Doradca Podatnika 40-41/2007 Ubezpieczenia

Przepisy ustalają różne okresy przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. Formularze przekazane do ZUS elektronicznie płatnicy muszą też trzymać w formie papierowej.

Zasadniczo dokumenty ubezpieczeniowe przechowujemy tak długo, ile trwa okres przedawnienia. Ma to bardzo istotne znaczenie, gdyż do momentu przedawnienia stanowią one ewentualny dowód w sporze z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Płatnicy mają obowiązek gromadzenia formularzy składanych zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Dokumenty wysyłane przez internet muszą magazynować także w ich wersji papierowej z podpisami płatnika lub osoby działającej w jego imieniu oraz ubezpieczonego.

Warto zwrócić uwagę, że ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych wskazuje różne okresy przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych w zależności od ich rodzaju. Dokumenty ubezpieczeniowe dzielimy je na: zgłoszeniowe, rozliczeniowe, płatnicze. Dokumenty zgłoszeniowe - przechowuj 5 lat Zgodnie z art. 36 ust. 8 ustawy elektroniczne zgłoszenia do ZUS do ubezpieczeń społecznych z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej przechowujemy przez pięć lat. Gromadzimy je, oczywiście, w formie papierowej, podpisane przez ubezpieczonego oraz przez płatnika bądź osobę działającą w jego imieniu.

Choć przepis ten dotyczy właściwie tylko druków przekazywanych w formie elektronicznej, uznać należy że taki sam okres obowiązuje płatnika także w stosunku do dokumentów w formie papierowej, czyli pięć lat. Dokumenty rozliczeniowe - 10 lat Płatnicy są również zobowiązani przechowywać kopie przekazywanych do ZUS deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących.

Tu obowiązuje okres - dziesięć lat od daty ich przesłania. Wynika tak z art. 47 ust. 3c ustawy. Dotyczy to zarówno formularzy przekazywanych elektronicznie, jak i na papierze. Dziesięć lat liczy się od chwili ich faktycznego przesłania do ZUS. W przypadku gdy płatnik dokona korekty danych zawartych w deklaracji czy imiennych raportach po trzech latach od daty ich złożenia, okres przedawnienia liczymy od daty ich przesłania.

Dokumenty płatnicze - 10 lat

Dokumenty płatnicze, to dokumenty potwierdzające uiszczenie składek. Ustawa nie określa jednak okresu ich przechowywania. Należy jednak podkreślić, że przechowywanie takich dokumentów odpowiednio długo leży w interesie płatnika (w celach dowodowych). Zatem należałoby uznać, że trzymanie dokumentów płatniczych powinno mieć miejsce tak samo długo, jak rozliczeniowych, czyli przez dziesięć lat.

Jednak okres 10-letni nie chroni dostatecznie płatnika. Ustawa przewiduje bowiem przerwanie czy zawieszenie biegu terminu przedawnienia. Zobowiązania z tytułu składek mogą więc ulec przedawnieniu dopiero po 20 latach. Dlatego też takie dokumenty przechowywać należy do czasu przedawnienia zobowiązań, których one dotyczą, nawet do 20 lat.