Doradca Podatnika 33-34/2007 VAT

Elżbieta Rogala
ekspert w dziedzinie VAT,
doświadczony wykładowca,
autorka książek o tematyce podatkowej

Jaka jest technika poprawnego wystawienia duplikatu faktury VAT, aby służył on nabywcy w celu odliczenia VAT naliczonego? Jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Faktura i faktura korygująca wystawione ponownie muszą dodatkowo zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę wystawienia.

Duplikat faktury lub faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (§ 22 rozporządzenia w sprawie faktur). Zasada odliczeń stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, którą stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT).

Pojęcie faktury użyte w cytowanym przepisie należy rozumieć szeroko, jako obejmujące oprócz faktur pierwotnych także faktury korygujące, duplikaty faktur oraz inne dokumenty traktowane na równi z fakturami. Jeżeli zatem spełnione zostaną łącznie wszystkie warunki, tj.:
1) zaginie oryginał faktury pierwotnej dokumentującej faktycznie wykonane czynności opodatkowane podatkiem - związane ze sprzedażą opodatkowaną,
2) oryginału faktury podatnik nie użył w celu dokonania odliczeń, czyli obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w niej wskazanego (np. z tego powodu, że oryginał tej faktury z nieznanych przyczyn nie dotarł do nabywcy),
3) nastąpi ponowne wystawienie faktury przez sprzedawcę - na podstawie posiadanej kopii zaginionej faktury - w dwóch egzemplarzach, z których jeden (oryginał) otrzyma nabywca, a drugi (kopię) zachowa sprzedawca,
4) wystawiona ponownie faktura i jej kopia zostaną oznaczone wyrazem DUPLIKAT i zostanie wskazana na nich data ponownego sporządzenia faktury (wykonanie obu tych czynności ręcznie długopisem na komputerowo wystawionym dokumencie czyni zadość tym warunkom), to należy uznać, że duplikat faktury VAT został wystawiony w sposób prawidłowy i jego oryginał daje podatnikowi prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.


Opisany dokument został prawidłowo wystawiony i na podstawie tego duplikatu faktury można odliczyć podatek naliczony, ponieważ dokumentuje on transakcję, którą faktycznie przeprowadzono, a cała sytuacja (zaginięcie oryginału, opóźnienie w wystawieniu duplikatu, ręczne dopisanie ważnych elementów duplikatu faktury) ma znaczenie drugorzędne i nieistotne dla przedmiotu sprawy.

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.