Doradca Podatnika 42-43/2007 Obrót gospodarczy

Radosław Owczarkowski
specjalista od prawa gospodarczego w Internetowej Kancelarii Prawnej Twojeprawo.pl

Jestem wspólnikiem jednoosobowej spółki z o.o., a zarazem jej prezesem i jedynym członkiem zarządu. Chcę ustanowić jednego z pracowników spółki jej pełnomocnikiem, ponieważ sam nie jestem w stanie załatwiać wszystkich spraw związanych z obsługą spółki i jej reprezentacją. Chciałbym się dowiedzieć, w jakiej formie udzielić pełnomocnictwa i jak powinno ono brzmieć. Jakie będą konsekwencje prawne udzielenia pełnomocnictwa, co pełnomocnik będzie mógł zrobić bez mojej wiedzy i w jaki sposób będę mógł ewentualnie pozbawić go tych uprawnień?

Spółka z o.o., jak każda osoba prawna, może ustanowić pełnomocnika, zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego. Udzielenie pełnomocnictwa jest jednostronną czynnością prawną organu uprawnionego do reprezentacji spółki, czyli jej zarządu. Pełnomocnictwo jest upoważnieniem do dokonywania czynności prawnych w imieniu mocodawcy.

Warto podkreślić, że jest to wyłącznie upoważnienie. Pełnomocnik ma prawo dokonywania czynności prawnych w imieniu mocodawcy, ale z prawa tego wcale nie musi korzystać. Dopiero sprzężenie pełnomocnictwa z jakimś stosunkiem o charakterze zobowiązaniowym (umowa o pracę, umowa zlecenia, kontrakt menedżerski) może dać rezultat w postaci jednoczesnego upoważnienia i zobowiązania do działania określonego rodzaju. Na podstawie przepisów kodeksu cywilnego wyróżniamy trzy rodzaje pełnomocnictwa:

• ogólne - do wszystkich czynności zwykłego zarządu,
• szczególne - do poszczególnych, konkretnie określonych czynności,
• rodzajowe - do czynności określonego rodzaju.

Dla opisanych przez Czytelnika celów najbardziej odpowiednim rodzajem pełnomocnictwa wydaje się pełnomocnictwo ogólne. Stanowi ono bowiem umocowanie do dokonywania wszelkich czynności prawnych mieszczących się w zakresie tzw. zwykłego zarządu spółką. Zwykłym zarządem spółką jest np. zawieranie wszystkich standardowych, normalnie zawieranych przez spółkę umów z jej klientami, zawieranie umów pracowniczych, umów związanych np. z bieżącym remontem budynków spółki, naprawą samochodów.

Czynnościami przekraczającymi zakres zwykłego zarządu, czyli wykraczającymi poza kompetencje pełnomocnika posiadającego pełnomocnictwo ogólne, są np. remont generalny budynków spółki, sprzedaż budynków spółki, umowa, która zobowiązuje spółkę do znaczącego, w stosunku do rozmiarów prowadzonej przez nią działalności, zaangażowania finansowego.

Dokonanie takich czynności przez pełnomocnika jest możliwe tylko w razie udzielenia mu pełnomocnictwa szczególnego (do konkretnej, jednostkowej czynności) albo rodzajowego (do czynności określonych rodzajowo). Jeżeli pełnomocnik dokona czynności z przekroczeniem swojego umocowania, to umowa będzie nieważna, chyba że zostanie potwierdzona przez zarząd spółki. Spółka może mieć jednocześnie wielu pełnomocników.

W zasadzie każdy z ustanowionych pełnomocników działa osobno, niezależnie od pozostałych. Mocodawca - spółka - może jednak, dla zwiększenia bezpieczeństwa, ustanowić pełnomocników łącznych, którzy tylko wspólnie będą mogli ją reprezentować. Takie rozwiązanie musi znajdować swoje potwierdzenie w treści udzielonych pełnomocnictw. Również z wyraźnie wyrażonej w treści pełnomocnictwa woli mocodawcy może wynikać uprawnienie pełnomocnika do ustanawiania kolejnych pełnomocników.

Zasadą jest, że pełnomocnictwo nie wymaga żadnej szczególnej formy, czyli może być udzielone w każdy sposób, w tym choćby ustnie. Istnieją jednak znaczące wyjątki od tak sformułowanej zasady. Mianowicie pełnomocnictwo ogólne wymaga zawsze formy pisemnej, i to pod rygorem nieważności.

Ponadto w sytuacji, gdy mocodawca chce upoważnić pełnomocnika do dokonania czynności, dla której przewidziana jest forma szczególna pod rygorem nieważności, pełnomocnictwo powinno być dokonane w tej samej formie szczególnej. Jeżeli np. przedmiotem działania pełnomocnika w imieniu spółki ma być zbycie czy nabycie nieruchomości, pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie aktu notarialnego, bo sama umowa przeniesienia własności nieruchomości musi przyjąć taką formę pod rygorem nieważności.

Mimo braku takiego obowiązku prawnego warto jednak z przyczyn praktycznych udzielać każdego rodzaju pełnomocnictwa w formie pisemnej, określając dokładnie, do jakich czynności upoważnia się pełnomocnika. Pełnomocnictwo wygasa wraz ze śmiercią mocodawcy lub pełnomocnika. Jeżeli było udzielone na określony czas, to wygasa wraz z upływem tego czasu. Pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane poprzez jednostronną czynność prawną mocodawcy. Mocodawca nie jest zobligowany do podawania przyczyn swojej decyzji.


Warto wspomnieć również, że spółka z o.o. ma możliwość powołania szczególnego rodzaju pełnomocnika, jakim jest prokurent. Prokurent tym różni się od "zwykłego" pełnomocnika, że jest ujawniany w KRS, a zakres jego kompetencji jest określony ustawowo w sposób bezwzględny. Zarząd spółki nie ma tym samym możliwości ograniczenia zakresu kompetencji prokurenta ze skutkiem dla osób trzecich. Wzory pism


                                                                                                    ................dnia .......................

Działając w imieniu spółki .......................... z siedzibą w ............................, udzielam (imię i nazwisko)................................., zamieszkałemu w ..................................................................., legitymującemu się dowodem osobistym serii...... nr................ pełnomocnictwa do reprezentowania i zaciągania zobowiązań w imieniu spółki ..................................................


............................................................
(podpis/podpisy - gdy reprezentacja łączna)

---

                                                                                          ......................., dnia .......................

Działając w imieniu spółki ..................................... z siedzibą w .............................., udzielam (imię i nazwisko)............................................., zamieszkałemu w .................................................................., legitymującemu się dowodem osobistym serii.......... nr..................... pełnomocnictwa do zbycia należącej do spółki ............................. nieruchomości położonej we Wronkach, ul. Długa 3a.


...............................................................
(podpis/podpisy - gdy reprezentacja łączna)

---

Działając w imieniu spółki ................................... z siedzibą w ................................, udzielam (imię i nazwisko)................................., zamieszkałemu w ..............................................................., legitymującemu się dowodem osobistym serii.......... nr................ pełnomocnictwa do reprezentowania spółki .......................... we wszystkich sprawach związanych z nabywaniem przez spółkę ...................... nieruchomości rolnych na terenie województwa dolnośląskiego.

 ........................................................
(podpis/podpisy - gdy reprezentacja łączna)

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.