Jeśli pracodawca rozwiązuje umowę o pracę z pracownikiem, powinien sporządzić informację PIT-11  i przekazać ją podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, w terminie do dnia 15 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrana została ostatnia zaliczka.

Zdarzają się sytuacje, że pracodawca zatrudnia pracownika, zwalnia go a następnie ponownie zatrudnia. Może powstać wówczas wątpliwość w zakresie obowiązku sporządzania informacji PIT-11. W praktyce zdarzają się trzy sytuacje. Pierwsza z nich ma miejsce wówczas, gdy pracownik pracuje w danym roku kalendarzowym przez kilka miesięcy, po czym następuje rozwiązanie stosunku pracy. Po kilku tygodniach pracodawca ponownie nawiązuje stosunek pracy z tą samą osobą. W takiej sytuacji przerwa w zatrudnieniu tego pracownika nie przekracza jednego miesiąca, a w każdym miesiącu istnieje obowiązek przekazywania do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Czy wówczas pracodawca ma obowiązek przekazania informacji PIT-11 i w jakim terminie?

Kolejna sytuacja jaka może mieć miejsce: pracownik pracuje przez kilka miesięcy w danym roku kalendarzowym, po czym następuje rozwiązanie stosunku pracy. Po kilku miesiącach pracodawca ponownie zatrudnia tego pracownika. W takim przypadku spółka przekazuje informację PIT-11 do urzędu skarbowego, w myśl art. 39 ust. 2 w miesiącu następującym po miesiącu, w którym została pobrana ostania zaliczka na podatek dochodowy. Może powstać wątpliwość czy w drugiej opisanej sytuacji, pracodawca obowiązany jest do złożenia dwóch informacji PIT-11 za dany rok: pierwszej obejmującej okres trwania pierwszego stosunku pacy w terminie do dnia 15 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik otrzymał ostatnie wynagrodzenie z pierwszego stosunku pracy, a następnie drugiej informacji PIT-11 obejmującej okres trwania drugiej umowy o pracę?

Trzeba podkreślić, że jeżeli obowiązek poboru przez płatników zaliczek na podatek ustał w ciągu roku, płatnicy są zobowiązani sporządzić wspomnianą informację  i przekazać ją podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, w terminie do dnia 15 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrana została ostatnia zaliczka (z zastrzeżeniami).

Jeżeli podatnik był zatrudniony przez cały rok podatkowy na umowę o pracę, płatnik jest zobowiązany sporządzić jedną informację obejmującą cały okres zatrudnienia. Natomiast w sytuacji, gdy z pracownikiem zostanie rozwiązana umowa o pracę, to pracodawca ma obowiązek po rozwiązaniu umowy o pracę, do dnia 15 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrana została ostatnia zaliczka, sporządzić informację PIT-11.

Zatem w pierwszej z opisanych sytuacji,  obowiązek poboru zaliczek od wynagrodzenia pracownika ustał – w związku z rozwiązaniem stosunku pracy – w trakcie roku, a zatem pracodawca winien wystawić informację PIT-11 do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrana została ostatnia zaliczka, obejmującą okres trwania pierwszego stosunku pracy.

Jednakże ponowne nawiązanie w tym samym roku stosunku pracy z pracownikiem, spowoduje, obowiązek wystawienia drugiej informacji PIT-11 do końca lutego roku następującego po roku podatkowym obejmującą okres zatrudnienia danego pracownika na podstawie drugiego stosunku pracy.

Nie ma przy tym znaczenia fakt, że nawiązanie nowego stosunku pracy nastąpiło w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozwiązano poprzedni stosunek pracy. Obowiązek ten zaistnieje również w drugiej z opisanych sytuacji.

Może mieć miejsce jeszcze jedna sytuacja- pracownik świadczy pracę na podstawie umowy o pracę i jednocześnie wykonuje usługi na podstawie umowy zlecenia. W trakcie roku rozwiązuje się stosunek pracy, a stosunek cywilno-prawny, trwa nieprzerwanie. Wówczas płatnik wypłacający w roku podatkowym podatnikowi przychody ze stosunku pracy oraz przychody z umowy zlecenia, sporządza dwie informacje PIT-11, jedną w terminie do dnia 15 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrana została ostatnia zaliczka i ujmuje w niej tylko przychody ze stosunku pracy i drugą w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym obejmującą całość przychodów uzyskanych z umowy zlecenia w danym roku podatkowym. Warto dodać, że podobne stanowisko przedstawiły organy skarbowe w interpretacjach: nr ILPB1/415-392/08-2/AK oraz nr ILPB1/415-392/08-4/AK z 5 września 2008 r.