Pracodawcy tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych muszą skorygować liczbę zatrudnionych zaplanowaną na bieżący rok i ustalić przewidywany stan zatrudnienia na rok następny

Zbliża się koniec roku. Oznacza on zwiększoną liczbę obowiązków dla przedsiębiorców i pracodawców. Jednym z nich są wyliczenia związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych. Pracodawcy, którzy tworzą taki fundusz muszą najpóźniej do dnia 31 grudnia br. skorygować planowaną na dany rok przeciętną liczbę zatrudnionych do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie za dany rok kalendarzowy. Taka planowaną liczbę pracowników mieli oni obowiązek ustalić na początku roku. Oznacza to, że po dokonaniu korekty dotyczącej bieżącego roku, pracodawcy muszą całą procedurę rozpocząć od nowa i ustalić planowaną na nowy rok przeciętną liczbę zatrudnionych.

Przypomnijmy, że przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nakładają na pracodawców obowiązek przekazania środków na ten fundusz w dwóch ratach. Pierwszy termin, który obejmuje 75 proc. wszystkich wyliczonych środków na fundusz  to 31 maja. Natomiast drugi to 30 września, należy wówczas wpłacić na konto funduszu drugą część (25 proc.) odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Podstawowy odpis na fundusz naliczany jest w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników (art. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Na wysokość funduszu mają wpływ również tzw. zwiększenia oraz odpisy dodatkowe. Wysokość odpisu powinna zostać ustalona na początku każdego nowego roku, najpóźniej przed 31 maja, kiedy to upłynął termin wpłaty na konto funduszu pierwszej raty odpisu.

Odpis ustala się, mnożąc kwotę odpisów przez przeciętną planowaną liczbę zatrudnionych.. Przeciętna przewidywana liczba zatrudnionych obliczana jest na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU z 1994 r. nr 43, poz. 168 ze zm.). Przeciętne zatrudnienie oblicza się po uprzednim przeliczeniu osób niepełnozatrudnionych na liczbę pełnozatrudnionych. Rozporządzenie stanowi, że przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i dzieli się przez 12.

Tak więc, naliczenie i odprowadzeni środków na konto funduszu nie jest ostatnim obowiązkiem pracodawcy związanym z funduszem świadczeń socjalnych. Pod koniec roku odpis powinien zostać przeliczony ponownie. Odpis naliczony na początku danego roku podlega skorygowaniu w końcu roku na podstawie faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych. Wówczas konieczne jest ponowne ustalenie jego wysokości i porównanie z odpisem obliczonym na początku roku i w całości odprowadzonym na konto funduszu. Jeżeli kwota ta jest niższa od przewidywanej, można w następnym roku odprowadzić odpis należny za ten rok pomniejszony o nadpłaconą kwotę (ewentualnie nadpłacone środki wycofać z konta funduszu). Jeżeli zaś jest wyższa, należy ją niezwłocznie uzupełnić, dokonując dopłaty brakującej kwoty na konto funduszu. Warto dodać, że niewykorzystane w danym roku środki funduszu przechodzą na rok następny.

Przy ustalaniu planowanej liczby zatrudnionych pracodawca powinien wziąć pod uwagę swoją sytuację i plany na dany rok. Jeśli, np. na początku roku wie on, że będzie rozszerzał działalność i w związku z tym planuje zatrudnić nowych pracowników, lub przeciwnie ma zamiar w danym roku przeprowadzić redukcję zatrudnienia, to ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych na dany rok, powinien te okoliczności uwzględnić. W przeciwnym razie może mieć problem z korektą pod koniec roku, jeśli np. zredukował zatrudnienie w trakcie roku, a naliczone na Fundusz  środki wydał.

Należy też pamiętać, że pracodawca nie może  naliczyć odpisu, przekazać na rachunek funduszu a następnie przeznaczyć środki na cele inne niż socjalne. Wówczas tracą one bowiem charakter odpisu na fundusz socjalny i nie mogą być zaliczone do kosztów pracodawcy.