Doradca Podatnika 35-36/2007 Rachunkowość

Justyna Grywińska
księgowa z licencją MF,
doradca podatkowym,
właścicielka biura księgowego

Jak należy księgować wynagrodzenia wypłacane pracownikom produkcyjnym z tytułu przysługujących im urlopów wypoczynkowych - czy księgować te wynagrodzenia bezpośrednio w koszty w miesiącach wypłaty, czy może odnosić na konto rozliczenia międzyokresowe kosztów.

Wśród kosztów ponoszonych przez jednostki gospodarcze mogą występować koszty, które dotyczą innego okresu niż ten, w którym koszty te zostały poniesione lub mogą dotyczyć wielu okresów sprawozdawczych. Do rozliczania tego typu kosztów służy konto "Rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Istnieją dwa główne powody, dla których należy prowadzić rozliczenia kosztów w czasie. Przede wszystkim rozliczenia międzyokresowe kosztów przeprowadza się w celu dokładnego ustalenia kosztów działalności przypadających na dany okres sprawozdawczy. Drugą ważną przesłanką stosowania rozliczania kosztów w czasie jest zachowanie współmierności ponoszonych kosztów i uzyskiwanych przychodów, co ma istotne znaczenie dla prawidłowego ustalenia wyniku finansowego jednostki gospodarczej.

Metodę ewidencji rozliczeń międzyokresowych kosztów powinien określać zakładowy plan kont każdej jednostki. Biorąc pod uwagę czas i charakter rozliczania kosztów, rozliczenia międzyokresowe dzieli się na: rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne oraz rozliczenia międzyokresowe kosztów bierne. Zgodnie z pytaniem w opracowaniu zostaną szczegółowo omówione bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów na przykładzie wynagrodzeń wypłacanych za urlopy wypoczynkowe.

Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów

Według ustawy o rachunkowości (art. 39 ust. 1) jednostka gospodarcza dokonuje czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą okresów sprawozdawczych następujących po okresie, w którym je poniesiono. Do czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów czynnych między innymi należy zaliczyć:

• prenumeratę czasopism,
• wydatki dotyczące badań sprawozdań finansowych,
• z góry opłacone czynsze i dzierżawy za najem lokali, maszyn i urządzeń oraz innego rodzaju opłaty, np. energii, wody,
• ubezpieczenia majątkowe,
• opłacone z góry podatki od środków transportu, nieruchomości, wieczyste użytkowanie,
• roczny odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
• koszty wdrożeń programów komputerowych oraz inne.

Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów

Zgodnie z art. 39 ust 2 ustawy jednostka gospodarcza dokonuje biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikający przede wszystkim:

• ze świadczeń wykonanych na rzecz jednostki przez kontrahentów jednostki, a kwotę zobowiązania można oszacować w sposób wiarygodny,
• z obowiązku wykonania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń wobec nieznanych osób, których kwotę można oszacować, mimo że data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana, w tym z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi za sprzedane produkty długotrwałego użytku.

Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów ujmuje się na stronie Ma konto "Rozliczenia międzyokresowe bierne kosztów" na zasadzie utworzenia rezerwy. Natomiast po stronie Wn tego konta ujmuje się pokrycie kosztów, na które na podstawie otrzymanego dokumentu źródłowego została utworzona rezerwa.

Ewidencja analityczna do konta "Rozliczenia międzyokresowe bierne kosztów" powinna pozwolić na wydzielenie poszczególnych tytułów rezerw tworzonych na koszty przyszłych okresów. Konto powinno wykazywać saldo kredytowe, które oznacza stan rezerw działalności operacyjnej. Do typowych biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów zalicza się:

• koszty niewykorzystanych urlopów pracowniczych wraz z obciążeniami ZUS, które przysługują pracownikom w danym roku obrotowym, lecz nie zostały wykorzystane,
• rezerwy na przewidywane koszty,
• koszty poniesionych napraw gwarancyjnych,
• usuwanie szkód górniczych i powodziowych,
• odsetki.

Do rozliczeń międzyokresowych biernych zaliczamy również niektóre elementy składowe płac. Są to między innymi wypłacane pracownikom wynagrodzenia za urlopy wypoczynkowe. W ciągu roku pracownikom przysługuje prawo do nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Pracownicy na ogół wykorzystują urlopy w miesiącach wakacyjnych, więc wypłaty wynagrodzeń za urlopy powodują wahania w jednostkowych kosztach wytworzenia produktów w poszczególnych miesiącach.

Dlatego też w jednostkach produkcyjnych koszty wynagrodzeń za urlopy pracowników bezpośrednio produkcyjnych należy rozliczać w czasie całego roku i odnosić odpowiednie stawki w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do urlopu. Rozliczanie wynagrodzeń za urlopy wypoczynkowe w czasie polega na ustaleniu miesięcznej stawki z tytułu wynagrodzeń za urlopy, która zostanie odniesiona w koszty.

Stawkę tę można obliczyć następująco: planowane roczne wynagrodzenia za urlopy podzielić przez 12 miesięcy, a następnie należy obliczyć narzut procentowy planowanych rocznych wynagrodzeń za urlopy do planowanych płac pracowników bezpośrednio produkcyjnych za czas efektywnie przepracowany. Wyjaśnienia dokonano na poniższym przykładzie.



Gdy planowane wykorzystanie urlopów będzie zgodne z rzeczywistym wykorzystaniem urlopów, to na stronę Wn konta "Rozliczenia międzyokresowe bierne kosztów" w ciągu poszczególnych miesięcy całego roku zostanie zaksięgowana kwota 25 000 zł. Natomiast ze strony Ma tego konta zostania odniesiona w ciężar konta "Koszty wydziałowe" również kwota 25 000 zł. n

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.