zamknij to okno
Portale internetowe Wydawcnictwa Trendy sp. z o.o. korzystają z ciasteczek COOKIES w celu poprawnego działania statystyk GOOGLE oraz BIZON MEDIA dostarczających reklamy. Jeśli nie zgadzają się Państwo na zostawianie ciasteczek przez GOOGLE ANALYTICS prosimy o wyłączenie obsługi ciasteczek w konfiguracji Państwa przeglądarki stron internetowych i dalszą wizytę na stronie.

MENU   START WYDAWCA REDAKCJA ARCHIWUM  
Szukaj

WYSZUKIWARKA



BAZY PRAWA
PRAWO KRAJOWE
PRAWO UE

Obowiązek informowania ZUS o zmianie danych płatnika

Jednym z obowiązków nałożonych na płatników składek w zakresie ubezpieczeń społecznych jest konieczność informowania ZUS o zmianie danych wykazanych w dokumentach zgłoszeniowych. Należy tego dokonać przy użyciu określonych druków i w ściśle wyznaczonym terminie.

Jakie formularze

Przekazując informacje o zmianie danych, płatnicy powinni korzystać z dokumentów, których wzory zawiera rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów. Przedstawiamy je w zestawieniu tabelarycznym.

Rodzaj druku
Zakresc informacji zawartych w druku
ZUS ZFA - Zgłoszenie/Zmiana danych płatnika składek - osoby fizycznej
  • numery NIP i REGON, a jeśli płatnik nie posiada tych numerów lub jednego z nich - numer PESEL albo seria i numer dowodu osobistego lub paszportu,
  • nazwisko, oba imiona, data i miejsce urodzenia, obywatelstwo,
  • rodzaj i numer uprawnienia, na podstawie którego prowadzona jest działalność gospodarcza, data jego wydania oraz nazwa organu wydającego,
  • nazwa skrócona firmy,
  • data powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne,
  • numer rachunku bankowego,
  • adres siedziby, zamieszkania oraz adres do korespondencji,
  • dane o biurze rachunkowym prowadzącym dokumentację płatnika.

ZUS ZPA - Zgłoszenie/Zmiana danych płatnika składek - osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej
  • numery NIP i REGON,
  • nazwa skrócona oraz pełna - zgodna z aktem prawnym konstytuującym płatnika,
  • nazwa organu założycielskiego,
  • istnienie obowiązku wpisu do rejestru lub ewidencji,
  • nazwa organu rejestrowego albo ewidencyjnego,
  • data i numer wpisu do rejestru lub ewidencji,
  • data powstania obowiązku opłacania składek,
  • numer rachunku bankowego,
  • adres siedziby płatnika oraz adres do korespondencji,
  • dane o biurze rachunkowych prowadzącym dokumentację.
ZUS ZAA - Adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek
  • dane identyfikacyjne płatnika,
  • adres prowadzenia działalności.
ZUS ZBA - Informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek
  • dane identyfikacyjne płatnika,
  • numer rachunku bankowego.
ZUS ZIPA - Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek
  • poprzednie dane identyfikacyjne,
  • aktualne dane identyfikacyjne.
Zakres danych uzależniony jest od rodzaju płatnika i pokrywa się z danymi wykazanymi w zgłoszeniu ZUS ZFA lub ZUS ZPA.


Termin i forma

O wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu, płatnik ma obowiązek poinformować organ rentowy w terminie 14 dni od ich zaistnienia, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o ich stwierdzeniu przez ZUS. Termin ten wynika z art. 44 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W zależności od rodzaju danych objętych zmianą, odpowiednie zastosowanie będzie miał jeden z przedstawionych wcześniej druków.

Płatnicy rozliczający składki za więcej niż pięć osób, korekty formularzy ubezpieczeniowych powinni przekazywać do ZUS w formie dokumentu elektronicznego. Mniejsi płatnicy mogą korzystać z dokumentu w formie papierowej (według wzoru ustalonego przywołanym rozporządzeniem MGPiPS) lub wydruku z aktualnej wersji programu Płatnik. W niektórych jednak przypadkach wszyscy płatnicy muszą przy zgłaszaniu zmiany swoich danych korzystać z formy dokumentu pisemnego.

Dotyczy to sytuacji, gdy zgłaszamy zmianę numeru NIP, REGON, nazwy skróconej płatnika, a w odniesieniu do osób fizycznych również nazwiska, pierwszego imienia i daty urodzenia. Korzystamy wówczas z formularza ZUS ZIPA, do którego dołączamy kopie decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP i zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu aktualnego numeru REGON - oczywiście jeśli zmiany dotyczą właśnie tych numerów.

Korekta a zmiana

Płatnicy często mają problem z rozróżnieniem sytuacji, kiedy występuje konieczność poinformowania o korekcie ich danych, a kiedy o zmianie. Jest to dość istotne, ponieważ od tego zależy sposób wypełnienia formularzy.

Dlatego wyjaśnijmy, że z korektą mamy do czynienia wówczas, gdy poprawiamy błąd, który został popełniony we wcześniej złożonych dokumentach ubezpieczeniowych. Dane są wówczas zmieniane za okres wsteczny, tj. od daty złożenia korygowanego formularza.

Przykład
Płatnik zauważył, że w druku ZUS ZPA wpisał nieprawidłową nazwę organu ewidencyjnego - zamiast Urząd Miasta podał Urząd Gminy. W tej sytuacji powinien złożyć wspomniany druk w trybie korekty, tj. w bloku I pole 02 wpisuje cyfrę 2. Pozostałe fragmenty formularza wypełnia, tak jak poprzednio. Pamiętając o tym, aby w bloku III polu 08 podać prawidłową nazwę organu ewidencyjnego. Korekta zostanie naniesiona z datą, z którą przekazano błędnie wypełnione zgłoszenie.

Natomiast ze zmianą mamy do czynienia w sytuacji, gdy pewne dane uległy zmianie w stosunku do podanych we wcześniej złożonych dokumentach. W tym przypadku przekazana przez płatnika informacja spowoduje zmianę danych na bieżąco.

Przykład
Płatnik będący osobą fizyczną, dokonując zgłoszenia na druku ZUS ZFA, podał informację o biurze rachunkowym, które dokonywało w jego imieniu rozliczeń z ZUS. Po pewnym czasie rozwiązał umowę z tym biurem i przekazał prowadzenie rozliczeń innemu. W ciągu 14 dni od tego faktu powinien złożyć formularz ZUS ZFA w trybie zmiany, wpisując w bloku I pole 02 cyfrę 1. Pozostałe pola wypełnia tak jak w poprzednio złożonym dokumencie, poza polami w bloku X. Tam bowiem podaje dane dotyczące biura rachunkowego, które aktualnie prowadzi jego księgowość. W tym przypadku zmiana zostanie naniesiona z dniem jej zgłoszenia.

Zmiana adresu

Możemy mieć tu do czynienia z dwiema sytuacjami, a mianowicie zmianą adresu siedziby płatnika lub zmianą adresu prowadzenia przez niego działalności. W każdej z nich zastosowanie będą miały inne formularze.

W pierwszym przypadku informację o zmianie adresu przekazujemy na takim formularzu, na jakim dokonane było zgłoszenie, tj. ZUS ZPA lub ZUS ZFA. W bloku I pole 02 wpisujemy cyfrę 1 oznaczającą zgłoszenie zmiany. Pozostałe pola wypełniamy tak jak poprzednio. Natomiast nowy adres siedziby płatnika podajemy odpowiednio w bloku VI - jeśli korzystamy z druku ZUS ZPA lub bloku VII, o ile wykorzystujemy drugi z wymienionych formularzy. Z reguły zmiana siedziby firmy powoduje również zmianę adresu do korespondencji. W takim przypadku nowe adresy wpisujemy w bloku VII (ZUS ZPA) albo bloku IX (ZUS ZFA). U płatnika będącego osobą fizyczną może zaistnieć też konieczność poinformowania o zmianie adresu zamieszkania.

Nowy adres podajemy w bloku VIII druku ZUS ZFA. Jeżeli działalność prowadzona jest poza siedzibą płatnika, wymagane jest dołączenie do zgłoszenia formularza ZUS ZAA. W druku ZUS ZPA płatnik zaznacza wówczas pole 04 w bloku V, a w ZUS ZFA - pole 05 w bloku VI. Chcąc poinformować o zmianie adresu prowadzenia działalności, należy także skorzystać z dokumentu ZUS ZAA.

Wypełniając blok III druku w polu 01 wpisujemy cyfrę 2, podając w kolejnych polach dotychczasowy adres, zaś w bloku IV pole 01 cyfrę 1 i w kolejnych polach nowy adres. Za pomocą tego samego formularza informujemy również o rozszerzeniu zakresu terytorialnego prowadzonej działalności. Wówczas w polu 01 bloków III, IV, VÉ wpisujemy cyfrę 1 i nowy adres lub adresy.

Informacje o rachunku bankowym

Jeśli zachodzi potrzeba skorygowania błędu lub poinformowania o zmianie dotychczasowego rachunku bankowego, korzystamy z druku ZUS ZBA.

Przykład
Płatnik zauważył, że w zgłoszeniu ZUS ZFA pomylił się i podał nieprawidłowy numer konta bankowego. W związku z tym, w ciągu 14 dni od zauważenia pomyłki, powinien złożyć w organie rentowym formularz ZUS ZBA.

W dokumencie tym wpisuje swoje dane identyfikacyjne (blok II), a w polu 01 bloku III cyfrę 2 oznaczającą zamknięcie dotychczasowego rachunku. W kolejnym bloku (IV) w polu 01 płatnik powinien wpisać cyfrę 1 (nowy rachunek) i w polu 02 prawidłowy numer rachunku bankowego. Identyczny sposób postępowania obowiązywałby w sytuacji, gdyby wspomniany płatnik chciał poinformować ZUS o zmianie numeru swojego rachunku.

Formularz ten może być dołączany także do zgłoszenia płatnika, jeśli dana firma posiada więcej niż jeden rachunek bankowy. W takiej sytuacji należy zaznaczyć pole 02 w bloku IV (ZUS ZPA) albo to samo pole, ale w bloku V, jeśli zgłoszenie zostało dokonane z wykorzystaniem formularza ZUS ZFA.

Zmiana płatnika w spółce cywilnej

Ta forma działalności jest wciąż dość popularna, zwłaszcza w przypadku niewielkich firm. Szerzej na temat obowiązków ubezpieczeniowych spółek cywilnych pisaliśmy w DP nr 16/2006 z 24 kwietnia br. W tym miejscu przypomnijmy jedynie, że wspólnicy takiej spółki mogą być zgłoszeni do ubezpieczeń w dwojaki sposób.

Mogą to uczynić samodzielnie, jako osoby prowadzące działalność gospodarczą - wówczas spoczywają na nich wszystkie obowiązki płatnika składek, lub ich zgłoszenia może dokonać spółka - wtedy to ona przejmuje obowiązki płatnika. Istotne jest, iż wspólnicy mogą zmienić sposób zgłoszenia do ubezpieczeń w każdym momencie prowadzenia działalności. Wymaga to poinformowania organu rentowego za pomocą odpowiednich dokumentów.

Przykład
Rozpoczynając działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej poszczególni wspólnicy dokonali indywidualnych zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. W spółce zatrudnionych jest kilka osób. Po pewnym czasie właściciele firmy doszli do wniosku, że wygodniejsze jest dla nich, aby obowiązki płatnika pełniła spółka. W tym celu powinni wyrejestrować się z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA oraz złożyć wyrejestrowanie płatnika na formularzu ZUS ZWPA.

Następnie spółka powinna zgłosić wspólników do ubezpieczeń za pomocą druku ZUS ZUA z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia zaczynającym się od cyfr 05 10 lub 05 70. Natomiast jeżeli mielibyśmy do czynienia z sytuacją odwrotną, tj. zgłoszenie wspólników przez spółkę, a następnie chęć zmiany sposobu zgłoszenia na indywidualny - spółka powinna ich wyrejestrować z ubezpieczeń (ZUS ZWUA), a zainteresowani powinni dokonać indywidualnych zgłoszeń jako płatnicy składek (ZUS ZFA) oraz siebie jako ubezpieczonych (ZUS ZUA).

Informacja o zmianie minimalnej podstawy Dla części przedsiębiorców art. 18a ustawy systemowej przewiduje możliwość naliczania składek na ubezpieczenia społeczne od podstawy odpowiadającej 30 proc. obowiązującego aktualnie wynagrodzenia minimalnego. Przypomnijmy, że dla ogółu przedsiębiorców podstawa ta nie może być niższa od kwoty odpowiadającej 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Przywołane na wstępie rozporządzenie z 4 grudnia 1998 r. przewiduje dla obu tych grup dwa różne kody tytułu ubezpieczenia.

W pierwszym przypadku jest to 05 70, w drugim zaś 05 10. Może wystąpić sytuacja, że płatnik uprawniony do korzystania z ulgi opłacał - np. z powodu niewiedzy - wyższe składki, a dopiero po pewnym czasie zechce je płacić od niższej kwoty. Musi wówczas wypełnić i przekazać odpowiednie dokumenty.


Przykład
Płatnik uprawniony do skorzystania z ulgi, o której mowa w art. 18a ustawy systemowej, chcąc w przyszłości zapewnić sobie wyższe świadczenia emerytalne opłacał składki od ogólnie obowiązującej minimalnej podstawy, tj. 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału. Po pewnym czasie płatnik ten postanowił, że składki będzie jednak liczył od niższej podstawy (30 proc. wynagrodzenia minimalnego). W tym celu powinien wyrejestrować się z ubezpieczeń na druku ZUS ZUA z dotychczasowym kodem tytułu ubezpieczenia (05 10) i z tą samą datą zgłosić się do nich ponownie, ale już z kodem 05 70.

Bogdan Majkowski
specjalista ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

Podstawa prawna
  • art. 18a, art.44 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887 ze zm.)
  • rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 149, poz. 982 ze zm.)



Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.
S2pXSLTransformator::missingFileError :: Plik z szablonem XSL /htdocs/e-podatnik.pl/epodatnik/xml/spisy_tresci_czasopism/doradca_podatnika/633.xml NIE ISTNIEJE !!!
Hotelarz    Rynek Turystyczny     Restauracja    Polski Jubiler
Wydawnictwo TRENDY | Polskie Wydawnictwa Specjalistyczne ProMedia



Zapoznaj się z naszym portalem pisma branżowego Restauracja