Doradca Podatnika 46/2006 Podatek dochodowy

Czy wydatki poniesione przez pracowników spółki z tytułu służbowych przejazdów taksówkami, a udokumentowane tylko paragonami, można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów?

Szukając odpowiedzi na wskazane pytanie, należy odnieść się do przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT) oraz ustawy o rachunkowości.

Uregulowania obu aktów wzajemnie się uzupełniają, ponieważ z przepisów ustawy o CIT wynikają unormowania wydatków, jakie mogą zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów, zaś z przepisów ustawy o rachunkowości wynikają regulacje dotyczące dokumentowania danych wydatków, by stanowiły podstawę wpisu do ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 15. ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.


Przykładem sytuacji, gdy pracownicy firmy odbywają podróże służbowe przy wykorzystaniu usług taksówkowych są np. dojazdy pracowników firm zajmujących się serwisem sprzętu, np. komputerowego, gdzie dojazd do klienta jest niezbędny w celu wykonania usługi.

Wydaje się, że we wskazanej sytuacji związek wydatku z przychodem jest oczywisty, niemniej przepisy nakładają na podatników obowiązek prawidłowego udokumentowania poniesionego wydatku. Powstaje tu problem na gruncie uregulowań ustawy o CIT, ponieważ jej przepisy w sposób niezwykle ogólny regulują zasady dokumentowania wydatków, nie określając żadnych technicznych rozwiązań co do sposobu dokumentowania kosztów.


Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Odrębne przepisy zaś, w tym przypadku art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, stanowią, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane "dowodami źródłowymi":

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Zaś art. 21 ust. 1 stanowi, że dowód księgowy powinien zawierać bezwarunkowo:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
   
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu.

W odniesieniu do udokumentowania wydatku paragonem fiskalnym podstawowym naruszeniem prawa jest istnienie braków w zakresie określenia nabywcy usługi. Z treści paragonu nie wynika bowiem określenie, kto uczestniczy w operacji gospodarczej, tym samym może to prowadzić do naruszenia art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, ponieważ nie można jednoznacznie określić, że były to wydatki poniesione przez spółkę.


Orzecznictwo NSA wskazuje jednak, że wadliwość dowodu księgowego nie oznacza a priori, że dany koszt nie wystąpił. Znamienne jest w tej kwestii orzeczenie z 13 marca 2001 r., sygn. akt III SA 68/00.

W wyroku Sąd stwierdził, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają zasad, w myśl których powinno być udokumentowane poniesienie kosztów. Dlatego uznać należy, iż przepisy ustawy o rachunkowości będą miały w tej sprawie charakter posiłkowy. W przypadku zatem kwalifikowania wydatków za przejazdy taksówkami do kosztów uzyskania przychodów mogą zaistnieć dwie sytuacje.


Pierwsza, kiedy to wydatek za przejazd taksówką nie może zostać uznany za koszt. Sytuacja ta będzie miała miejsce wówczas, gdy podatnik będzie w posiadaniu jedynie samego paragonu za przejazd. Dokumentowanie wydatku jedynie paragonem narusza przepisy zarówno ustawy o rachunkowości, jak i ustawy o CIT.

Jak wynika z licznych stanowisk urzędów, dodatkowe opisanie paragonu, poprzez zamieszczenie na odwrocie wskazania trasy i celu podróży pracownika, nie stanowi wystarczających przesłanek do zaksięgowania paragonu. Druga zaś sytuacja - gdy wydatek za przejazd taksówką może zostać zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodów.

Taka sytuacja będzie miała miejsce, gdy podatnik będzie w posiadaniu paragonu oraz dodatkowego wewnętrznego dokumentu, wykazującego związek między poniesionym wydatkiem a uzyskaniem przychodu przez spółkę. Z praktyki stosowanej przez podatników, a zaakceptowanej przez organy podatkowe, wynika możliwość stosowania następujących rozwiązań:

• połączenie paragonu z oświadczeniem pracownika, który zobowiązany jest do wskazania na specjalnym formularzu rodzaju dowodu poniesionego wydatku, a także kodu projektu, którego dotyczył wydatek i w którym uczestniczył pracownik. Oświadczenie takie powinno być weryfikowane przez przełożonego pod względem merytorycznym i celowościowym;
• rozliczenie na drukach stanowiących odrębne dowody księgowe kosztów wyjazdu na podstawie zbiorczych wydruków z systemu, które zawierają daty wyjazdów, odwiedzane ośrodki oraz indywidualnie wyszczególnione wszystkie pozycje poniesionych wydatków. Rozliczenie jest podpisane przez pracownika oraz przełożonego. Do wydruku dołączane są oryginały dokumentów źródłowych dokumentujących konkretne pozycje wydatków.

Takie rozwiązania dopuszcza Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego Mazowieckiego w postanowieniach z 8 czerwca 2006 r. (1471/DPD1/423-50/06/KK) oraz z 7 czerwca 2006 r. (1471/DPD2/423-41/06/AB), ponieważ pozwala na wykazanie związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskaniem przychodu.

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.