Doradca Podatnika 46-47/2007 Rachunkowość

Justyna Grywińska
księgowa z licencją MF,
właścicielka Biura Księgowego, doradca podatkowy

Jak ująć niedobór materiałów ujawniony w toku inwentaryzacji? Zaznaczam, że nie pociągnięto pracownika do odpowiedzialności.

Zasady przeprowadzania inwentaryzacji, czyli między innymi termin, przedmiot oraz sposób dokumentowania inwentaryzacji, są określone w art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości. Inwentaryzacja może wykazać zarówno niedobory, jak i nadwyżki. Aby rozliczyć różnice inwentaryzacyjne, należy najpierw ustalić przyczynę ich powstania oraz przeanalizować, z czego wynikają.


Zadanie to należy do komisji inwentaryzacyjnej. Na pierwszym etapie komisja inwentaryzacyjna dokonuje klasyfikacji różnic. Jest to pomocne w późniejszym księgowym rozliczeniu wyników inwentaryzacji. Dość często zdarza się ujawnienie braków. Istotne jest wtedy określenie, czy były one zawinione, czy niezawinione, gdyż od tego zależy sposób ich ewidencji księgowej. Niedobory niezawinione powstają w wyniku zdarzeń niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych, np. w wyniku błędów w dokumentacji, niedokładności urządzeń pomiarowych, zdarzeń losowych itp.

Niedobory zawinione powstają z winy osób materialnie odpowiedzialnych lub innych osób i mogą być spowodowane niedbalstwem, nienależytym zabezpieczeniem, nadużyciami. Po starannym zbadaniu sytuacji komisja inwentaryzacyjna przedstawia swoją propozycję ewentualnych roszczeń wobec osoby materialnie odpowiedzialnej. Wysokość roszczenia ustala kierownik jednostki.


Jeżeli osoba uznana za winną wyraża zgodę na pokrycie kosztów utraconego mienia, mówi się o niedoborze bezspornym, natomiast w sytuacji odwrotnej powstają niedobory sporne. Właściciel mienia może skierować spór na drogę sądową, będzie to wtedy niedobór dochodzony, albo zastosować sankcje przewidziane w regulaminie wewnętrznym lub pogodzić się z poniesieniem straty, co powoduje niedobór niedochodzony.

Rozliczenie niedoborów będzie dokonywane za pomocą konta 264 "Rozliczenie niedoborów", w połączeniu z różnymi innymi kontami w zależności od przyczyn powstania niedoboru. Rodzaje ewidencji księgowej w zależności od tego, z jakim niedoborem mamy do czynienia: Jeżeli niedobór uznano za niezawiniony

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.