Doradca Podatnika 37-38/2007 Ubezpieczenia

Jak donosi prasa, przedsiębiorcy nie wiedzą, czy ZUS wystawia prawdziwe zaświadczenia. Płatnicy składek ubezpieczeniowych otrzymują z ZUS zaświadczenia, że nie mają wobec niego zaległości. Nierzadko okazuje się jednak, że to nieprawda. Wszystko dlatego, że system informatyczny ZUS ciągle ujawnia i wyjaśnia braki na kontach płatników powstałe w pierwszych trzech latach reformy ubezpieczeń społecznych.

Nieświadomy przedsiębiorca

Przykładem może być przedsiębiorca, który od 1997 r. pracował na pół etatu i jednocześnie prowadził firmę ze względu na to, że za mało zarabiał na etacie, powinien opłacać składki również z działalności gospodarczej na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Nie wiedział o tym i składek nie płacił, więc zaległości narobiło się na kilkadziesiąt tysięcy złotych.

Nieznajomość przepisów nie zwalnia od odpowiedzialności, ale problem w tym, że przedsiębiorca dwa razy występował do ZUS o zaświadczenie o niezaleganiu z należnościami z tytułu składek i dwukrotnie je otrzymał. Dopiero za trzecim razem (w 2006 r.) ZUS przesłał wyliczenie z zaległą kwotą. Wynikało z niego, że zaległość w składkach dotyczy również okresu sprzed wydania pierwszego zaświadczenia o braku zaległości składkowych. Do należności za okres od 1999 r. do 2006 r. ZUS doliczył odsetki. Kwota szła w dziesiątki tysięcy złotych. Zaświadczenie może się szybko dezaktualizować.

Zdezorientowany ZUS

ZUS twierdzi, że może się tak zdarzyć przez błędne dane wprowadzone do systemu informatycznego w pierwszych latach reformy. Zdaniem ZUS przedsiębiorcy powinni więc pamiętać, że zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami potwierdza stan na dzień jego wydania. Rozliczenia ustalane są na podstawie zaewidencjonowanych w systemie informatycznym ZUS danych z prawidłowo wypełnionych i przekazanych przez płatnika dokumentów rozliczeniowych, jak też zidentyfikowanych i zaewidencjonowanych wpłat na jego koncie rozliczeniowym, do dnia wydania zaświadczenia. Później może się okazać zupełnie co innego.

Przyczyny rozbieżności

ZUS wyjaśnia, że jeśli po wydaniu zaświadczenia zmienią się okoliczności (np. płatnik złoży korekty dokumentów lub ZUS wyda decyzję o podleganiu ubezpieczeniom), to i dane w prowadzonych ewidencjach mogą się zmienić. Również gdy ZUS wyda decyzję np. o obowiązku ubezpieczenia i opłacania składek, to jej finansowe skutki zostaną uwzględnione dopiero po jej uprawomocnieniu. Z tych więc powodów powstają różnice między treścią wydanego zaświadczenia a stanem konta płatnika składek. Dane na nim zmieniają się bowiem na podstawie dokumentów złożonych po wydaniu zaświadczenia. W takiej sytuacji ZUS ma obowiązek wydania nowego zaświadczenia lub decyzji potwierdzających prawidłowy stan.

Stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej

W odpowiedzi na interpelację nr 7831 w sprawie zaświadczeń o niezaleganiu z należnościami wystawianych przez ZUS, Podsekretarz stanu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej Romuald Poliński stwierdził, że podstawowym warunkiem zamknięcia rozliczeń z tytułu składek na kontach poszczególnych płatników jest spełnienie kryteriów pełnej identyfikacji dokumentów zgłoszeniowych do ubezpieczenia - zarówno ubezpieczonego, jak i płatnika składek, dokumentów rozliczeniowych (deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne przesyłane za każdego ubezpieczonego), a także zgodność danych umieszczonych w dokumencie płatniczym oraz faktyczne przekazanie środków do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Cykl pełnej procedury naprawczej, począwszy od powiadamiania przez ZUS, a następnie dokonania przez płatników korekty danych oraz przetworzenia tych korekt, jest długotrwały (liczony w miesiącach), stąd wynikają odległe terminy naprawy błędów w dokumentach. Zakład dokonuje zatem zamknięcia rozliczenia składek na koncie płatnika, jeśli złożone zostały poprawne dokumenty i zostały opłacone składki. Chodzi jednak nie tylko o to, aby złożony komplet rozliczeniowy był poprawny, ale również o to, aby wcześniej zostały dokonane prawidłowe zgłoszenia zarówno płatnika składek, jak i jego ubezpieczonych.


Niestety bardzo często nieprawidłowości w dokumentacji ubezpieczeniowej, które skutkują opóźnieniami w rozliczeniu kont płatników składek, są wynikiem błędów samych płatników lub instytucji pośredniczących (banki, poczta), tak więc najczęściej nie wynikają one z winy ZUS.

Ze względu na konieczność przeprowadzania postępowań wyjaśniających w bardzo dużej liczbie spraw, wydłuża się okres ich załatwiania. Zakład dokłada wszelkich starań, aby ten okres maksymalnie skrócić i z reguły w takich sytuacjach podejmuje właściwe działania w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

Rada - przerzucić odpowiedzialność na ubezpieczonego

W piśmie pokreślono, iż żaden przepis odrębny ani też żaden przepis ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74, ze zm.) nie zobowiązuje Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do wydawania płatnikom zaświadczeń o wysokości zobowiązań składkowych lub też o braku zaległości w tym zakresie. Fakt, że płatnicy zwracają się do ZUS w tych sprawach, wynika natomiast z przepisów odrębnych (np. procedur kredytowych lub przetargowych).

W dobrze pojętym interesie zainteresowanych płatników składek, starających się o wydanie zaświadczeń o braku zaległości z tytułu zobowiązań składkowych, jest więc przedkładanie organowi ZUS wydającemu zaświadczenie kompletu dokumentów potwierdzających (bezpośrednio lub pośrednio) brak zaległości składkowych, zwłaszcza że ze względu na opisane wcześniej okoliczności (najczęściej niezależne od ZUS), w zależności od okresu jaki ma obejmować wnioskowane zaświadczenie, mogą jeszcze nie być zakończone rozliczenia na koncie danego płatnika.

Ponadto w piśmie podkreślono, że należy zauważyć, że ZUS przy rozpatrywaniu wniosku o wystawienie płatnikowi zaświadczenia o braku zaległości składkowych kieruje się informacjami zapisanymi na koncie płatnika w chwili składania przez niego wniosku. Tak więc pytając ZUS, miejmy świadomość, że uzyskana odpowiedź może w cale nie być zgodna z aktualnym stanem faktycznym i traktujmy ją z pewną dozą "ograniczonego zaufania".

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.