Doradca Podatnika 31-32/2007 Rachunkowość

Justyna Grywińska
księgowa z licencją MF,
właścicielka Biura Księgowego,
członek Stowarzyszenia Księgowych w Polsce


W sierpniu lub we wrześniu każdego roku dostajemy od wydawnictw propozycje odnowy prenumeraty czasopism na rok następny. Na podstawie faktury proforma lub faktury właściwej dokonujemy przedpłat zaliczkowych bądź płatności za całość prenumeraty na rok następny. Jak prawidłowo należy ująć koszty prenumerat w księgach rachunkowych i w bilansie oraz jak rozliczyć ten zakup podatkowo?

Zakup prenumeraty jest typowym kosztem rozliczanym w czasie. Aby prawidłowo rozliczyć takie koszty, należy przede wszystkim zwrócić uwagę na podstawowe zasady rachunkowości. W przypadku prenumerat szczególne znaczenie mają dwie zasady wynikające z art. 6 ustawy o rachunkowości, a mianowicie:

• zasada memoriału - nakazująca ująć w księgach rachunkowych jednostki wszystkie osiągnięte, przypadające jej przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty;
• zasada współmierności - polegająca na tym, że dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego należy zaliczyć koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Ustawa o rachunkowości określa nadrzędne zasady wyceny poszczególnych grup aktywów i pasywów oraz sposób ustalania wielkości czynników wpływających na wynik finansowy każdej firmy. Koszty prenumerat są uznawane za mające pośredni związek z prowadzoną działalnością i zaliczają się do kosztów okresu, w którym zostały poniesione. Natomiast sensu stricto korzystanie z wydawnictw (na które zakupiono prenumeratę) odbywać się będzie w roku następnym.

Dlatego też w związku z tym, że poniesione wydatki w związku z prenumeratą czasopism będą dotyczyły przyszłego okresu sprawozdawczego oraz dla zachowania zasady współmierności przychodów i kosztów powinny zostać ujęte w bilansie po stronie aktywów jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Po drugie w momencie wydatkowania środków istnieje możliwość realizacji korzyści w przyszłości, dlatego takie podejście uzasadnia ujęcie prenumerat na koncie "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".


Dokumentem, na podstawie którego następuje aktywowanie kosztów prenumeraty na dzień bilansowy i ujęcie ich w księgach rachunkowych jednostki, jest najczęściej faktura proforma (jest to faktura zaliczkowa, przysyłana zazwyczaj z propozycją prenumeraty) lub faktura VAT właściwa wystawiona przez danego wydawcę po otrzymaniu przez niego stosownej wpłaty. Przeważnie czas prenumeraty obejmuje okres nie dłuższy niż jeden rok. Dlatego odpisywanie ich w ciężar kosztów jednostki będzie następowało najczęściej w miesięcznych ratach, stanowiących odpowiednią część wykupywanej prenumeraty (np. 1/12 w przypadku prenumeraty rocznej).


Ujęcie podatkowe

Odpowiadając na drugą część pytania, warto zwrócić uwagę na to, że w przypadku prenumerat zasada współmierności kosztów i przychodów obowiązuje zarówno w prawie bilansowym, jak i podatkowym. Zgodnie z art. 15 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 22 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.



Praktycy zajmujący się zawodowo podatkami uważają, że koszty poniesione na zakup prenumerat realizowanych w następnych okresach rozliczeniowych należy zaliczyć do kosztów tych okresów. Są one bowiem pośrednio związane z przychodami okresów następnych. Na zakończenie trzeba przedstawić, jak prawidłowo rozliczyć prenumeratę w VAT.

Należy podkreślić, że zgodnie z art. 86 ust. 1 i 2 ustawy o tym podatku nabywca ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary lub usługi są wykorzystywane do wykonania czynności opodatkowanych. Natomiast kwotę podatku naliczonego stanowi w tym wypadku suma kwot podatku określona w fakturach potwierdzających dokonanie przedpłaty, jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego.

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.