Doradca Podatnika 40-41/2007 Rachunkowość

Beata Piotrowska
główny specjalista w Biurze Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego

Jesteśmy spółką z o.o. Wspólnicy naszej firmy udzielili spółce pożyczki. Jak powinna wyglądać ewidencja księgowa związana z tym zdarzeniem w naszych księgach rachunkowych?

Udzielenie spółce pożyczki przez jej udziałowca podlega regulacjom ustawy Kodeks cywilny. Mimo iż ustawodawca nie przewidział dla umowy pożyczki szczególnej formy, to zgodnie z art. 720 § 2 k.c. istnieje obowiązek potwierdzenia umowy pożyczki na piśmie, w sytuacji gdy jej wartość przekracza 500 zł. Należy pamiętać, że forma pisemna umowy zastrzeżona jest wyłącznie dla celów dowodowych.

Umowa pożyczki może więc zostać zawarta w dowolnej formie, również ustanie, jednak niedochowanie zwykłej formy pisemnej może spowodować istotne ograniczenia dowodowe na fakt zawarcia takiej umowy. Co do terminu zwrotu pożyczki, to może być on określony przez strony w umowie pożyczki np. jako konkretna data w przyszłości. Jeżeli taki termin nie został ustalony, spółka będzie zobowiązana do zwrotu wartości pożyczki, z ewentualnym oprocentowaniem, w terminie 6 tygodni po wypowiedzeniu przez udziałowca, o czym stanowi art. 723 k.c. Otrzymane od udziałowców pożyczki ewidencjonuje się na koncie "Pozostałe rozrachunki". W ciągu roku pożyczki te są wykazywane w księgach w wartości nominalnej z dnia ich otrzymania (art. 28 ust. 11 pkt 2 uor). Natomiast na dzień bilansowy takie zobowiązania wyceniane są w kwocie wymagającej zapłaty, czyli powiększone o należne odsetki (art. 28 ust. 1 pkt 8 uor).

Typowe operacje księgowe związane z otrzymanie od udziałowca pożyczki są następujące: 1. Wpływ na rachunek bankowy lub do kasy kwoty otrzymanej pożyczki: Wn konto "Rachunek bieżący", "Kasa" Ma konto "Pozostałe rozrachunki";

2. Naliczenie należnych pożyczkodawcy odsetek: a) od pożyczki zaciągniętej na finansowanie budowy środka trwałego (do momentu przekazania inwestycji do używania) Wn konto "Środki trwałe w budowie" Ma konto "Pozostałe rozrachunki",

a) od pożyczki zaciągniętej na finansowanie bieżącej działalności oraz naliczone po przekazaniu środka trwałego do używania: Wn konto "Koszty finansowe" Ma konto "Pozostałe rozrachunki";

3. Spłata pożyczki wraz z odsetkami (po potrąceniu zryczałtowanego podatku dochodowego od wypłacanych odsetek): Wn konto "Pozostałe rozrachunki" Ma konto "Rachunek bieżący", "Kasa";

4. Potrącenie zryczałtowanego podatku dochodowego od kwoty wypłacanych odsetek: Wn konto "Pozostałe rozrachunki" Ma konto "Rozrachunki publicznoprawne";

5. Umorzenie kwoty pożyczki: Wn konto "Pozostałe rozrachunki" Ma konto "Pozostałe przychody operacyjne";

6. Zamiana pożyczki na udziały: a) przeksięgowanie zobowiązania z tytułu zaciągniętej pożyczki wraz z naliczonymi odsetkami, w dniu podjęcia uchwały: Wn konto "Pozostałe rozrachunki" Ma konto "Pozostałe rozrachunki", b) zaksięgowanie podwyższenia kapitału zakładowego o kwotę pożyczki wraz z odsetkami, pod datą wpisu do rejestru sądowego: Wn konto "Pozostałe rozrachunki" Ma konto "Kapitał zakładowy".

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.