Doradca Podatnika 31-32/2007 Obrót gospodarczy

Przedsiębiorcy narzekają na skomplikowane procedury związane z uzyskaniem dofinansowania z funduszy Unii Europejskiej. Ponieważ procedury raczej nie ulegną zmianie, warto wiedzieć, co można zrobić, żeby w pełni wykorzystać możliwości, które dają dotacje.

Pozytywna ocena projektu i podpisanie przez przedsiębiorcę umowy o dofinansowanie ze środków unijnych z instytucją wdrażającą to dopiero połowa sukcesu. Wyjaśnienia związane z rozliczeniem projektu kończą się często tym, że przedsiębiorcy otrzymują dotację nie, jak to przewiduje umowa, po 60 dniach od dnia złożenia wniosku o płatność, lecz często po kilku, a nawet po kilkunastu miesiącach. Co robić, żeby tych wyjaśnień było jak najmniej?

ZBYT DUŻO DOKUMENTÓW

Większość problemów z rozliczeniem projektu wynika z tego, że beneficjenci nie monitorują go przez cały czas wdrażania - zgodnie z zapisami zawartymi we wniosku i w umowie, lecz od razu po podpisaniu umowy o dofinansowanie przestają się nią interesować, zamierzając do niej wrócić dopiero w momencie rozliczenia projektu. Wtedy zaś często się okazuje, że rozliczenie projektu staje się bardzo pracochłonne, a niektórych kosztów wręcz nie można uznać za koszty kwalifikowane do dofinansowania. Bardzo istotne dla uproszczenia rozliczania projektu i skrócenia okresu oczekiwania na uzyskanie środków przyznanych w umowie jest ograniczenie ilości dokumentów rozliczeniowych, a zwłaszcza faktur i rachunków wystawianych przez wykonawców zamówień, gdyż każdy z tych dokumentów jest możliwym powodem późniejszych uwag ze strony instytucji kontrolujących i rozliczających projekty.


Od momentu wprowadzenia w życie w maju 2006 r. znowelizowanej ustawy - Prawo zamówień publicznych zdecydowana większość zamówień przewidziana do realizacji przez przedsiębiorców prywatnych w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw czy też w ramach Zintegrowanego Programu Rozwoju Regionalnego nie musi być przeprowadzana na podstawie procedur ustawowych (zamówienia o wartości do 14 000 euro), co znacznie uprościło realizację zamówień.

Przedsiębiorcy zostali również zwolnieni z obowiązku stosowania uproszczonej procedury wyboru wykonawców. Brak narzuconych odgórnie zasad spowodował jednak, że w wielu przypadkach beneficjenci realizują zamówienia bez wcześniejszego ustalenia jakiejkolwiek spójnej metodologii postępowania - choćby przeprowadzenia najprostszego konkursu ofert.

PRZYDA SIĘ GENERALNY WYKONAWCA

Często zamiast w jednej hurtowni budowlanej beneficjenci zaopatrują się w wielu lokalnych hipermarketach i zamiast jednej zbiorczej faktury mają ich 10, a nawet więcej. Po kilku miesiącach wdrażania nawet niewielkiej inwestycji okazuje się, że mają 150-200 faktur i związanych z nimi dowodów wpłat, wyciągów bankowych i protokołów zdawczo-odbiorczych. Na dodatek przy sporządzaniu sprawozdania końcowego z realizacji projektu pojawia się problem z opisaniem metodologii wyboru najbardziej korzystnych ofert, czyli problem z ekonomicznym uzasadnieniem przyjętego sposobu postępowania. Złożenie takiego uzasadnienia jest konieczne ze względu na to, że beneficjenci dysponują środkami publicznymi i muszą wyjaśnić sposób wydawania pieniędzy.


KLIMATYZACJA JUŻ NA WŁASNY KOSZT

Innym błędem, który często popełniają beneficjenci, jest zmiana rzeczowego zakresu projektu. Następuje to najczęściej w tych wnioskach o dofinansowanie, które zostały opracowane na podstawie nie do końca uszczegółowionej koncepcji projektu inwestycyjnego. Wtedy w trakcie realizacji projektu okazuje się, że we wniosku o dofinansowanie nie ujęto wszystkich niezbędnych wydatków na urządzenia lub instalacje potrzebne do wdrożenia projektu.

Ponieważ w każdej umowie o dofinansowanie jest punkt informujący o tym, że wnioskodawca jest obowiązany do zrealizowania projektu zgodnie z opisem znajdującym się we wniosku o dofinansowanie, wszelkie istotne odstępstwa od tego opisu mogą zostać potraktowane przez instytucję wdrażającą jako działające na niekorzyść beneficjenta.


DOBRZE UZASADNIJ WYDATEK

Zaprezentowany przykład jest przejawem pewnej ogólnej tendencji. W sporadycznych przypadkach możliwa jest również sytuacja odwrotna, czyli pozytywne ustosunkowanie się instytucji wdrażającej do zmiany rzeczowego zakresu projektu.


W tym przypadku pozytywna decyzja była uwarunkowana złożeniem przez beneficjenta stosownego uzasadnienia dodatkowych (niezaplanowanych) wydatków, wskazującego na konieczność ich poniesienia dla kompletnego wdrożenia projektu. Trzeba jednak pamiętać, że beneficjenci nie mają żadnych możliwości ubiegania się o zwiększenie wartości dotacji po podpisaniu umowy o dofinansowanie.



Podczas gdy zmiana rzeczowego zakresu projektu może oznaczać dla przedsiębiorcy jedynie konieczność samodzielnego poniesienia pewnych kosztów, samowolna zmiana celów projektu w trakcie jego realizacji może się skończyć rozwiązaniem umowy i zażądaniem zwrotu wypłaconego dofinansowania.


WAŻNY HARMONOGRAM

Jeszcze jednym błędem, często popełnianym przez beneficjentów na etapie realizacji projektu, jest nieprzestrzeganie harmonogramu projektu. Chodzi nie tylko o harmonogram rzeczowy i finansowy, który ustalają przed podpisaniem umowy sami wnioskodawcy, ale również o harmonogram związany z prowadzeniem sprawozdawczości projektu.

Na przykład beneficjenci ZPORR - działanie 3.4, czyli mikroprzedsiębiorstwa, muszą pamiętać o składaniu sprawozdań półrocznych i rocznych, o sporządzaniu harmonogramu składania wniosków o płatność na sześć kolejnych miesięcy oraz o sporządzaniu aktualnej prognozy wydatków na bieżący i następny rok budżetowy. W ostatnich kilku miesiącach szczególnie uciążliwe stało się prowadzenie zgodnie z harmonogramem inwestycji budowlanych, których czas realizacji wydłuża się z braku wyspecjalizowanych ekip budowlanych i z powodu deficytu materiałów budowlanych.

W tym przypadku przedsiębiorcom nie pozostaje nic innego, jak składanie wniosków o przedłużenie realizacji projektu. Umowy o dofinansowanie nie precyzują, o ile beneficjent może przedłużyć realizację projektu, ważne jest natomiast, aby z wnioskiem wystąpić nie później niż 30 dni przed terminem zakończenia realizacji projektu określonym w umowie. Wnioski takie są najczęściej rozpatrywane pozytywnie.

---

Opracowano na podstawie informacji Wydziału Nauk Ekonomicznych i Zarządzania Uniwersytetu Szczecińskiego oraz Szczecińskiej Energetyki Cieplnej Sp. z o.o.