Doradca Podatnika 46/2006 Rachunkowość

Decyzja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 5 października 2006 r. (sygnatura IPB_1/4407-0002/06/I) Podatnik jest obowiązany zapewnić organom podatkowym i organom kontroli skarbowej, na ich żądanie, dostęp on-line do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, gdyż wyłącznie w taki sposób można uzyskać natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do faktur.

Pytanie podatnika

Czy należy zapewnić organom podatkowym dostęp drogą elektroniczną do faktur wystawionych w formie elektronicznej?

Odpowiedź urzędu

Zgodnie z przepisami § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119) faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W myśl § 4 cytowanego rozporządzenia faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

• bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
• poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Zgodnie z § 6 ust. 1, 5 i 6 ww. rozporządzenia faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur. Z cytowanych przepisów wynika, iż wystawca wystawia fakturę w dowolnej postaci i zapisuje w pliku.

Wystawca przesyła, w tym udostępnia, fakturę do odbiorcy w formie elektronicznej przy zastosowaniu urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) oraz przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków. Wystawienie i przesłanie powinno być:

• opatrzone podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, albo
• dokonywane poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Obowiązki w zakresie przechowywania faktur elektronicznych dotyczą zarówno podatników wystawiających faktury elektroniczne, jak i otrzymujących te faktury.


Państwa członkowskie dopuszczają wysyłanie faktur drogą elektroniczną, pod warunkiem że autentyczność pochodzenia i integralność treści są zagwarantowane:

• bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 2 ust. 2 dyrektywy 1999/93/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisu elektronicznego. Państwa członkowskie mogą zażądać, by bezpieczny podpis elektroniczny był oparty na certyfikacie kwalifikowanym i złożony przy użyciu bezpiecznego urządzenia do składania podpisów w rozumieniu art. 2 ust. 6 i 10 wymienionej dyrektywy,
• lub w systemie elektronicznej wymiany danych (EDI) określonym w art. 2 zalecenia Komisji 1994/820/WE z 19 października 1994 r. odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie w sprawie wymiany przewiduje zastosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych. Państwa członkowskie mogą również, na określonych przez siebie warunkach, wymagać przekazania na papierze dodatkowego dokumentu zbiorczego podsumowującego. W myśl art. 22 ust. 3 lit. d) ww. dyrektywy każdy podatnik zapewnia przechowywanie wszystkich kopii faktur, jakie wystawił on sam, jego klient lub osoba trzecia działająca w imieniu i na rzecz podatnika oraz wszystkich faktur przez siebie otrzymanych. Do celów tej dyrektywy podatnik może wyznaczyć miejsce przechowywania, pod warunkiem że udostępni faktury i przechowywane dane bez nieuzasadnionej zwłoki właściwym organom na każde ich wezwanie.

Jednakże państwo członkowskie może wymagać, by podatnicy posiadający siedzibę na jego terytorium powiadomili je o miejscu przechowywania, o ile znajduje się ono poza terytorium danego państwa członkowskiego.

Państwa członkowskie mogą też wymagać, by podatnicy posiadający siedzibę na ich terytorium przechowywali na ich terytorium faktury, wystawione przez podatników lub klientów podatników lub osoby trzecie działające w imieniu i na rzecz podatników, a także wszystkie faktury otrzymane przez podatników, w przypadku gdy przechowywanie odbywa się w sposób inny niż elektronicznie w systemie gwarantującym pełny dostęp on-line (ang. full on-line access) do tych danych.

Przez cały okres przechowywania faktur wymagane jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralność zawartości faktur, a także ich czytelność.