Doradca Podatnika 37-38/2007 Rachunkowość

Justyna Grywińska
księgowa z Licencją MF,
właścicielka Biura Księgowego,
członek Stowarzyszenia Księgowych w Polsce

Zajmujemy się wynajmem powierzchni biurowych, posiadamy dość dużą liczbę środków trwałych, budynki, garaże itp. Ponadto cały czas budujemy nowe obiekty, wydatki związane z budową nowych obiektów księgujemy na kocie "Środki trwałe w budowie" na podstawie rachunków i faktur. Część pracy przy budowie wykonują nasi pracownicy, a zatem ich wynagrodzenie powinno zwiększyć wartość początkową środka trwałego. Zwracamy się z prośbą o wskazanie, na podstawie jakich dokumentów dokonać rozliczeń wynagrodzeń, czy ma to być na podstawie listy płac, czy innego dokumentu? Jak rozliczyć wartość pracy w przypadku, gdy np. w danym miesiącu pracownicy wykonywali prace przy budowie kilku środków trwałych? Jak udokumentować, że robotnicy pracowali konkretną liczbę dni przy danym środku trwałym?

Przez środki trwałe w budowie zgodnie z art. 3 ust 1 pkt 16 ustawy o rachunkowości rozumie się zaliczane do aktywów trwałych środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego.

Na koszty budowy środka trwałego składają się między innymi: cena dokumentacji projektowej, cena nabycia gruntów wraz z przygotowaniem terenu, koszty budowy budynków, koszty nadzoru budowlanego, odsetki, prowizje, różnice kursowe od zaciągniętych kredytów i zobowiązań w okresie realizacji budowy, naliczony podatek VAT - jeśli nie może być odliczony. Możemy wymieniać tu jeszcze innego rodzaju koszty, w zależności od tego, jaki powstanie środek trwały. Są to koszty, które bezpośrednio lub pośrednio można przypisać do określonych działań jednostki, których celem jest stworzenie nowych środków trwałych.

Rozliczanie kosztów wspólnych

Gdy firma prowadzi budowę jednego środka trwałego, to wszystkie poniesione koszty na ten obiekt stanowią wartość tego środka trwałego. Natomiast w przypadku opisanym w pytaniu konieczne staje się rozliczanie kosztów wspólnych dla kilku środków trwałych. Rozliczanie to powinno nastąpić w sposób proporcjonalny do wysokości kosztów, które dają się bezpośrednio przypisać poszczególnym obiektom.

 Jednostka postępuje prawidłowo, odnosząc wartość pracy pracowników bezpośrednio zatrudnionych przy budowie nowych środków trwałych na konto "Środki trwałe w budowie". Po przekazaniu obiektu do użytkowania wszystkie związane z jego budową koszty, które zostały wstępnie zgromadzone na koncie 080 "Środki trwałe w budowie", zostają przeniesione na konto 010 "Środki trwałe". Jeżeli poniesione koszty dotyczą kilku obiektów realizowanej budowy, to wtedy na koszty środków trwałych w budowie składają się:

• koszty bezpośrednie, które są związane z wykonaniem danego obiektu, w tym praca pracowników, i można je w sposób bezpośredni odnieść na ten obiekt oraz
• koszty pośrednie, które dotyczą więcej niż jednego obiektu.

Wynagrodzenia oraz ich dokumentacja

Wynagrodzenie jest to ekwiwalent pieniężny za zużytą przez pracownika własną pracę wykonaną na rzecz danej jednostki. Wynagrodzenia pracowników zatrudnionych przy budowie nowych środków trwałych zaliczamy do kosztów bezpośrednio związanych z daną budową, ponieważ istnieje możliwość ich bezpośredniego odniesienia na dany obiekt. Do kosztów wytworzenia należy zaliczyć wartość poniesionych kosztów wynagrodzeń za pracę związaną z wytworzeniem danego środka trwałego.

Należałoby zatem prowadzić ewidencję jaka część wynagrodzeń pracowników przypadała na wytworzenie środka trwałego, np. na podstawie czasu pracy tych pracowników związanego z wytworzeniem środka trwałego. I tak do najistotniejszych dokumentów związanych z wynagrodzeniami pracowniczymi należą: - karty pracy (robocze), - karty zarobkowe, - karty zleceniowe. Karta pracy (robocza) jest to podstawowy dokument, który odzwierciedla pomiar pracy pracowników fizycznych. Dokument ten jest wystawiany na poszczególne operacje produkcyjne, zgodnie z procesem technologicznym.

Otrzymuje go ten pracownik, który daną operację ma wykonać. Karta pracy jest najczęściej stosowanym dokumentem wynagrodzeń szczególnie w przemyśle przetwórczym. Dotyczy z reguły jednej operacji produkcyjnej, a tym samym jednego pracownika, a zatem istnieje łatwość ustalania wysokości wynagrodzenia pracownika oraz wysokości kosztu wytwarzania danego produktu. Karta zarobkowa zawiera wszystkie prace (czynności) wykonane przez danego pracownika w ciągu pewnego okresu, przeważnie jest to okres dwóch tygodni lub miesiąc. Karty te prowadzone są zazwyczaj oddzielnie dla każdego pracownika.

Stosujemy je wówczas, gdy pracownik lub grupa pracowników wykonuje ciągle takie same czynności dotyczące wytwarzania danego produktu lub też miejsca pracy. Ustalone w karcie zarobkowej kwoty wynagrodzeń brutto stają się podstawą do sporządzenia listy płac. Karta zleceniowa w karcie tej ujmuje się czynności wykonywane przez określony zespół pracowników, np. przez brygadę. Karta ta ma zastosowanie wtedy, gdy kilku pracowników wykonuje jeden produkt lub usługę.

Prawidłowo prowadzona dokumentacja wynagrodzeń jest nieodzowna do opracowania: - listy płac, - kart wynagrodzeń oraz, - rozdzielników płac. Lista płac jest dokumentem księgowym stanowiącym podstawę do ewidencji księgowej wynagrodzeń i powinna być sporządzona zgodnie z wymogami przewidywanymi w art. 21 ust. 1 oraz art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości dla dowodów księgowych.

Prawidłowo sporządzona lista płac pracowników z tytułu umów o pracę powinna zawierać co najmniej następujące dane: nr listy płac i wskazanie okresu, jakiego dotyczy, nazwisko i imię pracownika, wynagrodzenie brutto (z uwzględnieniem podziału na poszczególne składniki wynagrodzenia, np. wynagrodzenie podstawowe, za czas niezdolności do pracy, dodatkowe); koszty uzyskania przychodu, kwotę podatku dochodowego od osób fizycznych do przekazania do urzędu skarbowego, kwoty składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne do przekazania na rzecz ZUS, wynagrodzenie netto (do wypłaty), pokwitowanie odbioru kwoty wynagrodzenia netto przez pracownika (w przypadku wypłaty gotówką), datę sporządzenia listy płac, podpis osoby ją sporządzającej, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania listy płac do ujęcia w księgach rachunkowych oraz podpis osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie i dekretację.

Karty wynagrodzeń służą do ustalania miesięcznego lub dwutygodniowego zarobku pracownika, sporządzane są na podstawie kart pracy lub kart zleceń. Zapisy na kartach wynagrodzeń następują na bieżąco, w miarę napływu kart pracy lub kart zleceń. Po zakończeniu okresu obrachunkowego można obliczyć wynagrodzenie brutto.


Rozdzielnik płac jest to dokument, który służy do podziału w jednostkach produkcyjnych wynagrodzeń według komórek organizacyjnych to jest według miejsc pracy oraz celu wykonywanej pracy. Jest sporządzany na podstawie kart pracy, kart zleceń oraz list pracowników administracyjno-biurowych. Wynagrodzenia brutto zostają pogrupowane według komórek organizacyjnych lub wytwarzanych produktów.

Należy zaznaczyć, iż stosowane w praktyce rozwiązania dokumentacji pracy oraz wynagrodzeń w praktyce mogą być dostosowane i modyfikowane do wymogów danej jednostki, uwzględniając specyfikę potrzeb. Wynagrodzenia pracowników bezpośrednio zatrudnionych przy budowie środka trwałego można ujmować zarówno na kartach pracy, zarobkowych jak i zleceń w zależności od wykonywanych czynności i powierzanych obowiązków, a następnie przenosić na odpowiednie dokumenty stanowiące podstawę do księgowania.

Rozwiązanie księgowe

Ewidencja księgowa wynagrodzeń oraz rozrachunków z tytułu wynagrodzeń służy zarówno do ustalenia całkowitej wysokości wynagrodzeń pracowniczych oraz poszczególnych ich składników należnych pracownikom, jak też łącznej kontroli sumy wynagrodzeń i ich części składowych. Operacje te można przeprowadzać i kontrolować za pośrednictwem konta 250 "Rozliczenie wynagrodzeń". Konto to spełnia dwa podstawowe zadania:

• ułatwia kontrolę kwot wypłaconych pracownikom z różnych tytułów - należy wtedy prowadzić dodatkowo konta analityczne np. dla poszczególnych rodzajów środków trwałych w budowie i odnosić bezpośrednio na dane środki trwałe w budowie
• ułatwia i umożliwia ujęcie ogólnej sumy wynagrodzeń oraz zaewidencjonowanie ich na właściwe konta księgowe.

Również konto 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" służy do ewidencji wynagrodzeń. Jego szczegółowa ewidencja powinna zapewnić danej jednostce rozliczenie wynagrodzeń z podziałem na poszczególne ich rodzaje, np. wynagrodzenia z umów o pracę, umów zlecenia o dzieło oraz inne. Ponadto ewidencja ta powinna stanowić podstawę do obliczenia obciążeń wynagrodzenia z tytułów publiczno-prawnych (ZUS, urząd skarbowy).

Konto 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" wykazuje przeważnie saldo Ct (kredyt), które oznacza stan zobowiązań wobec pracowników z tytułu wynagrodzeń, w tym niepodjętych wynagrodzeń. Może również wykazywać saldo Dt (debet), które oznacza wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń.

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.