Doradca Podatnika 35-36/2007 Rachunkowość

Justyna Grywińska
księgowa z licencją MF,
właścicielka Biura Księgowego, członek Stowarzyszenia Księgowych w Polsce

Czy paragon jest dokumentem wystarczającym do ewidencji w księgach rachunkowych i może być uwzględniony w kosztach uzyskania przychodu? Czy wyszczególniony na paragonie VAT podlega odliczeniu? Jak rozliczyć taki dokument w księgach rachunkowych?

Do rozważenia, jak rozliczyć i ująć paragon za przejazd taksówką w księgach rachunkowych, posłużymy się pewnym przykładem. Załóżmy, że jesteśmy spółką cywilną, ale księgi prowadzimy według ustawy o rachunkowości. Bardzo często nasi pracownicy, poza rachunkami i fakturami, przynoszą do rozliczenia paragony za przejazdy taksówką. Księgi handlowe prowadzi nam biuro księgowe, które twierdzi, iż paragon nie jest dokumentem wystarczającym do zaewidencjonowania w księgach rachunkowych. Czy biuro ma rację i jak prawidłowo rozliczyć i ująć w księgach taki dokument.

Koszty

Odpowiadając na pytanie pierwsze, trzeba stwierdzić, że biuro ma rację, a wynika to z tego, iż sam paragon nie stanowi kompletnego i prawidłowego dowodu księgowego, o którym mowa w art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Dlatego też należy go uzupełnić o elementy wymagane dla takiego dowodu przez ustawę o rachunkowości. Po uzupełnieniu taki dokument będzie podstawą do księgowania i zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Niestety urzędy skarbowe zajmują czasami odmienne stanowisko; część z nich zezwala na uzupełnianie tych danych przez podatnika we własnym zakresie, a część odmawia im tego prawa.

Możliwość uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów wydatków na przejazd taksówkami udokumentowanych paragonami fiskalnymi od dawna budzi wątpliwości podatników. Niestety organy podatkowe również nie wypracowały jednolitego stanowiska w tym zakresie.

INTERPRETACJE IZB I URZĘDÓW SKARBOWYCH

Na początek korzystne interpretacje urzędów skarbowych. W postanowieniu Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 8 czerwca 2006 r., sygn. 1471/DPD1/423-50/06/KKs, stwierdzono: "(...) Znamienne jest w tej kwestii orzeczenie z dnia 13.03.2001 r., sygnatura III SA 68/00. W wyroku Sąd stwierdził, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają zasad, w myśl których powinno być udokumentowane poniesienie kosztów.

Dlatego uznać należy, iż przepisy ustawy o rachunkowości będą miały w tej sprawie charakter posiłkowy. Fakt posiadania prawidłowych dowodów księgowych, np. w postaci faktur VAT, z pewnością stanowi prawidłową dokumentację kosztów, jednakże nieposiadanie prawidłowego dowodu księgowego nie jest wystarczającą przesłanką do wykluczenia wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli bowiem podatnik posiada oprócz paragonu z kasy rejestrującej taksówkarza inne dowody, które mogą wykazać poniesienie kosztu w celu uzyskania przychodu, ma prawo zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

W tym przypadku mamy do czynienia z wewnętrznymi dokumentami, których wystawienie związane jest z określonymi procedurami obowiązującymi w Spółce. (...) Tym samym stwierdzić należy, że dokumentacja wewnętrzna oraz przyjęta w Spółce procedura pozwalają powiązać paragon fiskalny z konkretną usługą świadczoną przez Spółkę i wskazują, iż wydatek potwierdzony paragonem fiskalnym poniesiony został w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. Dlatego też, w ocenie Naczelnika tutejszego Urzędu, tak udokumentowane wydatki na przejazdy taksówkami w celach służbowych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (...)"

Stanowisko urzędu niekorzystne dla podatników

Niestety niekorzystne dla podatników stanowisko prezentuje między innymi Izba Skarbowa w Gdańsku. W wydanej przez nią decyzji w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 21 sierpnia 2006 r., sygn. BI/4218-0014/06, stwierdzono: "(...) Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka ujmuje w kosztach uzyskania przychodów wydatki poniesione na przejazdy pracowników Spółki taksówkami. Wydatki te udokumentowane są wystawionym przez usługodawcę paragonem fiskalnym zawierającym dane wystawiającego paragon, wartość usługi w kwocie netto i brutto oraz wartość należnego podatku VAT.

Następnie paragony te opisywane są przez pracowników Spółki poprzez wskazanie trasy i celu podróży na odwrocie paragonu lub przez załączenie do niego stosownego oświadczenia. Wynika z tego, że paragony fiskalne nie zawierają wszystkich danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r., a przede wszystkim nie określają wszystkich stron uczestniczących w tej operacji gospodarczej (z tak sporządzonego dowodu nie wynika, że to Spółka jest nabywcą tych usług).

Tym samym, wobec nieprawidłowego udokumentowania - za pomocą paragonów fiskalnych opisanych jedynie poprzez wskazanie celu i trasy podróży - wydatki na przejazdy pracowników Spółki taksówkami nie będą stanowiły dla Spółki kosztów uzyskania przychodów (...)" Podobne stanowiska w tej sprawie zajmowały również w swoich postanowieniach: Pierwszy Wielkopolski US w Poznaniu (sygn. ZD/406-68/CIT/05), Drugi Mazowiecki US (sygn. 1472/ROP1/423-30/109/06/MG) czy na przykład Pierwszy US Warszawa Śródmieście (sygn. 1435/DP1/423-116/05/MP) .

Wnioski

Po pierwsze w przypadku posiadania przez firmę wydatków udokumentowanych paragonami za przejazdy taksówkami stosownym rozwiązaniem byłoby w takiej sytuacji wystąpienie do swojego urzędu o interpretację. Po drugie, aby uniknąć konfliktu z urzędem skarbowym, należy przede wszystkim poinstruować pracowników, by za przejazdy taksówkami żądali wystawienia faktury lub rachunku. Jeżeli jednak zdarzy się sytuacja, w której spółka będzie dysponować jedynie paragonem, to wówczas należy zadbać o uzupełnienie tego dokumentu o brakujące elementy, wymagane dla dowodu księgowego, oraz opis okoliczności uzasadniających poniesienie tego wydatku.

Podatek od towarów i usług

Odnośnie drugiego pytania sprawa jest prostsza. Zgodnie z zapisem określonym w art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT dokumentem uprawniającym do odliczenia VAT jest faktura VAT. Od tej zasady ustawodawca przewidział wyjątek i w § 20 rozporządzenia ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług określił katalog dokumentów, które traktowane są na równi z fakturą i w związku z tym również dają prawo do odliczenia podatku. Niestety nie ma wśród nich paragonów za przejazd taksówką, co oznacza, że wykazany na takim dokumencie podatek nie podlega odliczeniu.

Ewidencja w księgach rachunkowych na przykładzie

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.