Doradca Podatnika 31-32/2007 Rachunkowość

Justyna Grywińska
księgowa z licencją MF,
doradca podatkowy,
właścicielka Biura Księgowego

Jesteśmy spółką z o.o., w lipcu dostałam od pracownika faktury wystawione w marcu, więc nie odliczam VAT. Czy powinnam zaksięgować fakturę w koszty zespołu 4 brutto, czy kwotę netto w koszty, a VAT na konto NKUP?

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Stosownie do art. 86 ust. 10 i 11 podatnik może dokonać obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub za następny okres rozliczeniowy.

Pewne wyjątki od tej zasady ustawodawca przewidział dla dostaw i usług tzw. powszechnych, tj. przy dostawie gazu, energii, dla usług telekomunikacyjnych, rozprowadzania wody, gospodarki ściekami, wywozu i unieszkodliwiania odpadów, usług sanitarnych. W przypadku tak określonych dostaw i usług w art. 86 ust. 10 pkt 3 wskazano, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu ich wykonania na rzecz nabywcy powstaje u tego ostatniego w rozliczeniu za okres (miesiąc, kwartał), w którym przypada termin płatności, lub w okresie następnym po tym, na który przypadał termin płatności.

Przykładem tutaj może być podatek naliczony niepodlegający odliczeniu z tytułu nabycia paliw silnikowych do samochodów osobowych o masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy o rachunkowości niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług jest składnikiem ceny nabycia, która ma zastosowanie do wyceny aktywów. Jednak w razie zakupu usług obcych nie mamy do czynienia z nabyciem aktywów, które podlegałyby wycenie, lecz z poniesieniem kosztu, który powinien zostać zaewidencjonowany na kontach wynikowych. VAT, który nie został odliczony w terminie, powinien zostać zaksięgowany na konto zespołu 4 "Podatki i opłaty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów". Jednak dla poprawnego odliczenia naliczonego VAT liczy się data otrzymania faktury.

Dlatego też w przypadku opisanym w pytaniu, jeżeli faktury wpłynęły do firmy w lipcu (jest na to potwierdzenie, na przykład pieczęć przyjęcia), to terminem odliczenia naliczonego VAT był lipiec lub następny okres rozliczeniowy, czyli sierpień.


Może zdarzyć się również sytuacja, iż faktury wpłynęły do firmy faktycznie w marcu (mają datę wpływu do firmy), natomiast pracownik zapomniał o nich i oddał je do działu księgowego w lipcu. Wówczas zaksięgowanie w lipcu nieodliczonego w terminie podatku od towarów i usług może być dokonane jedynie na koncie "Podatki i opłaty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów".

Ustawa o rachunkowości nie zawiera definicji poszczególnych rodzajów kosztów prostych, a ich nazwy określają charakter kosztów ewidencjonowanych na kontach w zespole 4, odpowiednio do potrzeb sprawozdawczych jednostki. Wydaje się ważne, że ewidencjonowanie niepodlegającego odliczeniu VAT powinno być zapisane w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości.

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.