 5 ust. 3 rozporządzenia.


Za nocleg w hotelu pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety, jednakże tylko wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej sześć godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeśli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.