Doradca Podatnika 44-45/2007 Rachunkowość

Beata Piotrowska
główny specjalista w Biurze Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego

Jak postąpić z dokumentami księgowymi, kiedy upłynie obowiązkowy termin ich przechowywania?

W zakresie przechowywania i ochrony danych część uregulowań, które powinny się znaleźć w opisie przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości, zawiera ustawa o rachunkowości. Zgodnie z art. 74 ust. 1 oraz ust. 2 pkt 1-8 uor jednostkę obowiązują odpowiednie terminy przechowywania zbiorów, na które składają się: dokumentacja określona w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe. Szczegółowe informacje w zakresie przechowywania dokumentów przedstawia poniższa tabela. Okresy przechowywania poszczególnych dokumentów księgowych oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą (art. 74 ust. 3 uor).


Ustawodawca nie uregulował kwestii postępowania z dokumentami księgowymi po upływie obowiązującego okresu przechowywania. Należy jednak podkreślić, że pomimo określenia w uor minimalnego okresu przechowywania niektórych grup dokumentów jako krótszego niż 5 lat, w wielu przypadkach, ze względu na technikę ich przechowywania, nie jest celowe wycofywanie dokumentów z archiwum zakładowego i przekazywanie ich do likwidacji w terminach wcześniejszych niż 5 lat.

Jeżeli tych kwestii nie regulują przepisy ustawowe, decyzję o okresach przechowywania dłuższych niż wymagane w uor - co jest dopuszczalne - podejmuje jednostka. Należy pamiętać, że likwidacja przechowywanych zbiorów powinna zostać przeprowadzona w taki sposób, by zniszczone dokumenty nie stały się źródłem informacji dla osób niepowołanych.

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.