Doradca Podatnika 33-34/2007 Rachunkowość

Postanowienie Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście z 16 lipca 2007 r. (1435/FB2/415/27a/07/ES)

Podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów mają możliwość rozliczania kosztów uzyskania przychodów metodą kasową albo metodą memoriałową. Przy wyborze metody kasowej wydatek jest ujmowany w księdze w dniu wystawienia faktury lub faktycznej zapłaty. W przypadku metody memoriałowej za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury lub rachunku.

Pytanie podatnika

Czy wydatek dotyczący udziału w konferencji szkoleniowej należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu faktycznego poniesienia tego wydatku, czy w miesiącu otrzymania faktury?

Odpowiedź Urzędu

Według art. 22 ust. 1, 4, 5d, 6 oraz art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Wyrażenie "koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów" oznacza, że aby można było uznać wydatek za koszt uzyskania przychodu, to między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy, a mianowicie poniesiony wydatek powinien powodować powstanie lub powiększenie przychodu. Wynika z tego, że podatnik może odliczyć od przychodów wszelkie koszty bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jeżeli ich poniesienie decyduje o wielkości przychodu.

Koszty uzyskania przychodów u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów mogą być ewidencjonowane metodą kasową lub memoriałową. W myśl ogólnej zasady zawartej w przepisie art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów z zastrzeżeniem ust. 5 i 6 są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (metoda kasowa).

Wybór tej metody oznacza, że wydatki zaliczane są do kosztów według daty ich poniesienia, bez względu na to, jakiego okresu dotyczą. Odrębna metoda została określona w art. 22 ust. 5 ustawy, zgodnie z którym u podatników prowadzących księgi rachunkowe (handlowe) koszty uzyskania przychodów objęte tymi księgami są potrącane tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą (metoda memoriałowa), tj. są potrącalne także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego, oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że zarachowanie ich nie było możliwe; w tym wypadku są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione.

Zgodnie z art. 22 ust. 5d za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Stosownie do art. 22 ust. 6 ustawy zasada określona w ust. 5 ma zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania odnoszących się tylko do tego roku podatkowego. W związku z powyższym sam podatnik dokonuje wyboru sposobu rozliczania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów poniesionych wydatków, przy czym raz wybraną metodę ewidencji kosztów należy stosować stale, w każdym roku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w stosunku do wszystkich kosztów.