zamknij to okno
Portale internetowe Wydawcnictwa Trendy sp. z o.o. korzystają z ciasteczek COOKIES w celu poprawnego działania statystyk GOOGLE oraz BIZON MEDIA dostarczających reklamy. Jeśli nie zgadzają się Państwo na zostawianie ciasteczek przez GOOGLE ANALYTICS prosimy o wyłączenie obsługi ciasteczek w konfiguracji Państwa przeglądarki stron internetowych i dalszą wizytę na stronie.

MENU   START WYDAWCA REDAKCJA ARCHIWUM  
Szukaj

WYSZUKIWARKA



BAZY PRAWA
PRAWO KRAJOWE
PRAWO UE

Jak rozliczyć koszty spotkania integracyjnego dla pracowników

Organizacja spotkań integracyjnych dla pracowników jest popularną formą wynagradzania za pracę. W praktyce zdarzają się jednak problemy z rozliczeniem poniesionych wydatków, o czym świadczą przesłane do redakcji pytania.
 
Firma zorganizowała w restauracji spotkanie integracyjne dla pracowników. Czy poniesione w związku z tym wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?
Wydatek na organizację imprezy integracyjnej dla pracowników może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Wprawdzie trudno wykazać, że wpływa on bezpośrednio na osiągnięcie przychodu, ale koszt spotkania integracyjnego można uznać za koszt funkcjonowania firmy. O wydajności firmy stanowi bowiem efektywność pracy zatrudnionych w niej osób. Natomiast spotkanie integracyjne ma na celu poprawę atmosfery wśród pracowników, a tym samym zwiększenie wydajności ich pracy.
Warto przypomnieć cytowane już na łamach „Doradcy Podatnika” pismo Ministerstwa Finansów z 29 marca 1995 r. (nr PO 6-722-134/WK/95), w którym stwierdzono, iż „wszelkie wydatki ponoszone na rzecz pracowników przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą – stanowią koszty uzyskania przychodów”.
 
Czy będzie obowiązywał w tym przypadku limit kosztów reprezentacji?
Zdaniem autora wydatek na organizację spotkania integracyjnego dla pracowników może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów bez ograniczeń wynikających z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Przypomnijmy, iż przepis ten wprowadza limit (0,25 proc. przychodu), określający wysokość wydatków na reprezentację, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. W potocznym znaczeniu za działania reprezentacyjne uznaje się m.in. organizację okolicznościowych spotkań i przyjęć. Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 25 września 1998 r. (sygn. akt I SA/Lu 833/97): „za koszty reprezentacji uznać należy między innymi koszty związane z organizacją przyjęć i imprez mających na celu promowanie własnej działalności podatnika, i to niezależnie od okoliczności, czy imprezy te organizowane są w miejscu wykonywania działalności czy poza nim”.
Jednak wydatków na imprezę integracyjną dla pracowników nie można uznać za wydatki reprezentacyjne. Przez reprezentację rozumie się stwarzanie i utrwalanie dobrego wizerunku przedsiębiorstwa. Chodzi tutaj o działania polegające na bezpośrednich kontaktach z innymi podmiotami, mające na celu wywarcie na nich jak najlepszego wrażenia. Natomiast wydatki związane z organizacją spotkania dla pracowników będą zaliczane do kosztów funkcjonowania firmy. Spotkania takie mają z reguły charakter wewnętrzny i nie ma miejsca reprezentacja firmy na zewnątrz.
 
Pośrednio potwierdza to wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 26 września 2000 r. (sygn. akt III SA 1994/99) dotyczący kosztów poczęstunku na posiedzeniach organów spółki: „reklamą jest wszystko, co zawiera dodatkowe informacje o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwości nabycia. Natomiast reprezentacja jest to okazałość, wystawność, a w przypadku firmy »dobre« jej reprezentowanie, które może polegać na wystroju firmy, interesującym logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów. Innymi słowy, reprezentacja i reklama to oddziaływanie na zewnątrz na nieokreślonego kontrahenta. W tym kontekście za koszt reprezentacji uznać można między innymi koszty związane z organizacją przyjęć i imprez mających promować własną działalność. Natomiast przekazanie przez spółkę artykułów spożywczych (kawy, herbaty, cukru) na zebranie rady nadzorczej nie stanowi z całą pewnością przekazania ich na cele reprezentacji i reklamy”.
 
Czy podstawą zaliczenia wydatków do kosztów jest wyłącznie faktura „za usługi gastronomiczne”, czy też należy sporządzać dodatkową dokumentację?
Podstawą zaewidencjonowania wydatku jest faktura za usługę gastronomiczną, warto jednak, aby została ona dodatkowo „opisana” (z kim odbyło się spotkanie i jaki miało cel). Faktury za usługi gastronomiczne wzbudzają bowiem podejrzenia przedstawicieli organów podatkowych, którzy wychodzą z założenia, że koszty organizacji imprez są wydatkami osobistymi.
Potrzebę drobiazgowego opisania dowodów księgowych podkreślił Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 11 lutego 2000 r. (sygn. akt I SA/Lu 1551/98): „nie jest również zasadny zarzut dotyczący nieuznania za koszt uzyskania przychodu wydatków w kwocie 163,70 zł poniesionych na tzw. konsumpcję. Uzupełniające postępowanie wyjaśniające, w wyniku którego uzyskano kserokopie rachunków, potwierdziło trafność stanowiska organu I instancji. Kserokopie tych dokumentów, jak wynika z ich treści, dotyczyły wydatków »na konsumpcję«. Treść rachunków nie jest zatem pełna i zrozumiała, zawiera bardzo szerokie, ogólnikowe pojęcie, które może być wieloznacznie interpretowane. Nie jest w szczególności wiadome, jakie osoby uczestniczyły w »konsumpcji« oraz co stanowiło przedmiot »konsumpcji«. Ciężar dowodu, że określony wydatek wiązał się z uzyskaniem przychodu spoczywa na podatniku, który powinien przedłożyć rachunki zawierające ocenę, czy istotnie wydatek ten mógł mieć wpływ na uzyskanie (zwiększenie) przychodów z działalności gospodarczej”.
 
Czy kwota wynikająca z faktury wystawionej za usługę gastronomiczną może zostać zaliczona do kosztów łącznie z VAT?
Do kosztów uzyskania przychodów należy zaliczyć wartość brutto usługi gastronomicznej, czyli łącznie z VAT.
Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 3b ustawy z 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz.U. Nr 11, poz. 50 ze zm.) obniżenia kwoty podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług gastronomicznych (z pewnymi wyjątkami). W takiej sytuacji podatek naliczony, stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stanowi koszt uzyskania przychodu.
 
Czy koszty organizacji imprezy mogą zostać sfinansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych czy powinny zostać sfinansowane z bieżących środków?
Zdaniem autora koszt spotkania integracyjnego dla pracowników powinien zostać sfinansowany ze środków bieżących.
Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form krajowego wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Jak stanowi art. 8 ust. 1 ustawy, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Kryterium wyróżniającym świadczenia z funduszu jest ocena indywidualnej, osobistej sytuacji pracownika, jego warunków życiowych i materialnych.
Jeżeli więc pracodawca ponosi wydatki na rzecz wszystkich pracowników – bez oceny stopnia ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej – nie można działania takiego uznać za działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Mogą one zostać sfinansowane ze środków bieżących i zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jako wydatki na rzecz pracowników.
 
Istotne znaczenie ma tutaj wyrok Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 579/00), w którym rozstrzygnięta została kwestia źródła finansowania imprezy integracyjnej dla pracowników. Jak czytamy w wyroku: „pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu”.
Odnosząc się do kwesti ustalania warunków korzystania ze środków funduszu, Sąd Najwyższy stwierdził: „treść art. 8 ust. 1 ustawy uzasadnia przy tym tezę, że pracodawca nie może ustalić tych warunków według wybranych przez siebie kryteriów, z pominięciem naczelnej zasady wyrażonej w tym przepisie, tej mianowicie, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu zostały uzależnione wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Jak z przedstawionej regulacji wynika, ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie upoważnia do tworzenia takich zasad podziału funduszu socjalnego, które pozostawałyby w sprzeczności z jej art. 8 ust. 1, ten zaś przepis wyraźnie powiązał zasady korzystania z ulgowych usług i świadczeń z sytuacją życiową, rodzinną i materialną osób uprawnionych. Jest to tzw. kryterium socjalne, którego przyjęcie przez ustawodawcę prowadzi do wniosku, że jest wykluczone przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z funduszu ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości, według zasady »każdemu po równo«. Doświadczenie życiowe pokazuje zarazem, że jest mało prawdopodobne, by dwie osoby uprawnione pozostawały w jednakowej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej, a tylko taka (lub bardzo zbliżona) pozwalałaby na przyznanie świadczeń w tej samej wysokości. Tym bardziej więc możliwość taką należy wyłączyć, gdy uprawnionych jest kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt osób”.
 
Przemysław Wojtasik
Autor jest doradcą podatkowym
 
 
Regulacje dotyczące zwolnienia od podatku przychodów otrzymywanych przez podatników z bezzwrotnych środków pomocowych były już wielokrotnie nowelizowane. Niejasna konstrukcja art. 21 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych budzi wątpliwości również obecnie. Dlatego w następnym numerze DP przedstawimy Państwu komentarz do aktualnych przepisów, a także orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego, istotne dla podatników, którzy uzyskiwali takie przychody w latach poprzednich.

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.
S2pXSLTransformator::missingFileError :: Plik z szablonem XSL /htdocs/e-podatnik.pl/epodatnik/xml/spisy_tresci_czasopism/doradca_podatnika/633.xml NIE ISTNIEJE !!!
Hotelarz    Rynek Turystyczny     Restauracja    Polski Jubiler
Wydawnictwo TRENDY | Polskie Wydawnictwa Specjalistyczne ProMedia



Zapoznaj się z naszym portalem pisma branżowego Polski Jubiler