Doradca Podatnika 31-32/2007 VAT

Faktura VAT

Faktura VAT to ściśle sformalizowany dokument papierowy lub elektroniczny wystawiany przez czynnych podatników VAT, potwierdzający przeprowadzenie czynności podlegającej opodatkowaniu VAT. Musi ona zawierać w szczególności: dane dotyczące podatnika (sprzedawcy) i nabywcy; opis przedmiotu sprzedaży, czyli odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług na terytorium kraju, eksportu towarów oraz wewnątrz- wspólnotowej dostawy towarów; datę dokonania sprzedaży; cenę jednostkową bez podatku; podstawę opodatkowania; stawkę i kwotę podatku; kwotę należności.

Za faktury VAT uznaje się również: bilety jednorazowe na przewóz osób kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami; dowody zapłaty za usługi radiokomunikacji przywoławczej; dokumenty dotyczące usług bankowych i ubezpieczeniowych; dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi; rachunki wystawiane przez podatników nieobowiązanych do wystawiania faktur VAT.

Faktura jest formalnym potwierdzeniem (śladem) przeprowadzonej transakcji. Powinna być przechowywana przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności VAT, i okazywana na każde żądanie organu podatkowego.

Tak faktura VAT została zdefiniowana w polskiej ustawie o VAT. Faktury muszą zawierać następujące dane: datę wystawienia; kolejny numer, nadany w ramach jednej lub kilku serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę; numer identyfikacyjny VAT, pod którym podatnik dostarczył towary lub świadczył usługi; numer identyfikacyjny VAT nabywcy lub usługobiorcy, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z tytułu których jest zobowiązany do zapłaty VAT; pełną nazwę (nazwisko) i adres podatnika oraz nabywcy lub usługobiorcy; ilość i rodzaj dostarczonych towarów lub zakres i rodzaj wykonanych usług; datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usług lub datę dokonania wpłaty zaliczki, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; podstawę opodatkowania dla każdej stawki podatku lub zwolnienia, cenę jednostkową z wyłączeniem VAT, a także wszelkie upusty lub rabaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej; zastosowaną stawkę VAT; kwotę VAT do zapłaty, chyba że zastosowano procedurę szczególną, która wyklucza podawanie takiej informacji (np. w przypadku faktury VAT-marża wystawianej przez biura podróży i pośredników); w przypadku zwolnienia albo gdy nabywca lub usługobiorca jest zobowiązany do zapłaty VAT - odesłanie do właściwego przepisu dyrektywy lub odpowiedniego przepisu krajowego, lub każde inne odesłanie, wskazujące że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia lub podlega procedurze obciążenia nabywcy.

Faktury zawierają także: w przypadku dostawy nowych środków transportu - datę ich pierwszego oddania do użytku lub ilość przejechanych kilometrów w przypadku środków transportu drogowego, ilość przepłyniętych godzin w przypadku środków transportu wodnego bądź całkowity czas lotów w przypadku środków transportu lotniczego; w przypadku stosowania procedury szczególnej dla biur podróży - odesłanie do odpowiednich przepisów lub każde inne odesłanie wskazujące, że procedura ta została zastosowana; w przypadku stosowania procedur szczególnych dla towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków - odesłanie do odpowiednich przepisów lub każde inne odesłanie wskazujące, że zastosowano jedną z tych procedur; w przypadku gdy osoba zobowiązana do zapłaty VAT jest przedstawicielem podatkowym - numer identyfikacyjny VAT tego przedstawiciela podatkowego oraz jego pełną nazwę (nazwisko) i adres. Takie dane musi zawierać faktura zgodnie z dyrektywą 2006/112/WE, która od 1 stycznia 2006 r. zastąpiła VI Dyrektywę VAT.

Faktura elektroniczna

Faktura elektroniczna to faktura wystawiana, przesyłana i przechowywana w formie elektronicznej, czyli z zastosowaniem elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych środków elektromagnetycznych. Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej musi zostać zagwarantowana na jeden z dwóch (do wyboru) sposobów, tj.: albo

1. bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu odrębnych przepisów o podpisie elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu; albo
2. poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Organy podatkowe i organy kontroli skarbowej muszą mieć zapewniony natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do faktur elektronicznych, w szczególności muszą mieć zapewnioną możliwość udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur, w tym ich wydruku, jak również zapewnioną czytelność tych faktur.

Refaktura

Refaktura to faktura VAT przenosząca z innej faktury na odbiorcę danego świadczenia pełny i niezmieniony co do wartości koszt usług obcych. Usługi takie są nabyte przez wystawiającego taką fakturę podatnika we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, i są niezbędne do wykonania jego własnego świadczenia. Refaktura może dotyczyć wyłącznie usług obcych. Obejmuje tylko przypadki, gdy podatnik, nabywając i odsprzedając te usługi, działa we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej.

Dokument taki oznacza, że podatnik refakturujący koszt usług obcych bierze udział w świadczeniu tych usług, czyli sam otrzymuje (nabywa) te usługi, a następnie je dalej wyświadcza. Refaktura nie może obejmować podatków, składek i różnego rodzaju opłat (głównie administracyjnych), które jeśli są niezbędne do wykonania danego świadczenia i muszą zostać przeniesione na ich faktycznego odbiorcę, wchodzą bezpośrednio w cenę świadczenia.

Duplikat faktury

Duplikat faktury to faktura VAT wystawiana w sytuacji, gdy oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie. Wówczas sprzedawca na wniosek nabywcy ma obowiązek ponownie wystawić fakturę lub fakturę korygującą oznaczoną jako Faktura VAT - duplikat lub Faktura VAT - korekta - duplikat, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.

Duplikat faktury lub faktury korygującej musi dodatkowo zawierać datę wystawienia tego duplikatu. Jego znaczenie dla nabywcy jest takie, że jeżeli nie został odliczony podatek naliczony z pierwotnej faktury, ze względu na jej brak, to takie odliczenie może nastąpić na podstawie duplikatu faktury.

Anulowanie faktury

Anulowanie faktury to dopuszczalny w praktyce sposób i metoda uznania transakcji za niedokonaną. Zwykle dotyczy niedostarczonych towarów (niedokonanych dostaw towarów). Metoda ta ma na celu wycofanie się z już rozliczonego VAT, w przypadku gdy wystawiona faktura VAT nie została jeszcze wprowadzona do obrotu prawnego (tj. odebrana przez nabywcę). Anulowanie faktury sprowadza się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonania na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie, a także do przechowywania przez sprzedawcę oryginału i kopii faktury wraz z wyjaśnieniem.

Ponieważ jednak posiadany przez podatników komputerowy program sprzedaży częstokroć nie przewiduje możliwości wykonania operacji anulowania faktury bez dokumentu korygującego, to w przypadku gdy fakturę wystawiono na niewłaściwy podmiot lub zamawiający odmówił przyjęcia towaru i oryginału faktury, można dokonać "anulowania" poprzez wystawienie korekty faktury, bez konieczności respektowania procedury z nią związanej.

Wystawienie faktury korygującej ("zerującej" fakturę pierwotną) bez konieczności jej potwierdzania przez nabywcę jest bowiem w takich przypadkach jedynym sposobem, by niedostarczony do odbiorcy towar wrócił do magazynu i podlegał dalszej sprzedaży. Sprzedawca powinien wówczas przechowywać zarówno oryginał i kopię faktury pierwotnej wraz z wyjaśnieniem, jak oryginał i kopię faktury korygującej wraz z wyjaśnieniem.

Faktura VAT-RR

Faktura VAT-RR to faktura VAT dokumentująca nabycie od rolnika ryczałtowego produktów rolnych, wystawiana przez czynnego podatnika VAT nabywającego te produkty. Zawiera m.in. w szczególności: nazwy nabytych produktów rolnych, opis klasy lub jakości tych produktów, cenę jednostkową nabytego produktu rolnego bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku, wartość nabytych produktów bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku, stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku (wynosi ona zawsze 5 proc.), kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości nabytych produktów rolnych, wartość nabytych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie, imiona i nazwiska osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury oraz ich podpisy.

Faktura VAT-RR zawiera również oświadczenie dostawcy produktów rolnych w brzmieniu: "Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług".

Faktura VAT-marża

Faktura VAT-marża to faktura dokumentująca świadczenie usług turystycznych lub dostawę towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich lub antyków, dla których podstawą opodatkowania VAT jest marża pomniejszona o kwotę tego podatku. Faktura VAT-marża nie może zawierać w treści ani kwoty marży, ani kwoty VAT.

Faktura VAT-MP

Faktura VAT-MP to faktura VAT wystawiana przez małego podatnika rozliczającego się kasowo. Oprócz wszystkich danych typowych dla zwykłej faktury VAT zawiera także: oznaczenie MP, wskazujące, że wystawcą jest "mały podatnik", oraz termin płatności należności określonej w fakturze.

Paragon fiskalny

Paragon fiskalny to dokument wydrukowany przez kasę rejestrującą, wręczany nabywcy będącemu osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej lub rolnikowi ryczałtowemu, zawierający następujące informacje: imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby podatnika, numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP), numer kolejny wydruku, datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży, nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową towaru lub usługi, ilość i wartość sprzedanych towarów lub usług, wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek, wartość sprzedaży zwolnionej z podatku, łączną kwotę podatku, łączną kwotę należności, kolejny numer paragonu fiskalnego, kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera - w przypadku więcej niż jednego stanowiska kasowego, logo fiskalne oraz numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy.

Informacje na paragonie powinny się znajdować w ww. kolejności (z wyjątkiem czasu sprzedaży), a logo fiskalne i numer unikatowy muszą być umieszczone centrycznie w linii i obowiązkowo kończyć paragon fiskalny.

Wysokość znaków na paragonie nie może być mniejsza niż 2,50 mm, ilość znaków w linii nie mniejsza niż 17, a dla nazwy towaru lub usługi nie mniejsza niż 12, szerokość taśmy paragonowej nie może być mniejsza niż 28 mm. Paragon fiskalny musi być czytelny i zawierać wszystkie ww. dane, pozwalające nabywcy na sprawdzenie prawidłowości dokonanej transakcji.