Doradca Podatnika 35-36/2007 Prawo w obronie przedsiębiorcy

Marek Michalec
konsultant podatkowy

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą spółka zamierza dokumentować wykonywane czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług poprzez wystawianie faktur w formie elektronicznej. Spółka będzie również otrzymywać faktury wystawione w formie elektronicznej od swoich kontrahentów.

Czy faktury wystawiane w formie elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem kwalifikowanym stanowią dowód w postępowaniu podatkowym?

Jak stanowi ordynacja podatkowa (dalej: o.p.) jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (art. 180 § 1 o.p.). Dodatkowo art. 181 ww. ustawy mówi, iż dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Powyższy katalog środków, które mogą stanowić dowód w postępowaniu podatkowym nie jest zamknięty, co świadczy o tym, iż za dowód należy uznać, każdy środek pozwalający przekonać się o istnieniu określonych faktów lub umożliwiającym weryfikację twierdzeń o tych faktach, każde źródło informacji o rzeczywistości (stanie faktycznym). Jedynym zastrzeżeniem jest to, iż nie może to być środek sprzeczny z prawem.


Odnosząc się do przedstawionego stanu faktycznego, należy zauważyć, że spółka zamierza wystawiać faktury w formie elektronicznej. Ten szczególny sposób wystawiania oraz przesyłania faktur będących dokumentami stwierdzającymi wykonanie przez ich wystawcę czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, nie zmienia ich mocy dowodowej. Faktura taka może zatem spełniać rolę dowodu w postępowaniu podatkowym pod warunkiem, że spełnia wymogi, jakie stawia prawo dla tego rodzaju dokumentów.

Możliwość skorzystania z tej formy wystawiania faktur obostrzona jest wieloma warunkami określonymi przepisami rozporządzenia ministra finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury (§ 3 ust. 1 ww. rozporządzenia). Ponadto faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

• bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu; lub
• poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych

Podpis elektroniczny

Bezpiecznym podpisem elektronicznym jest - zgodnie z art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym, podpis elektroniczny, który:

• jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
• jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
• jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

W myśl natomiast art. 5 ust. 2 ww. ustawy, bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne określone ustawą, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu. Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej - art. 5 ust. 2 ww. ustawy.

Wnioski

W przedstawionym stanie faktycznym nie ma przeszkód, aby faktury wystawione w formie elektronicznej stanowiły dowód w postępowaniu podatkowym. Ważne jest jedynie, aby autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści była zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.